Re-organizing the Company

Salam,

Aku terpanggil untuk menulis tentang topik di atas setelah beberapa kali ditanya oleh bekas staff aku semasa bekerja di Maybank dahulu apakah perlu untuk "Re-org" sekiranya matlamat yand disasarkan oleh syarikat tidak tercapai.

Well, topik ini sebenarnya agak berat. Aku sendiri pernah menghadiri seminar-seminar yang berkaitan tentang perkara ini semasa di Maybank lagi. Aku harap tulisan aku kali ini sedikit sebanyak dapat memberikan kefahaman kepada anda khasnya kepada bekas staff aku tersebut.

Apakah maksud Re-organize?

Re-organize atau short-form yang biasa digunakan i.e "Re-org" bermaksud mengatur kembali atau menyusun kembali dengan cara yang berlainan, membuat semakan semula, membuat strategi baru serta melaksanakan tindakan-tindakan yang telah diatur bagi mencapai sesuatu matlamat.

Ada sesetengah orang berpendapat Re-org ialah menyusun kembali atau membuat kembali carta organisasi baru dan pendapat tersebut sebenarnya tidak tepat kerana mengubah carta organisasi hanyalah sebahagian daripada tindakan-tindakan penyusunan semula atau Re-org.

Apakah perlu untuk Re-org?

Sepertimana post-post aku yang lepas, aku ingin sekali lagi menekankan di sini bahawa setiap tindakan-tindakan yang ingin kita atau syarikat kita lakukan mestilah mempunyai matlamat atau arah tujuan tertentu. Begitu juga dengan Re-org. Kebiasaannya sesebuah syarikat melakukan Re-org adalah untuk memastikan syarikat tersebut mampu untuk bertahan di dalam sesuatu perniagaan yang diceburinya.

Perlu diingat, Re-org bukanlah sesuatu yang mesti selalu dilakukan. Biasanya, Re-org dibuat sekali dalam 5 tahun ataupun sekiranya langkah-langkah memperbaiki proses-proses telah tidak mendatangkan hasil atau matlamat yang disasarkan. Sebagai contoh, sekiranya matlamat syarikat hanyalah untuk menaikkan jumlah jualan atau mengurangkan kos-kos operasi, Re-org bukanlah caranya untuk mencapai matlamat tersebut.

Oleh yang demikian, syarikat perlu terlebih dahulu melakukan Business Process Analysis (BPA) sebelum melakukan Re-org. BPA akan membantu syarikat sama ada perlu melakukan Business Process Improvement  (BPI) atau perlu membuat sesuatu yang lebih drastik i.e Business Process Re-engineering  (BPR) di mana Re-org adalah sebahagian daripadanya.

Ada juga syarikat yang gemar melakukan perubahan-perubahan kepada carta organisasi dan memanggilnya sebagai Re-org tetapi hasilnya syarikat semakin tunggang-langgang dan matlamat pula jauh tersasar.

Itulah akibatnya jika melakukan tindakan-tindakan tanpa berfikir dan tidak mahu membuat kajian terlebih dahulu sebelum bertindak. mungkin syarikat berkenaan tidak faham definisi Re-org (sepertimana aku paparkan di atas).

Adalah lebih baik jika syarikat membuat BPA dengan mengkaji cara-cara, membuat Perancangan Strategik (Strategic Planning), mendapatkan maklumat-maklumat sama ada dari dalam ataupun luar syarikat, menilai kos-kos yang mungkin timbul serta membuat rujukan-rujukan terhadap kejadian-kejadian yang sama berlaku kepada syarikat-syarikat lain sebelum membuat keputusan untuk BPR. Mungkin, syarikat hanya perlu melakukan BPI untuk mencapat matlamat-matlamat tersebut.

Perlukah membuat perubahan Carta Organisasi?

Membuat Carta Organisasi baru bukanlah semudah melakarnya di atas kertas atau membuatnya dengan menggunakan Microsoft Office Visio. Syarikat perlu membuat kajian mendalam tentang impak, kos-kos yang mungkin wujud, siapakah staff-staff yang terlibat serta apakah perubahan tersebut benar-benar boleh mencapai matlamat yang disasarkan.

Ada sesetengah pemimpin syarikat yang melakukan perubahan Carta Organisasi semata-mata ingin menunjukkan kehadirannya di dalam syarikat tersebut tetapi gagal mencapai matlamat yang diharapkan.

Aku teringat kepada kata-kata seorang rakan aku (seorang pengurus) semasa di bank dahulu.

"Aku telah mengubah carta organisasi kepada yang baru. 3 orang telah aku berhentikan. Jadi, syarikat telahpun dapat menjimatkan kos dari membayar gaji pekerja-pekerja tersebut. Lagipun, aku memang tidak suka kepada mereka yang selalu melawan aku".

Aku agak terkilan dengan kata-katanya itu dan menjawab

"Aku rasa, lebih elok engkau sahaja yang berhenti. Syarikat akan lebih jimat kerana gaji engkau boleh digunakan untuk membayar gaji 5 orang pekerja-pekerja seperti yang engkau buang itu".

Jawapan aku itulah yang menyebabkan dia agak "kureng" dengan aku.

