Crisis Management Part 8

Salam,

Coretan aku kali ini adalah sambungan dari post-post sebelumnya berkenaan Crisis Management.

Sekiranya anda ingin membaca kembali post-post aku yang lepas berkaitan tentang Crisis Management sila pergi ke Table of Contents dan klik artikel yang anda ingin baca.

Masih lagi berkisar tentang topik Crisis Management yang ke 7 iaitu Jenis-jenis Krisis dan Perancangan untuk Menanganinya

Pada post sebelum ini, aku telah mencoret tentang sub-topik Pelan Tindakan Meneruskan Operasi ketika berlakunya gangguan elektrik. Jika anda ingin membacanya semula atau kepada yang belum lagi membacanya sila klik link INI.

Untuk post kali ini aku akan menghuraikan sub-topik yang kedua iaitu Pelan Tindakan Meneruskan Operasi ketika berlakunya Kebakaran.

Pelan Tindakan Meneruskan Operasi ketika berlakunya Kebakaran

Artikel ini akan menerangkan kepada anda tentang tatacara-tatacara dan panduan menghadapi krisis kebakaran.

Perlu diingat bahawa walaupun "Kebakaran" dikategorikan sebagai krisis yang mengancam nyawa, pihak pengurusan syarikat masih perlu untuk membuat selidikan atau siasatan akan situasi sebenar kebakaran tersebut sebelum mengumumkan "Bencana".

Persediaan-persediaan asas menghadapi krisis kebakaran

Pengurus CMC adalah bertanggungjawab memastikan persediaan-persediaan asas berikut dipatuhi atau wujud di Pusat Pemprosesan Tunai untuk menghadapi krisis kebakaran:

NO	PERKARA
1	Alat penggera kebakaran serta butang-butang kecemasan perlu dipasang di tempat-tempat strategik dan hendaklah diuji (mengikut jadual) untuk memastikan ianya berfungsi dengan baik.
2	Alat pengesan asap hendaklah dipasang.
3	Alat-alat pemadam api perlu diletakkan di tempat-tempat strategik dan perlu diselenggara atau diperiksa mengikut jadual yang telah ditetapkan.
4	Tempat berkumpul semasa proses pengosongan bangunan hendaklah dikenal pasti dan telah diwartakan atau disampaikan kepada semua kakitangan.
5	Semua kakitangan telah diberi penerangan tentang proses-proses pengosongan bangunan.
6	Pelan jalan atau laluan semasa proses pengosongan bangunan hendaklah didokumenkan dan dihebahkan kepada semua kakitangan.

Pelan proses menghadapi krisis kebakaran

Gambarajah di bawah menerangkan proses-proses dan tindakan-tindakan yang perlu diambil ketika berlakunya krisis kebakaran:

Mengurus situasi kecemasan semasa kebakaran

Pengurus adalah bertanggung jawab untuk memimpin kakitangan di bawahnya ketika menghadapi sesuatu krisis kebakaran. Untuk itu Pengurus berserta ahli-ahli CMT yang lainnya perlu mengetahui langkah-langkah tindakan yang perlu diambil agar dapat mengawal serta mengurus situasi tersebut sepertimana yang dikehendaki.

NO	PERKARA
1	Asingkan dan cuba kecilkan situasi krisis dengan cuba memadamkan atau menghalang kebakaran tersebut dari merebak dengan menggunakan alat pemadam api.
2	Stabilkan situasi krisis agar tidak menambahkan atau mungkin menimbulkan suasana huru-hara.
3	Pujuk dan pimpin semua kakitangan untuk sentiasa bertenang semasa menghadapi krisis tersebut serta mematuhi semua arahan-arahan yang telah ditetapkan atau diberikan.
4	Jika pengosongan bangunan adalah perlu, pastikan ianya dilakukan dengan teratur dan mengikut pelan-pelan atau perancangan yang telah ditetapkan.
5	Pantau situasi krisis dan berikan kerjasama yang pantas untuk memastikan keadaan sentiasa stabil dan terkawal. Menghubungi dan melaporkan situasi semasa kepada pihak-pihak yang berkenaan adalah amat penting.
6	Tubuhkan atau sediakan satu lokasi sebagai Crisis Operations Center (COC) untuk memantau operasi dan sebagai pusat komunikasi di satu tempat yang selamat berhampiran atau bersebelahan dengan bangunan Pusat Tunai tersebut. Nota: COC tersebut akan menjadi satu tempat yang amat penting di mana maklumat-maklumat diperolehi dan disampaikan termasuk juga menjadi tempat pihak pengurusan mengawal dan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari berbagai pihak termasuk para media.
7	Uruskan kejadian-kejadian seperti kesukaran, kecederaan malah kematian dengan cara yang teratur sementara menunggu ketibaan dan bantuan dari pihak yang berkenaan seperti (pasukan bulan sabit merah, ambulans, doktor, Bomba, Polis dan sebagainya.

