Coretan aku kali ini adalah sambungan dari post-post sebelumnya berkenaan Crisis Management. Sekiranya anda ingin membaca kembali post-post aku yang lepas sila klik link-link yang berkaitan di bawah ini.
- Pengenalan kepada Crisis Management (http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisi-management-part-1.html)
- Pasukan Pengurusan Krisis (Crisis Management Team) atau CMT (http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisi-management-part-2.html)
- Kriteria-kriteria Krisis atau Bencana serta penetapan tahap-tahap Krisis (http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisi-management-part-3.html)
- Sistem perhubungan dan proses pemberitahuan (http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisi-management-part-4.html)
- Penilaian Krisis dan Perisytiharan Bencana (http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisi-management-part-5.html)
- Reaksi dan Pengurusan semasa kecemasan (http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisi-management-part-6.html)
Sub-topic yang berkaitan:
- Pelan Tindakan Meneruskan Operasi ketika berlakunya gangguan elektrik
- Pelan Tindakan Meneruskan Operasi ketika berlakunya kebakaran
- Pelan Tindakan Meneruskan Operasi ketika berlakunya banjir
- Pelan Tindakan Meneruskan Operasi ketika berlakunya krisis buruh
- Pelan Tindakan Meneruskan Operasi ketika berlakunya ancaman bom
- Pelan Tindakan Meneruskan Operasi ketika berlakunya krisis penyakit berjangkit yang merbahaya
- Pelan Tindakan Meneruskan Operasi ketika berlakunya lain-lain krisis
Pelan Tindakan Meneruskan Operasi ketika berlakunya gangguan bekalan elektrik
Sub-topic ini akan menceritakan tentang langkah-langkah tindakan yang perlu diambil oleh kakitangan Pusat Pengurusan Tunai ketika berlakunya gangguan elektrik. Sebelum itu, adalah lebih elok jika anda membaca post aku yang lepas tentang menetapkan tahap-tahap krisis.
Persediaan awal menghadapi krisis bekalan elektrik
| NO | PERKARA |
| 1 | Melakukan pemeriksaan berkala kepada Generator untuk bekalan kuasa sementara bagi memastikan ianya berfungsi secara automatik jika berlakunya gangguan bekalan elektrik. Sekiranya generator tersebut perlu dihidupkan secara manual, Pengurus mesti memastikan seorang kakitangan yang telah dilantik untuk menghidupkannya telah diberi latihan secukupnya dan dia mestilah bersedia atau boleh dihubungi ketika berlakunya krisis. |
| 2 | Melakukan pemeriksaan berjadual ke atas Lampu-lampu kecemasan dan memastikan lampu-lampu tersebut berfungsi jika berlaku gangguan elektrik. |
| 3 | Menyampaikan maklumat-maklumat kepada semua kakitangan Pusat Pengurusan Tunai tentang langkah-langkah tindakan yang perlu diambil ketika berlakunya krisis. Pengurus atau orang yang dilantiknya perlu mengadakan perjumpaan-perjumpaan dan sesi dialog bersama-sama kakitangan dengan kerap bagi memastikan semua kakitangan memahami serta tahu tentang tata-cara atau langkah-langkah tindakan yang perlu diambil ketika berlakunya krisis. Yang paling utama, kakitangan perlu membuang rasa takut, panik dan "over-reacted". Penerangan tentang tata-cara menghadapi krisis perlu dilakukan sekurang-kurangnya sekali dalam sebulan. |
| 4 | Memastikan Lampu suluh (Torch lights) ada disimpan ditempat yang strategik dan sedia untuk digunakan. Pemeriksaan berjadual juga perlu dilakukan bagi memastikan bateri lampu tersebut masih boleh digunakan. Lampu suluh mungkin berguna sekiranya lampu kecemasan tidak berfungsi. |
| 5 | Memastikan kakitangan yang bekerja di bilik kawalan (Control Room) serta kakitangan sekuriti telah diberi penerangan tentang tanggungjawab mereka ketika menghadapi krisis dan peringatan untuk sentiasa berwaspada. |
Semasa Krisis di Tahap 1
Krisis pada Tahap 1 bermaksud gangguan elektrik tidak melebihi 4 jam.
Aktiviti di bahagian Pentadbiran Pusat Tunai
Pegawai Pentadbiran adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan tugas-tugas berikut:
- Memastikan bahawa Generator set beroperasi dengan sempurna. Tenaga elektrik yang dijana oleh generator tersebut seharusnya cukup untuk kegunaan atau aktiviti-aktivi kritikal seperti menghidupkan TV/monitor di Bilik Kawalan, operasi kamera litar tertutup (CCTV) dan pembukaan/penutupan pintu-pintu utama keluar/masuk ke bahagian pemprosesan tunai.