Membuang pekerja-pekerja hanya kerana mereka tidak berapa "perform" bukanlah satu tindakan yang baik. Mungkin mereka memerlukan bimbingan atau mungkin juga pengurus perlu lebih fokus kepada memberikan arahan yang lebih jelas (Clear Direction) serta bersama-sama berusaha dan bertindak untuk mencapai matlamat yang ingin dicapai. Sekiranya prestasi pekerja-pekerja menurun atau tidak menunjukkan peningkatan, pengurus perlu lebih rasional dengan memberikan bimbingan atau meletakkan mereka di dalam program-program pemulihan prestasi (Performance Improvement Program atau ringkasnya PIP).

Mungkin ramai pengurus-pengurus yang kurang arif tentang menangani prestasi para pekerja mereka. Sebab itu, sekarang ini banyak seminar-seminar atau kursus-kursus tentang Performance Management System telah diadakan atau disediakan khas kepada syarikat-syarikat yang berminat. Aku pula merasakan ianya teramat perlu.

Ingatlah, "Staff is an ASSET".

Dari masa ke semasa, syarikat mungkin perlu melakukan beberapa perubahan-perubahan termasuklah struktur organisasinya bagi mencapai matlamat-matlamat tertentu. Syarikat mungkin perlu mengecilkan operasinya akibat penigkatan kos-kos, menambahkan jabatan-jabatan atau unit-unit bagi memperkemaskan operasinya, memberikan kontrak kepada syarikat luar untuk mengambil-alih sebahagian operasinya (outsourcing) atau mungkin juga menghentikan sebahagian operasinya yang tidak memberikan pulangan seperti diharapkan. Tindakan-tindakan tersebut sudah tentu memerlukan perubahan di dalam Carta Organisasinya.

Apa yang perlu dibuat sebelum mengubah Carta Organisasi?

Berikut, aku paparkan beberapa cadangan yang perlu anda lakukan sebelum membuat sebarang perubahan terhadap Carta Organisasi:

Pertamanya, fikir, analisa dan tentukan perubahan-perubahan yang perlu dibuat di dalam organisasi dengan mengambil kira misi, visi serta matlamat utama syarikat. Lihat juga Business Strategy yang telah dibuat sama ada perubahan organisasi tersebut tidak bercanggah di antara satu sama lain.

Kedua, buat kajian dan analisa terhadap Carta Organisasi asal sama ada ianya terlalu berat di bahagian atas (terlalu ramai pekerja di posisi pengurus tetapi kurang pekerja-pekerja bawahan) atau sebaliknya. Sekiranya syarikat memiliki terlalu ramai pengurus berbanding pekerja bawahan, kemungkinan pekerja-pekerja bawahan "pening" akibat terlalu banyak arahan diterima dari pihak pengurusan. Malahan, mungkin wujud sikap enggan melakukan kerja yang setimpal dengan pangkat atau mungkin juga pengurus membuat kerja-kerja yang sepatutnya dilakukan oleh kerani-kerani kerana kekurangan kerja. Ini sudah tentu akan mengakibatkan produktiviti syarikat menurun atau syarikat mungkin gagal mencapai matlamat-matlamatnya. Sekiranya pekerja-pekerja bawahan pula yang terlalu ramai tanpa pengawasan yang mencukupi produktiviti juga mungkin boleh terjejas.

Ketiga, buat perubahan kepada Carta Organisasi mengikut kepentingannya. Seperti mencantumkan tulang-tulang di badan kita, fokus kepada tulang-tulang utama seperti tulang belakang, tangan, kaki dan sebagainya. Pastikan perhubungan di antara tulang-tulang tersebut adalah bersesuaian serta perlu. Contohnya, tulang belakang tidak ada hubungan secara terus dengan tulang tangan. Jika terdapat tulang-tulang yang terasing atau terpisah dari tulang-tulang utama, inilah tulang-tulang yang perlu dibuang jika ianya tidak memberi apa-apa sumbangan atau hanya menambahkan kesakitan.

Keempat, dapatkan pandangan-pandangan dari pekerja-pekerja yang terlibat. Ini mungkin agak sukar sekiranya perubahan-perubahan tersebut tidak memihak kepada mereka.

Kelima, kaji kelebihan-kelebihan, kemahiran serta pengetahuan pengurus-pengurus dan pekerja-pekerja yang terlibat. Meletakkan seseorang yang hanya tahu dan mahir untuk menjaga operasi mesin-mesin mungkin tidak sesuai diletakkan di bahagian Pemasaran di mana dia perlu untuk berjumpa dan memujuk pelanggan membeli barangan syarikat.

Keenam, kaji keseluruhan Carta Organisasi baru itu dan nilai perubahan-perubahannya supaya maklumat-maklumat tentang perubahan tersebut dapat disampaikan kepada semua kakitangan syarikat dengan tepat dan berkesan. Di sinilah tugas-tugas unit "Change Management" amat diperlukan. Bukan hanya untuk menyampaikan maklumat semata-mata, malahan juga memastikan semua kakitangan syarikat dapat menerima dan melaksanakan perubahan-perubahan tersebut dengan jayanya.

Terakhirnya, setelah anda mendapat gambaran jelas tentang perubahan-perubahan Carta Organisasi tersebut termasuklah fungsi-fungsi setiap individu di dalam kotak-kotak carta tersebut, posisi serta tahap-tahap atau grednya serta kotak-kotak atau posisi yang telah dibuang, anda boleh terus merujuk kepada Jabatan Sumber Manusia untuk perlaksanaannya.

OK, setakat ini dahulu coretan aku tentang Re-org ni. Ada beberapa pandangan lagi yang aku akan coretkan seperti BPI dan BPR. Aku akan akan sambung di lain post.

Sekian.