Mengurangkan kadar kerugian

Walaupun proses pengosongan bangunan adalah kritikal ketika berlakunya kebakaran, proses pengosongan mungkin dilewatkan sedikit. Sekiranya keadaan mengizinkan dan tiada tanda-tanda wujudnya bahaya, sebelum meninggalkan kawasan Pemprosesan Tunai, langkah-langkah berikut boleh diambil bagi mengurangkan kadar kehilangan syarikat:

NO	PERKARA
1	Semua wang tunai dan barangan berharga hendaklah disimpan di dalam Strong Room.
2	Semua fail-fail penting syarikat hendaklah disimpan di dalam kabinet yang kalis api.
3	Semua mesin-mesin hendaklah ditutup dengan kanvas yang kalis air. Nota: Bagi mesin-mesin yang sedang digunakan ketika kejadian hendaklah dimatikan mengikut prosidur yang sepatutnya dan plug mesin tersebut dicabut dari soket elektriknya.

Panduan semasa proses pengosongan bangunan

Sekiranya api tidak boleh dipadamkan menggunakan alat pemadam api dan pengosongan bangunan adalah perlu, panduan-panduan berikut hendaklah dipatuhi:

NO	PERKARA
1	Pastikan bahawa proses pengosongan tersebut dijalankan dengan teratur mengikut tatacara yang ditetapkan. Ahli-ahli CMT adalah bertanggungjawab untuk mengawal emosi semua kakitangan yang terlibat supaya mereka sentiasa tenang menghadapi krisis tersebut.
2	Pastikan proses pengosongan bangunan tersebut dilakukan dengan pantas dan kakitangan yang terlibat diarah untuk menggunakan hanya laluan kecemasan yang telah ditetapkan.
3	Pastikan kakitangan dari golongan kurang upaya ataupun kakitangan yang sakit diberi keutamaan dan bantuan yang secukupnya.
4	Pastikan pelawat-pelawat (bukan kakitangan) diiringi semasa meninggalkan kawasan Pusat Tunai tersebut.
5	Pastikan semua kakitangan dan para pelawat (jika ada) berkumpul di kawasan perhimpunan yang telah ditetapkan dan menunggu arahan seterusnya dari pengurusan syarikat. Nota: Inspection Officer bersama-sama ketua-ketua Unit hendaklah melakukan "head count" untuk memastikan semua kakitangan serta para pelawat telah keluar dan berkumpul di kawasan perhimpunan. Inspection Officer mesti melaporkan kepada pengurus atau pihak-pihak berkenaan (Bomba dan Polis) sekiranya terdapat kakitangan atau para pelawat yang hilang.
6	Periksa dan pastikan semua kawasan Pusat Tunai telah dikosongkan (seperti bilik air, bilik mesyuarat, surau, tempat makan dan sebagainya).
7	Fokus kepada menyelamatkan nyawa dari hanya mementingkan keselamatan harta benda.

