How is your job performance?

Salam,

Pernahkah anda merasa bahawa anda telah melakukan kerja dengan bersungguh-sungguh dan melaksanakan yang terbaik tetapi apabila tiba masa untuk Penilaian Kerja oleh ketua jabatan anda performance anda itu sama sahaja nilainya dengan pekerja-pekerja yang lain? Ataupun mungkin juga nilai kerja anda itu tidak seberapa berbanding pekerja-pekerja lain?

Akibatnya bonus anda untuk tahun ini kurang sedikit atau sama sahaja berbanding orang lain (dari segi jumlah bulannya) sedangkan anda rasa sumbangan anda kepada syarikat lebih banyak dari mereka.

Apakah perasaan anda?

Pernahkah anda terfikir bahawa sistem penilaian kerja (Performance Management System) yang dibuat oleh syarikat anda hanyalah satu cara untuk menganiaya anda?

Coretan aku ini seolah-olah bercerita tentang diri aku sendiri pula...hehehe. Well, mungkin ada sedikit persamaannya. Elok juga kalau kita sama-sama share.

What is Performance Management System?

Performance Management System (PMS) biasanya digunakan di tempat kerja tetapi secara amnya sesuai juga digunakan di mana manusia berinteraksi seperti sekolah, persatuan-persatuan, kelab-kelab atau pasukan sukan, agensi-agensi kerajaan dan lain-lain lagi termasuklah jawatankuasa masjid atau surau. Secara prinsipnya, PMS diperlukan di mana jua manusia berinteraksi.

PMS juga dilabelkan sebagai alat atau kaedah yang berkesan untuk memastikan produktiviti sesebuah organisasi berada di tahap yang optimum dan keberkesanan sumber manusia syarikat dipergunakan sepenuhnya bagi mencapai matlamat-matlamat yang telah ditetapkan.

Sepertimana sistem-sistem atau projek-projek lainnya, PMS juga mempunyai beberapa matlamat utama iaitu memperbaiki prestasi kerja para pekerja syarikat dengan membentuk sikap dan daya upaya mereka (individu atau secara berkumpulan) secara teratur dan berterusan. 

Walaubagaimanapun, ada sesetengah pengurus sesebuah syarikat yang tidak memahami tujuan sebenar PMS, mempergunakannya untuk kepentingan diri sendiri atau para pengikutnya yang dia suka sahaja. Sikap sebeginilah yang menyebabkan para pekerja (yang tidak mendapat manafaat dari PMS) rasa teraniaya dan sudah tentulah matlamat PMS itu sendiri sukar dicapai.

Di samping mempunyai matlamat utama untuk menghasilkan para pekerja yang berkualiti yang menjamin hasrat syarikat tercapai, PMS juga boleh digunakan untuk membantu Bahagian Sumber Manusia syarikat untuk:

1. Menilai prestasi pekerja-pekerja bagi menyokong kenaikan pangkat dan perkembangan kareer mereka
2. Menilai kelemahan para pekerja agar pendidikan yang bersesuaian dan spesifik boleh diberikan
3. Menilai kelebihan setiap individu agar kelebihan tersebut dimanafaatkan sepenuhnya
4. Memupuk sikap ingin bersaing secara sihat di antara para pekerja
5. Menilai prestasi setiap pekerja untuk pemberian imbuhan-imbuhan seperti bonus atau kenaikan gaji
6. Menilai sumbangan pekerja ke atas projek-projek yang mereka terlibat
7. Menggalak para pekerja untuk berdikari, berinisiatif serta berupaya menilai diri sendiri untuk memperbaiki kelemahan diri serta fokus kepada mencapai matlamat-matlamat syarikat

Bagi mencapai matlamat PMS tersebut, syarikat perlu membuat analisa-analisa terhadap sesuatu tugasan. Analisa-analisa tersebut perlu bagi membantu syarikat melakar misi dan tujuan tugasan tersebut dilakukan. Dengan memiliki pengertian dan penerangan akan sesuatu tugasan, syarikat berupaya membahagi atau memberikan sepenuhnya tugasan tersebut kepada seseorang atau beberapa orang pekerja yang bersesuaian.

