Unconstructive Meetings?

Salam...

Sibuk ke? Meeting? Ya..Sekarang tengah meeting tentang status projek untuk roadshow, lepas tu meeting kerjasama teknikal dengan sebuah syarikat kejuruteraan, petang ada meeting dengan product vendor, disusuli dengan meeting bersama vendor yang akan design dan memasang booth roadshow tersebut, lepas tu pula ada meeting dengan staff yang terlibat, diikuti pula meeting dengan syarikat IT yang supply komputer dan gadget elektrik untuk roadshow tersebut, lepas tu meeting dengan semua Ketua Jabatan untuk tema dan tagline, lepas tu meeting dengan staff IT untuk menyiapkan mural yang bersesuaian dan kalau sempat lepas tu ada meeting lagi untuk memikirkan meeting apa pula yang perlu diadakan esok hari....mak ai!!

Itupun tidak termasuk dengan meeting direct selling selepas waktu pejabat!

Aku bukanlah seorang yang anti meeting cuma kadang-kadang agak skeptical bila terlalu banyak meeting yang perlu dihadiri tetapi hasilnya hampeh! Lagi-lagi kalau meeting tersebut tiada minutes of meeting. Bagi aku, biarlah diadakan hanya satu meeting (untuk satu perkara yang sama) tetapi semua decision dibuat dan diluluskan pada masa meeting tersebut.

Paling aku tidak suka jika meeting itu diselang-seli dengan celoteh, gurauan ataupun berbincang perkara-perkara yang langsung tidak relevant dengan tujuan meeting itu diadakan. Itu sudah tentu akan consume masa yang sepatutnya diperuntukkan bagi membincang dan mencapai kata sepakat matlamat meeting itu diadakan. Jika ingin berbual-bual atau berbincang hal-hal lain, gunakanlah masa di luar meeting tersebut.

Seringkali juga aku lihat, malah pernah juga menghadiri meeting di waktu-waktu yang bagi aku kurang produktif seperti waktu makan tengahari, penghujung masa kerja dan terutamanya waktu malam.

Waktu makan tengahari, minda kita sudah tentu memikirkan untuk menyuap makanan bagi menghilangkan rasa lapar, so, setiap pebincangan seolah-olah dipercepatkan untuk tujuan tersebut. Ada juga yang menyediakan makanan sewaktu meeting tersebut, tetapi aku jangkakan fokus orang yang menghadiri meeting tersebut terbahagi dua di antara perbincangan dan bau atau bentuk makanan yang terhidang. Di penghujung masa kerja pula, kebanyakan kita sudah fokus untuk pulang ke rumah. Masing-masing akan cuba untuk expedite meeting tersebut kecualilah bagi sesetengah pekerja yang mengharapkan overtime dari meeting tersebut. Di waktu malam terutamanya bagi mereka yang masih belum lagi pulang ke rumah akan terasa exhausted.

Apa salahnya untuk merancang setiap meeting yang akan diadakan (kecuali ad-hoc meeting) dan dibuat di waktu minda pekerja lebih fresh contohnya di waktu pagi (sekitar pukul 10 pagi). Jika ingin mengadakan meeting di waktu petang, lakukannya sekitar jam 3 petang dan masa yang diperuntukkan tidaklah terlalu lama kerana khuatir ada yang berdengkur selepas kekenyangan makan tengahari. Untuk meeting selepas waktu kerja, perlu dibuat perancangan yang lebih awal dan dihebahkan kepada semua yang bakal hadir agar mereka bersedia. Such a meeting boleh dijadikan rutin tetapi tidak terlalu kerap diadakan dalam tempoh sebulan bekerja.

Salah satu masa yang aku fikir kurang sesuai diadakan meeting ialah waktu tengahari menghampiri waktu untuk pekerja-pekerja Muslim bersolat Jumaat.

Bagi aku, meeting yang baik adalah mengikut waktu yang sesuai, mempunyai chairman yang pandai mengawal suasana, mendapat feedbacks yang constructive, mendapat keputusan yang diharapkan dan sudah tentulah mempunyai catatan secara formal (minutes of meeting). Meeting bukanlah tempat untuk bersenda gurau, berseloka, bergaduh (bertengkar secara berilmu tidak mengapa), bercerita hal-hal peribadi atau hal-hal yang tiada kaitan dengan tujuan meeting tersebut.

Meeting juga perlu concise dan padat dengan isi. Setiap permasalahan dan isu dibincang dan diputuskan di waktu meeting tersebut.

Meeting tidak perlu terlalu panjang hingga menimbulkan rasa bosan melampau kepada yang hadir.

Buat apa diadakan meeting dari jam 6 petang hingga hampir 1 pagi tetapi hasilnya tidak seberapa?

Sekian.