- Memastikan bahawa talian komunikasi seperti telefon dan internet tidak terganggu.
- Menghubungi Tenaga Nasional Berhad untuk mendapatkan maklumat-maklumat seperti bilakah bekalan elektrik akan pulih semula dan apakah tindakan yang perlu diambil oleh Pusat Pengurusan Tunai bagi membantu Tenaga Nasional Berhad memulihkan semula bekalan tenaga tersebut.
- Melaporkan status kepada Pengurus tentang maklumat-maklumat yang diterima dari masa ke semasa.
- Menyediakan bilik khas untuk mesyuarat ahli-ahli CMT (jika perlu).
Aktiviti di bahagian Pemprosesan Tunai
Tata-cara dan prosidur tentang wang tunai yang sedang diproses berikut hendaklah dipatuhi:
- Juruwang (cashier) hendaklah mengeluarkan kesemua wang tunai yang terdapat di mesin-mesin pemprosesan tunai, mengumpulkannya dan mengikat wang tersebut dengan gelang getah atau kertas banding.
- Kesemua wang tunai tersebut hendaklah diletakkan di atas meja kerja dan di bawah pengawasan kamera litar tertutup (CCTV) sepenuhnya. Sekiranya kamera CCTV tidak berfungsi dengan baik, Pegawai Inspection akan ditempatkan di situ untuk membuat pemantauan.
- Juruwang (cashier) adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke atas semua wang tunai tersebut.
- Pemindahan wang tunai di antara sesama juruwang adalah dilarang sama sekali.
- Sentiasa berjaga-jaga dan menunggu arahan seterusnya dari Pengurus. Bersedia sekiranya krisis bekalan elektrik tersebut berada pada tahap 3 dan perpindahan operasi ke Pusat Tunai Alternatif diperlukan.
Tata-cara dan prosidur tentang wang tunai yang akan dimasukkan ke dalam kaset-kaset ATM mestilah dipatuhi:
- Juruwang perlu memastikan bahawa wang tunai yang baru sahaja diterima dari Ketua Juruwang (Chief Cashier) dan masih belum dikira (oleh juruwang), diletakkan di atas meja kerja bersama-sama Cash Handover Register dan di bawah pengawasan kamera CCTV sepenuhnya.
- Juruwang dibenarkan untuk memasukkan wang tunai ke dalam kaset-kaset sekiranya wang tunai tersebut telah habis dikira dan jumlahnya (termasuk denominasi) bertepatan dengan jumlah yang terdapat di Cash Handover Register.
Tatacara dan prosidur untuk Ketua Juruwang (Chief Cashier):
- Pastikan bahawa semua wang tunai yang tidak lengkap bendalanya (loose cash) disimpan di dalam peti besi dan hendaklah sentiasa dikunci.
- Pastikan bahawa Chief Cashier Book dan Cash Handover Register telah dikemaskinikan.
- Pastikan bahawa wang tunai yang cukup bendalanya di simpan di dalam Strong Room atau vault. Pastikan juga rekod-rekod pemindahan wang tunai tersebut ke dalam Strong Room telah dikemaskinikan.
- Simpan semua borang-borang penting yang telah lengkap diisi disimpan di dalam kabinet fail yang kalis api dan hendaklah sentiasa dikunci. Di antara borang-borang penting tersebut ialah ATM Packing Forms, CDM Packing Forms, ATM/CDM Cash Balancing Forms dan lain-lain lagi.
- Berjaga-jaga dan tunggu arahan selanjutnya daripada Pengurus. Bersedia sekiranya krisis bekalan elektrik tersebut berada pada Tahap 3 dan perpindahan operasi ke Pusat Tunai Alternatif diperlukan.
Aktiviti-aktiviti di bahagian Reconciliation
Tatacara dan prosidur berikut mestilah dipatuhi oleh kakitangan yang bertugas di bahagian Reconcilation:
- Penyediaan laporan-laporan penting seperti laporan tunai keseluruhan, imbangan tunai untuk ATM/CDM, laporan Cash Discrepancy dan lain-lain lagi perlu menggunakan komputer dengan sistem sokongan (backup) atau komputer riba yang mempunyai fungsi “wifi”.
- Penghantaran laporan-laporan kewangan ke bank/pelanggan hendaklah menggunakan sistem e-mail syarikat.
- Semua borang-borang penting yang telah lengkap diisi serta dokumen-dokumen sokongan hendaklah disimpan di dalam kabinet yang kalis api dan sentiasa dikunci.
