Performance Management System Part 2

Salam,

Aku sambung kembali coretan aku yang lepas tentang Performance Management System (PMS) atau kebiasaan orang merujuknya sebagai Key Performance Indicators (KPI). Coretan ini khusus kepada penilaian-penilaian terhadap prestasi Quantitative atau markah-markah prestasi yang boleh dikira kuantitinya.

Jika anda belum membaca atau ingin membaca semula coretan aku yang lepas tentang topik yang sama, sila klik link berikut ini http://abanglongonline.blogspot.com/2010/07/how-is-your-job-performance.html.

Coretan aku ini bertujuan untuk berkongsi maklumat yang aku tahu tentang KPI dan sering menjadi topik atau isu hangat di kebanyakan syarikat-syarikat yang mempraktikkan PMS terutamanya apabila dateline untuk menghantar KPI tersebut hampir tiba.

Quantitative KPI

Apabila kita bercerita tentang Quantitative KPI, perkara pertama yang kita mesti tahu ialah adakah kita mempunyai rekod-rekod yang boleh dijadikan barang bukti untuk mendokong markah KPI kita.

Isu ini selalu menjadi hit terutamanya jika pekerja-pekerja tidak mempunyai sebarang rekod. Jika rekod tiada, aku tidak akan menyalahkan pengurus yang membuat penilaian untuk moderate markah KPI anda.

Bak kata pepatah, "sediakan payung sebelum hujan" (err..boleh guna ke pepatah ni? hehehe).

Untuk memastikan bahawa markah-markah KPI Quantitative anda tidak kena moderate (dipotong), adalah lebih baik jika anda mempunyai log-log atau rekod-rekod aktiviti-aktiviti anda bagi melakukan sesuatu tugasan yang berkaitan dengan item KPI tersebut.

Pentingnya Log Book

Semasa aku bekerja di Maybank dahulu bos aku, Mr. Koh, memang amat menitik-beratkan tentang weekly dan monthly log report.

Pada mulanya aku langsung tidak berkenan dengan cara tersebut. Macam budak-budak sekolah! Aku perlu merekodkan aktiviti-aktiviti aku seharian (semasa waktu bekerja) iaitu apa yang aku buat dan berapa lamakah aku melakukan tugasan tersebut. Log aktiviti-aktiviti tersebut kemudiannya perlu dihantar kepada bos setiap minggu without fail. Yang lebih perit lagi, tarikh menghantar report-report tersebut juga merupakan salah satu item di dalam KPI aku.

Lama-kelamaan, oleh kerana telah menjadi rutin harian, aku terima tugasan merekod log aktiviti-aktiviti tersebut sebagai sesuatu yang mesti aku buat setiap hari. Aku amat berterima kasih kepada bos aku itu kerana di akhir tempoh penyerahan borang PMS atau KPI, aku langsung tidak menghadapi masalah untuk menyiapkannya dengan mudah dan pantas. Yang paling aku suka ialah tiada moderation langsung!

Well, itu cara ex-bos aku yang sebelumnya merupakan seorang ketua Bahagian Produktiviti Maybank. Bagi beliau, setiap aktiviti-aktiviti perlu direkodkan untuk memudahkan kerja-kerja penilaian produktiviti sesuatu tugasan. Bagi aku, cara beliau itu memang amat berkesan walaupun kadangkalanya menimbulkan rasa tidak puas hati kerana seolah-olah diperlakukan seperti budak-budak sekolah.

Ceita aku tentang ex-boss aku di atas bukanlah semata-mata ingin memujinya tetapi ingin memberikan cadangan kepada anda agar menggunakan idea log aktiviti-aktiviti tersebut untuk memudahkan anda menyiapkan PMS anda nanti. Yang penting, apabila anda meletakkan markah-markah anda untuk setiap item KPI, tiada bantahan dari bos anda kerana anda mempunyai rekod untuk ditunjukkan.

Bagi anda yang terlibat secara langsung dengan projek-projek (tidak kira projek apa sekalipun), anda tentunya mempunyai Gantt Chart untuk menilai status atau progress projek-projek tersebut. Gannt Chart tersebut dapat membantu anda untuk merancang tindakan-tindakan yang perlu diambil agar projek tersebut tidak tersasar dari tarikh siapnya. Adakah Gantt Chart mencukupi? Sememangnya tidak. Anda perlu juga memiliki rekod-rekod lain yang menunjukkan jumlah "Mandays" yang telah anda guna bagi projek tersebut.

Begitulah juga dengan aktiviti-aktiviti bagi tugasan anda yang lainnya. Bukan sahaja log aktiviti tersebut berguna dan membantu anda melengkapkan borang PMS, ianya juga bernilai kepada anda sekiranya ingin mengetahui samada produktiviti anda bagus atau sebaliknya. Tetapi jangan pula "menipu" ketika mengisi log aktiviti tersebut...hehehe.

Log Book menyokong markah KPI

Dengan memiliki rekod-rekod atau log aktiviti-aktiviti, bos anda tidak sepatutnya mempertikaikan akan pemarkahan KPI anda malah mungkin dia menghadapi masalah jika bos dia pula menyuruh untuk membuat moderation bagi mengikut keluk graf Standard Deviation PMS.

Jika anda tidak mempunyai rekod atau log, bos anda boleh berbuat sesuka hati memotong markah anda atau tidak mahu memberikan anda markah maksimum dengan alasan markah maksimum tersebut hanya sesuai untuk Tuhan! (aku berdoa agar akidahnya tidak terpesong).

Perlu diingat bahawa log aktiviti-aktiviti harian anda itu perlu diberikan kepada bos anda untuk diperiksa dan disahkan. Membuat log aktiviti-aktiviti tanpa pengesahan atau dengan cara "syok sendiri" mungkin menyebabkan bos anda memberikan markah KPI juga dengan cara "syok sendiri" hehehe.

Walaubagaimanapun, jika bos anda tidak juga mahu berganjak dari keputusannya untuk memotong markah KPI anda, aku tidak dapat hendak menolong. Mungkin anda perlu berjumpa Pengurus di Bahagian Sumber Manusia untuk mengadu.

KPI berdasarkan statistiks

Bagi item-item KPI yang bersangkut-paut dengan statistiks pula, log aktiviti-aktiviti di atas tidak dapat membantu anda. Markah anda akan bergantung 100% kepada statistiks yang ada. 

Sebagai contoh, KPI anda ialah memastikan up-time ATM bersamaan 98% (on target), manakala, statistiks menunjukkan up-time sebenar ATM cuma 97.5%, jadi, jangan pula anda meletakkan markah KPI anda maksimum (5). Itu dah melampau namanya...hehehe.

OK, itu sahaja untuk post kali ini..enjoy bertekak dengan boss anda untuk mintak bonus lebih...hahaha.

Sekian.