Meninggalkan kawasan perhimpunan

Peraturan-peraturan berikut mestilah dipatuhi sebelum membenarkan kakitangan dan para pelawat meninggalkan kawasan perhimpunan:

NO	PERKARA
1	Body Checkers hendaklah melakukan "body frisking" kepada semua kakitangan dan para pelawat untuk memastikan tiada wang tunai yang dicuri dari Pusat pemprosesan Tunai.
2	Inspection Officer dikehendaki memeriksa dan memastikan tiada rekod-rekod, laporan-laporan bertulis, maklumat-maklumat rahsia tentang wang tunai atau data-data sulit pelanggan syarikat dibawa keluar oleh kakitangan dan para pelawat.
3	Inspection Officer perlu merekodkan maklumat-maklumat kakitangan atau para pelawat yang meninggalkan kawasan perhimpunan.

Wawancara dengan pihak media

Kebiasaannya, krisis kebakaran seperti ini amat mudah untuk menarik perhatian dan mendapat fokus dari pihak media dan orang ramai. Kita perlu menerima kenyataan bahawa pihak media mempunyai hak yang sah untuk membuat sebarang laporan termasuk tentang aktiviti-aktiviti yang dilakukan syarikat.

Oleh itu peraturan-peraturan berikut mesti dipatuhi ketika berhubungan atau berwawancara dengan wakil-wakil dari pihak media:

NO	PERKARA
1	Hanya pihak Pengurusan Atasan syarikat seperti Pengarah, Pengurus Besar, Pengurus Kanan, Pengurus Sumber Manusia atau Pengurus Public Affair dibenarkan untuk memberi sebarang kenyataan kepada wakil-wakil pihak media.
2	Elakkan rasa gemuruh atau lambat memberikan reaksi yang mungkin memberi impak kurang kepercayaan terhadap maklumat yang disampaikan. Nota: Memberikan reaksi pantas terhadap wakil-wakil media boleh membantu cerita di pihak syarikat menjadi lebih diutamakan.
3	Berkomunikasilah dengan tenang dan jujur. Pembohongan atau penambahan-penambahan cerita boleh menyebabkan mereka yang "neutral" beralih kepada tidak mahu menyebelahi syarikat dan mengurankan kepercayaan penyokong-penyokong yang sedia ada. Nota: Adalah lebih baik untuk memiliki hanya seorang jurucakap dan memusatkan segala maklumat-maklumat kepadanya untuk disampaikan kepada pihak media.
4	Wujudkan rasa keyakinan dengan menyampaikan emosi, berkongsi tentang rasa prihatin dan menunjukkan komitmen untuk menyelesaikan krisis tersebut dan menjaga kebajikan para pekerja atau sesiapa juga yang terlibat dengan krisis tersebut.
5	Berikan penerangan yang ringkas dengan disokong oleh fakta-fakta. Nota: Penerangan yang berjela-jela mungkin akan memberi ruang yang terlalu banyak dan pengubahsuaian atau pembetulan yang tidak tepat. Sekiranya jurucakap tersebut tidak tahu tentang fakta-fakta atau tidak tahu untuk memberikan jawapan yang tepat, cadangkan untuk memberikan masa untuk menjawab soalan tersebut. Carilah fakta-fakta yang berkaitan dengan soalan tersebut dan elakkan dari memberikan kenyataan yang menyimpang dari soalan tersebut.
6	Jurucakap syarikat mestilah tahu apakah maklumat-maklumat yang boleh dan tidak boleh disampaikan. Nota: Jurucakap syarikat perlu mengelakkan diri dari memberikan maklumat-maklumat rahsia pelanggan-pelanggan syarikat.
7	Jangan terlalu melebihkan masa untuk sesi wawancara dengan pihak media. Pihak media adalah penting tetapi menyelesaikan krisis adalah lebih utama.

Ok. Cukup setakat itu untuk kali ini. Aku akan menyambung kembali coretan aku tentang topik Crisis Management di masa akan datang. Sekali lagi aku ingin ulang bahawa coretan aku di atas hanyalah maklumat-maklumat asas yang sepatutnya ada di dalam sesebuah dokumen Pelan Penyambungan Operasi/Perniagaan atau dipanggil BCP. Jika anda memerlukan maklumat-maklumat lebih lanjut, anda boleh mencarinya di laman-laman web yang lain.

Maafkan aku jika anda boring membaca artikel tang terlalu panjang ini...hehehe.


Sekian.