Outsourcing of CDM Part 2

Salam,

Kali ini aku ingin menyambung coretan aku tentang topik "Outsourcing of CDM" yang telah aku post beberapa hari yang lalu. Jika anda ingin melihat atau membacanya semula, sila click link berikut ini http://abanglongonline.blogspot.com/2010/06/outsourcing-of-cdm-part-1.html.

Walaubagaimanapun, aku cuma ingin menyentuh tentang salah satu masalah yang sering dihadapi oleh pihak bank setelah pengurusan tunai CDM dipertanggungjawabkan kepada syarikat kawalan keselamatan iaitu seringnya berlaku "Cash Discrepancy" ke atas CDM. Oleh itu sebelum kita terus-terusan menuding jari kepada syarikat kawalan keselamatan di atas kejadian-kejadian "Cash Discrepancy", aku rasa adalah lebih baik kita memahami apakah jenis-jenis dan punca-punca terjadinya "CDM Cash discrepancy".

Ketika aku masih lagi bertugas di Maybank, aku juga pernah menyampaikan beberapa taklimat tentang "Cash discrepancy" termasuklah yang melibatkan CDM kepada staff-staff Maybank yang bertugas di ATM Center khususnya kepada staff yang terlibat secara langsung memproses tuntutan-tuntutan ke atas akaun-akaun yang tidak dikreditkan walaupun wang tunai mereka telah didepositkan ke dalam CDM.

Apakah "CDM Cash Discrepancy"?

Mungkin anda pernah mengalaminya di mana wang tunai anda diterima masuk oleh CDM tetapi apabila anda memeriksa akaun anda atau akaun pihak ketiga yang anda cuba kreditkan, transaksi tersebut tidak wujud dan baki akaun anda atau pihak ketiga tersebut tidak bertambah.

Bagi anda itu adalah satu "Cash Discrepancy" dan anda perlu melaporkannya kepada pihak bank serta membuat tuntutan. Bagi pihak bank pula, itu merupakan hanya sebahagian dari "Cash Discrepancy" yang wujud pada CDM.

Ada banyak lagi? Ya...teruskan membaca.

Apa pula definisi "CDM Cash discrepancy" di pihak bank?

Sesebuah CDM dikatakan mengalami "Cash Discrepancy" apabila imbangan tunai terhadap mesin tersebut menunjukkan tiada persamaan di antara jumlah wang tunai yang telah dimasukkan ke dalamnya dengan rekod-rekod CDM tersebut. Rekod-rekod di sini merujuk kepada catatan "journal" mesin tersebut di mana setiap transaksi deposit oleh pelanggan akan direkod termasuklah jumlah wang tunai dan denominasinya.

Jenis-Jenis "CDM Cash Discrepancy"

Terdapat beberapa jenis "Cash Discrepancy" yang mungkin berlaku kepada sesebuah CDM. Biasanya orang berpendapat hanya ada 2 iaitu "Cash Excess" dan "Cash Shortage". Aku tidak menyalahkan mereka kerana definisi "Cash Discrepancy" tersebut mungkin terlalu teknikal.

Berdasarkan kepada kajian aku dan pernah juga aku luahkan melalui taklimat-taklimat di bank, terdapat 2 kategori utama untuk sesuatu "Cash Discrepancy" iaitu "Physical Cash Discrepancy" dan "Theoretical Cash discrepancy".

"Physical Cash discrepancy"

“Physical CDM cash discrepancy" dikatakan wujud apabila jumlah fizikal wang tunai yang terdapat di dalam CDM tersebut tidak sama dengan jumlah yang direkodkan di dalam journal.

Sebagai contoh, jumlah keseluruhan wang tunai yang didepositkan oleh pelanggan-pelanggan berdasarkan rekod CDM tersebut (journal) adalah RM100,000. Tetapi selepas melakukan pengiraan terhadap fizikal wang tunai tersebut, jumlah yang telah dikira ialah RM101,000. Ini bermakna, CDM tersebut telah mengalami satu "Physical Cash discrepancy" atau secara jelasnya "Physical Cash Excess" sebanyak RM1,000. Terdapat pelanggan yang telah mendepositkan wang ke dalam CDM tersebut tetapi akaun beliau tidak dapat dikreditkan kerana CDM tersebut tidak dapat meneruskan operasinya.

Bagaimana pula jika jumlah fizikal wang tunai yang telah dikira ialah RM99,000?

Itu bermakna CDM tersebut telah mengalami "Physical Cash Shortage" sebanyak RM1,000. 

Berdasarkan pengalaman aku, kejadian "Physical Cash Shortage" ini tidak melibatkan pelanggan kerana tidak pernah walau sekalipun berlakunya akaun pelanggan dikreditkan tetapi wang tunai yang telah masuk ke dalam kaset dipulangkan semula oleh CDM kerana tiada mekanisme yang boleh mengeluarkannya dari situ . Hanya wang tunai yang berada di peringkat escrow atau masih di slot deposit sahaja yang mampu dipulangkan mesin tersebut.

Apakah punca berlakunya "Physical Cash Discrepancy"?