Pengertian dan penerangan sesuatu tugasan tersebut merangkumi tujuan atau matlamatnya, fokus pengkhususannya (pelanggan, produk-produk, projek-projek khas dan sebagainya) serta skop tugasan tersebut. Tujuan analisa-analisa tersebut juga termasuk untuk menetapkan matlamat utama dan prestasi piawai untuk setiap tugasan tersebut.

Setelah menetapkan matlamat dan prestasi yang piawai untuk tugasan tersebut, barulah syarikat boleh menetapkan tahap, kelulusan, pengetahuan dan pengalaman seseorang pekerja yang akan diberikan tugasan tersebut. Dengan demikian syarikat dapat mengelakkan pemberian tugas yang tidak selari dengan tahap seseorang pekerja.

Sebagai contoh, adalah tidak wajar seseorang General Manager hanya tertumpu kepada tugasan-tugasan operasi termasuk menghantar surat-surat sedangkan dia sepatutnya lebih menumpukan kepada aspek-aspek perancangan dan taktikal. Biarlah penghantaran surat-surat dilakukan oleh Mat Despatch sahaja...hehehe. Sekiranya syarikat memang kekurangan kerja dan seorang General Manager terpaksa melakukan kerja-kerja yang tidak setaraf dengan jawatannya, bermakna sudah tiba masanya syarikat mengkaji serta melakukan perubahan carta organisasi yang mungkin berat di bahagian atas (terlalu ramai General Manager atau pihak pengurusan atasan lainnya).

Penggunaan PMS

Banyak syarikat-syarikat sekarang ini begitu bersungguh-sungguh menggunakan PMS. Sana sini ramai pekerja-pekerja atau pengurus-pengurus yang bercerita tentang Key Performance Indicators (KPI). Walaubagaimanapun, adakah mereka benar-benar memahami apa itu PMS dan apakah tujuan atau matlamatnya?

Cerita-cerita yang aku dengar biasanya berkisar tentang rasa tidak puas hati kepada pihak pengurusan yang menggunakan PMS atau KPI sebagai alat untuk mengugut para pekerja (pada pendapat mereka). Ada juga yang lebih spesifik menyebut betapa tidak betulnya penggunaan bar-bar dan graf Standard Deviation yang ada pada PMS, terutamanya kepada pekerja yang diletakkan di kawasan "Below Target". Jarang pula aku mendengar keluhan-keluhan para pekerja yang dilabelkan sebagai "Exceed Target" atau "Stretch". Dapat bonus lebih, so, buat apa hendak kecoh-kecoh. Betul tak?..hehehe.

Benarkah PMS menganiaya pekerja?

Jika dinilai akan matlamat utama penggunaan PMS di dalam sesebuah organisasi, aku tidak nampak adanya unsur-unsur penganiayaan dengan syarat PMS itu benar-benar difahami penggunaanya dan bukannya dilakukan dengan cara "syok sendiri".

Aku pernah bertengkar dengan seorang pengurus atasan yang terlalu tegas di dalam sistem pemarkahan PMS. Di dalam sistem tersebut angka "5" merupakan markah tertinggi atau dilabel sebagai "Stretch". Walaubagaimanapun, dia mati-mati tidak akan memberikan markah "5" kepada pekerjanya. Alasannya, angka "5" itu adalah terlalu sempurna dan terlalu tinggi untuk dicapai. Katanya angka itu hanya boleh diberikan kepada Tuhan!

Soalan aku, jika demikian mengapa wujud angka itu di dalam PMS syarikat. Adakah Tuhan juga bekerja untuk syarikat. Dan kata-kata aku yang terakhir membuatkan dia tidak mahu bertegur sapa dengan aku lagi ialah "sila jaga perkataan-perkataan yang keluar dari mulut engkau tu. Kata-kata itu boleh memesongkan AKIDAH engkau!".