- Sentiasa berwaspada dan menunggu arahan selanjutnya daripada Pengurus. Bersedia sekiranya krisis bekalan elektrik tersebut berada pada Tahap 3 dan perpindahan operasi ke Pusat Tunai Alternatif diperlukan.
Aktiviti-aktiviti di bahagian Operasi ATM
Tatacara dan prosidur berikut mestilah dipatuhi oleh kakitangan yang bertugas di bahagian Operasi ATM:
- ATM Planner dikehendaki menghubungi pihak bank dan melaporkan keadaan semasa.
- Aktiviti-aktiviti FLM dan SLM hendaklah diselia dengan rapi walaupun terpaksa melakukannya secara manual. ATM Planner perlu menghubungi pihak bank untuk mendapatkan maklumat-maklumat tentang lokasi-lokasi ATM/CDM yang perlu diservis.
- Semua borang-borang penting seperti borang-borang FLM, SLM, Retained Cards dan lain-lain registers perlu dikemas-kinikan walaupun secara manual.
- Semua borang-borang penting yang telah lengkap hendaklah disimpan di dalam kabinet kalis api dan sentiasa dikunci.
- Sentiasa berwaspada dan menunggu arahan selanjutnya daripada Pengurus. Bersedia sekiranya krisis bekalan elektrik tersebut berada pada Tahap 3 dan perpindahan operasi ke Pusat Tunai Alternatif diperlukan.
Aktiviti-aktiviti di Loading Bay
Tatacara dan prosidur berikut mestilah dipatuhi oleh kakitangan yang bertugas di Loading Bay:
- Aktiviti penerimaan dan penyerahan beg-beg berisi wang tunai mestilah dilakukan dengan penuh berhati-hati.
- Pegawai Vaulting mesti memastikan semua transaksi penerimaan dan penyerahan beg-beg berisi wang tunai direkodkan di dalam Vaulting Register.
- Semua beg berisi wang tunai yang diterima hendaklah disimpan di dalam Strong Room dengan segera.
- Oleh kerana pembukaan dan penutupan "shutter door" hanya boleh dilakukan secara manual, seorang pegawai bersenjata perlu bertugas di dalam Loading Bay untuk berkawal dan seorang pegawai keselamatan tanpa senjata (static guard) pula ditugaskan untuk membuka dan menutup "shutter door" tersebut (setelah mendapat arahan dari Bilik Kawalan).
Semasa Krisis di Tahap 2
Krisis pada Tahap 2 bermaksud gangguan bekalan elektrik melebihi 4 jam tetapi tidak melebihi 24 jam.
Prosidur berikut mesti dipatuhi oleh Juruwang (cashier):
| LANGKAH | TINDAKAN |
| 1 | Keluarkan beg kanvas yang kosong dan dapatkan satu "Security Seal" dari Pegawai Vaulting. Nota: Pastikan bahawa beg kanvas tersebut berkeadaan baik dan "Security Seal" masih belum digunakan. |
| 2 | Masukkan wang tunai yang (masih di dalam proses) yang telah diletakkan di atas meja kerja ke dalam beg kanvas tersebut dengan kehadiran Pegawai Inspection. Nota: Pastikan satu beg kanvas digunakan untuk satu sumber wang tunai sahaja. Sekiranya terdapat sumber-sumber wang tunai yang berlainan seperti dari cawangan bank yang berbeza, ATM, CDM atau pelanggan-pelanggan lain, gunakan beg kanvas yang berbeza. |
| 3 | Ikat beg kanvas tersebut menggunakan "Security Seal". |
| 4 | Rekod maklumat-maklumat tentang wang tunai tersebut ke dalam Cashier Book seperti:
|
Prosidur berikut mesti diikuti oleh Pegawai Inspection untuk mengesahkan kemasukan wang ke dalam beg kanvas oleh Juruwang:
| LANGKAH | TINDAKAN |
| 1 | Periksa maklumat-maklumat tentang wang tunai yang telah dimasukkan ke dalam beg kanvas dan bandingkan maklumat-maklumat tersebut dengan rekod yang ditulis di dalam Cashier Book serta dokumen-dokumen sokongan yang berkaitan |
| 2 | Sahkan bahawa nombor siri "Security Seal" yang direkodkan di dalam Cashier Book sama dengan nombor "Security Seal" yang digunakan. |
| 3 | Sekiranya langkah-langkah di atas bertepatan, tandatangani Cashier Book tersebut dan tulis tarikh serta masa aktiviti pemeriksaan tersebut dijalankan. |
Selepas mendapatkan pengesahan dari Pegawai Inspection, beg kanvas yang berisi wang tunai tersebut perlu diserahkan kepada Ketua Juruwang (Chief Cashier) untuk disimpan di dalam Strong Room.