Aku paparkan di sini beberapa punca-punca berlakunya perkara tersebut:

Currency jammed

Ada kemungkinan wang tunai yang didepositkan tersangkut di dalam "escrow" atau tali-sawat CDM tersebut akibat kualiti wang tunai yang tidak baik ataupun mungkin akibat kerosakan mekanikal. Apabila "Currency jammed" berlaku, CDM tersebut tidak akan beroperasi sehingga wang tunai yang tersangkut tersebut dikeluarkan dan pihak bank atau wakil dari syarikat keselamatan melakukan "Initialization" atau imbangan tunai.

Power failure

Kemungkinan berlakunya gangguan elektrik ketika CDM sedang menjalankan proses pengiraan. Apabila kuasa elektrik pulih semula, wang tunai tersebut akan di halakan ke dalam "Reject Bin" CDM tersebut.

Notes retracted

Perkara ini berlaku apabila pelanggan gagal mengambil semula wang yang telah dikembalikan oleh CDM di dalam tempoh masa yang ditetapkan. Wang tunai tersebut juga akan dimasukkan ke dalam "Reject Bin" CDM tersebut. Kebiasaanya, hanya 3 kali kes "Notes Retracted" boleh berlaku di dalam satu tempoh masa. Untuk kali yang keempatnya, CDM tersebut akan tidak beroperasi sehinggalah pihak bank atau wakil syarikat keselamatan melakukan "initialization" atau membuat imbangan tunai.

Pilfering

Ada kemungkinan seseorang telah mengambil sejumlah wang tunai dari kaset atau "Reject Bin" CDM tersebut.

Operational lapse

Pihak bank atau syarikat kawalan keselamatan melakukan kesilapan semasa menulis rekod-rekod untuk imbangan tunai CDM tersebut.

"Theoretical Cash Discrepancy"

"Theoretical Cash Discrepancy" dikatakan wujud apabila jumlah wang tunai yang didepositkan ke dalam CDM tersebut tidak sama dengan jumlah nilai yang telah dikreditkan ke dalam akaun pelanggan.

Sebagai contoh, jumlah keseluruhan wang tunai yang didepositkan oleh pelanggan-pelanggan berdasarkan rekod CDM tersebut (journal) dan jumlah fizikal wang tunai selepas membuat pengiraan adalah RM100,000. Secara fizikalnya imbangan tunai untuk CDM tersebut adalah seimbang, tetapi selepas melakukan pemeriksaan terhadap rekod bahagian akaun, cuma sebanyak RM99,000 telah dikreditkan.

Ini bermakna, CDM tersebut telah mengalami satu "Theoretical Cash discrepancy" atau secara jelasnya "Theoretical Cash Excess" sebanyak RM1,000. Ada pelanggan yang telah mendepositkan wang tunai ke dalam CDM tersebut tetapi akaun beliau masih belum dikreditkan.

Bagaimana pula jika jumlah nilai yang dikreditkan ialah RM101,000?

Itu bermakna CDM tersebut telah mengalami "Theoretical Cash Shortage" sebanyak RM1,000. 

Berdasarkan pengalaman aku, kejadian "Theoretical Cash Shortage" ini pernah beberapa kali berlaku ke atas CDM Maybank di mana pembayaran kad kredit atau akaun yang mempunyai status tertentu telah berjaya walaupun wang tunai yang didepositkan telah dipulangkan semula kepada pelanggan. Ini berlaku apabila CDM tidak menerima arahan dari "Host" untuk menerima deposit tersebut samada terdapatnya gangguan komunikasi ataupun mungkin juga kesilapan terhadap sistem atau aplikasi CDM dan akaun-akaun tersebut. Walaubagaimanapun, aku percaya isu ini telahpun diselesaikan oleh pihak Maybank dengan melakukan beberapa penyelarasan ke atas sistem CDM dan juga akaun-akaun kad kredit atau akaun-akaun berstatus khas tersebut.

Apakah punca utama berlakunya "Theoretical Cash Discrepancy"?

"Theoretical CDM cash discrepancy" wujud bila berlakunya masalah talian komunikasi di antara CDM dengan "Host" pihak bank. Kebiasaanya, journal CDM tersebut akan merekodkan transaksi tersebut dengan catatan-catatan sepert “Forced Cash In” or “Host Time Out”. CDM itu juga akan mengeluarkan resit kepada pelanggan dengan catatan yang sama dan mengarahkan pelanggan untuk menghubungi pihak bank.

Apakah kaitan maklumat di atas dengan Outsourcing?

Sepertimana yang telah aku coretkan di post yang lalu, aku tidak pernah terjumpa situasi di mana sesebuah CDM mengalami "Physical Cash Shortage" sehinggalah CDM tersebut di outsource kepada sebuah syarikat kawalan keselamatan.

Jadi, berdasarkan beberapa maklumat di atas, anda mungkin dapat mengandaikan apakah yang telah berlaku sekiranya anda membuat tuntutan di Bank ke atas deposit tunai anda yang tidak berjaya tetapi pihak bank pula mengatakan tidak dapat melakukan "refund" kerana imbangan tunai mesin CDM yang anda maksudkan itu adalah seimbang atau tiada lebihan wang tunai yang direkodkan..

OK. Itu sahaja untuk kali ini. Aku akan menyambung topik ini di lain masa. Mungkin anda tertanya-tanya kenapa perlunya jenis-jenis "Cash Discrepancy" itu diasingkan. So, tungguuuu...

Sekian.