Kerana tidak berpuas hati dengan sikap pengurus atasan tersebut, aku mendapatkan satu salinan format PMS yang digunakan untuk menilai prestasi pekerja-pekerja beliau. Melihat kepada format tersebut aku agak terkejut. Seperti template budak-budak tingkatan 3 sahaja. Terlalu asas! Tiada penerangan tentang cara-cara atau kriteria-kriteria bagaimana menentukan markah-markah PMS. Patutlah beliau boleh membuat andaian sesuka hati untuk memberi markah kepada pekerja-pekerja. Tiada "guidelines"!

Malah, bila aku melihat ruangan "Performance Target", terdapat 8 kategori perspektif! Kebiasaanya, perpektif adalah mengikut "quadrant" atau 4 perspektif yang asas iaitu "Financial", "Customer", "Internal Process" dan "Learning and Growth". Terdapat juga item KPI yang aku lihat melebihi weightage 50%. sedangkan kebiasaannya weightage sesuatu KPI ialah minimum 5% dan tidak melebihi 20%.

Apa perlu ada di dalam form PMS?

Sepatutnya di dalam form PMS terdapat mukasurat-mukasurat berikut:

1. Employee Details - Biodata pekerja seperti nama, nombor pekerja, jawatan, level atau gred, nama supervisor yang ditugaskan membuat penilaian serta lain-lain lagi.
2. Performance Target - Penerangan mengenai sasaran yang perlu dicapai dan bagaimanakah setiap markah-markah akan diberikan jika tidak menepati sasaran, menepati sasaran dan juga melebihi sasaran (below target, on target dan exceed target) termasuk juga prestasi di bawah par (threshold) dan prestasi tertinggi (stretch). Di sinilah yang sepatutnya menjadi fokus kepada pekerja dan pengurus di mana diterangkan apakah cara-caranya untuk mendapat markah-markah yang aku sebutkan di atas. Perlu juga difahami bahawa penerangan-penerangan tersebut hanya berkisar tentang "Quantitative KPI" atau prestasi yang boleh dikira dengan nyata.
3. Performance Result - Mukasurat di mana markah-markah yang diperolehi untuk quadrant perspektif atau  Quantitative KPI dipaparkan.
4. Competency - Ada juga syarikat yang melabelnya sebagai Qualitative Assesment Result. Qualitative Assesment merupakan penilaian prestasi pekerja berkenaan elemen-elemen sikap dan kepimpinan.
5. Overall Result - Di sinilah markah keseluruhan prestasi pekerja akan dikumpulkan iaitu markah "Quantitative + Qualitative".

Penilaian "Competency" cuma mempunyai weightage 10% kerana terdapat unsur-unsur personal dan mungkin akan menimbulkan rasa tidak puas hati ataupun rasa teraniaya sekiranya tiada markah maksimum. Ada kemungkinan pengurus yang membuat penilaian mempergunakan bahagian ini menilai pekerja-pekerjanya berdasarkan "nepotisme" atau "favoritism" dan bukannya berdasarkan kepada merit.

Jadi, apabila aku membandingkan borang PMS pengurus atasan yang aku telah bertengkar tadi dengan borang PMS yang sepatutnya diikuti, aku tidak hairan jika beliau sanggup bertindak kejam kepada pekerja-pekerja beliau hingga sanggup membabitkan Tuhan semata-mata kerana tidak mahu memberikan markah tersebut kepada pekerjanya.

Seperkara lagi, aku dapati beliau juga sebenarnya tidak faham tentang PMS serta gagal untuk menilai apakah prestasi Qualitative dan apa pula Quantitative. Bagi beliau, aku boss, so, suka hati akulah!

Aku berharap beliau akan sedar. Ingat kehidupan adalah seperti roda, sekejap di atas sekejap di bawah. Janganlah menggunakan PMS untuk menganiya pekerja-pekerja bawahan. Suatu hari nanti mungkin akan menerima balasannya.

OK..itu sahaja untuk kali ini. Aku akan sambung kembali topik ini di post akan datang.


Sekian.