Prosidur berikut perlu dipatuhi untuk menyimpan beg kanvas berisi wang tunai tersebut ke dalam Strong Room:
| LANGKAH | OLEH SIAPA | TINDAKAN |
| 1 | Ketua Juruwang | Periksa dan sahkan bahawa nombor siri "Security Seal" di dalam Cashier Book bertepatan dengan nombor siri "Security Seal" yang digunakan. |
| 2 | Jika langkah di atas telah dibuat dan bertepatan, tandatangani Cashier Book serta tulis tarikh dan masa pengesahan dibuat. | |
| 3 | Hubungi Pegawai Vaulting dan Pengurus memberitahu tentang pemindahan beg kanvas berisi wang tunai tersebut ke dalam Strong Room. | |
| 4 | Ketua Juruwang, Pegawai Vaulting dan Pengurus | Simpan beg kanvas di rak yang dikhaskan di dalam Strong Room tersebut. Nota: Pastikan bahawa prosidur-prosidur memasuki Strong Room dipatuhi. |
Ketua Juruwang, Pegawai Vaulting, Pegawai Inspection dan Juruwang hendaklah sentiasa berwaspada dan menunggu arahan selanjutnya daripada Pengurus. Bersedia sekiranya krisis bekalan elektrik tersebut berada pada tahap 3 dan perpindahan operasi ke Pusat Tunai Alternatif diperlukan.
Tata-cara untuk keluar dari bahagian Pemprosesan Tunai
Akibat kekurangan bekalan tenaga elektrik dan sistem penyaman udara yang tidak berfungsi, kawasan Pemprosesan Tunai mungkin tidak selesa untuk melakukan kerja. Oleh iru, semua kakitangan Pemprosesan Tunai (kecuali kakitangan tertentu sahaja) adalah dibenarkan untuk meninggalkan kawasan tersebut buat sementara sehingga bekalan elektrik pulih semula.
Untuk tujuan di atas, tata-cara berikut mestilah dipatuhi:
- Semua kakitangan hendaklah keluar dari kawasan Pemprosesan Tunai tersebut dengan teratur.
- Semua kakitangan yang akan keluar perlu melalui proses "Body Frisking" terlebih dahulu.
- Semua pintu untuk masuk dan keluar dari bahagian Pemprosesan Tunai tersebut hendaklah dikunci.
- Semua kakitangan hanya dibenarkan berada di kawasan yang telah ditetapkan di dalam kawasan Pusat Pengurusan Tunai untuk berkumpul .
- Pegawai Inspection bertanggungjawab untuk memeriksa semua kakitangan yang ada berpandukan kepada Attendance Register.Memeriksa Attendance Register akan dapat membantu pengurusan untuk menyemak dan mengetahui kakitangan yang masih tinggal di dalam kawasan Pemprosesan Tunai tersebut.
- Pegawai Bilik Kawalan mesti mengawal selia pergerakan kakitangan-kakitangan tersebut melalui kamera CCTV.
Semasa Krisis di Tahap 3
Krisis pada Tahap 3 bermaksud gangguan bekalan tenaga elektrik yang hanya akan pulih melebihi 24 jam.
Selepas menerima maklumat dari Pegawai Pentadbiran bahawa bekalan elektrik mungkin hanya pulih selepas 24 jam, Pengurus Pusat Pengurusan Tunai hendaklah melaporkan situasi tersebut kepada Pengurusan Atasan di Ibu Pejabat untuk tindakan selanjutnya.
Di Ibu Pejabat, pihak Pengurusan Atasan perlu mengadakan mesyuarat tergempar bagi menilai krisis tersebut sebelum mengumumkan BENCANA dan mengaktifkan tata-cara tindakan pemindahan operasi ke Pusat Pengurusan Tunai Alternatif.
Setelah pengumuman BENCANA dibuat, kesemua ahli-ahli CMT perlu melaksanakan tugas masing-masing mengikut ketetapan-ketetapan SOP bagi merealisasikan pemindahan operasi.
OK. Itu sahaja untuk kali ini. Aku akan sambung lagi di post akan datang.
Sekali lagi aku ingin mengingatkan bahawa coretan aku ini bertujuan untuk membantu penulisan BCP bagi sesebuah Cash Management Center (Pusat Pengurusan Tunai) dan apa yang tercatat di sini hanyalah berberapa point asas untuk penulisan tersebut.
Sekian.
Subscribe to email feed
Post a Comment