The risks to have an ATM

Salam,

Seperti yang aku telah janjikan di post sebelum ini, aku coretkan kali ini tentang perkara-perkara  asas yang perlu diberi perhatian serius oleh pihak bank atau institusi kewangan untuk memiliki sesebuah ATM.

Banyak e-mail telah aku terima yang menyuruh aku menulisnya di dalam bahasa Inggeris, tetapi, aku tidak akan menuruti permintaan mereka itu. Bukan apa, aku tahu dan sedar bahawa bahasa Inggeris aku agak tunggang-langgang grammarnya walaupun semua SOP dan Manual yang aku tulis untuk bank dan syarikat kawalan keselamatan adalah di dalam bahasa Inggeris.

Aku rasa, menulisnya di dalam bahasa ibunda aku mungkin lebih mudah, cuma, kadang-kadang pening juga kerana kebanyakan terminology adalah di dalam bahasa Inggeris dan mencari perkataan-perkataan bahasa Melayu yang sesuai membuat aku lambat berfikir...hehehe.

OK...mari kita start..

Apakah perkara-perkara tersebut

Aku bahagikan perkara-perkara tersebut kepada 2 kategori utama iaitu perkara-perkara yang melibatkan operasi secara langsung dan yang hanya melibatkan Opportunity risk.

Hal-hal Operasi

Pertama, Up-keep and maintenance of the ATM

Keadaan fizikal dan keterampilan ATM (biasanya dipanggil ATM facade atau facia) mesti dijaga dengan rapi di mana kebersihan dan appearance dititik-beratkan oleh pihak bank atau institusi kewangan. Secara amnya, keadaan fizikal ATM menggambarkan imej bank dan sudah semestinya ia perlu dijaga dengan rapi.

Pernahkah anda mengguna ATM yang keadaanya seperti tukun dan uzur serta sampah sarap merata-rata? Apakah perasaan anda ketika itu?.

Bagi memastikan emej sentiasa terjaga, kebanyakan bank-bank membuat pelaburan untuk menaik-taraf dan mencantikkan persekitaran ATM mereka. Aku ambil contoh gambar eBC Ambank di mana aku telah terlibat secara langsung di dalam projek mencantikkan kawasan eBC AmBank HQ di Jalan Yap Kwan Seng.

Pihak bank mungkin tidak dapat melakukan kesemua kerja-kerja pembersihan atas faktor-faktor kekurangan kakitangan. Oleh yang demikian, memberikan kontrak kepada syarikat luar (syarikat keselamatan) untuk mengawal selia kebersihan persekitaran ATM adalah satu pilihan yang terbaik.

Service availability atau kebiasaanya staff-staff bank menggunakan perkataan "UP-TIME" mesti menjadi prioriti utama bagi bank-bank dan institusi kewangan.

Malah, BNM juga amat menitik-beratkan perkara yang sama. Pernah terjadi semasa LIMA (di Langkawi) di mana kebanyakan ATM-ATM telah tidak berfungsi akibat kehabisan wang tunai.

BNM dengan amat tegas memberi amaran tegas kepada semua bank dan Institusi kewangan agar perkara tersebut tidak berulang lagi. Sekarang ini, setiap bulan bank-bank dimestikan menghantar laporan tentang Up-Time mesin-mesin mereka kepada BNM.

Up-time ATM sentiasa dimonitor setiap hari dan laporan-laporan menunjukkan statistik tersebut dianalisis untuk mencari jalan bagaimanakah cara-cara untuk memaksimakan up-time tersebut.

Pihak bank mesti mempunyai perjanjian kontrak dengan pembekal-pembekal mesin ATM dan perjanjian tersebut mesti dikemas-kini selalu. Semua isu-isu berkaitan dengan permasalahan ATM perlu dibincangkan ketika mesyuarat bulanan dengan pembekal-pembekal mesin ATM tersebut dan isu-isu tersebut diselesaikan dengan jayanya. Mungkin di dalam perjanjian tersebut perlu ditambah perenggan-perenggan penalti sekiranya wujud kegagalan dipihak pembekal memastikan up-time mesin-mesin ATM di tahap yang memuaskan.

Bagi bank-bank yang telah "outsourced" penjagaan mesin-mesin tersebut kepada syarikat keselamatan, perkara yang sama (penalti) perlu ada di dalam perjanjian kontrak.

Kedua, Cash operations

Di antara saranan-saranan aku yang perlu pihak bank ikuti:

• Penyediaan wang tunai - perlu dilakukan mengikut piawaian dan SOP yang berkaitan. Semua wang tunai yang ingin dimasukkan ke dalam ATM mestilah berkualiti (ATM fit) atau sekurang-kurangnya sesuai untuk dikitar-semula untuk kegunaan awam. Wang tunai yang rosak atau kurang kualitinya bukan sahaja akan menimbulkan berbagai-bagai isu kepada penerimanya malahan juga boleh menyebabkan mesin ATM seringkali mengalami masalah teknikal.

• Penghantaran wang tunai pergi dan balik dari ATM - risiko-risiko seperti pilfering (dicuri), rompakan, tertinggal di dalam mesin dan sebagainya merupakan perkara-perkara yang biasa terjadi dan mestilah diberikan perhatian.

• Imbangan tunai (Cash balancing) - mesti dilakukan sekerap yang mungkin supaya isu-isu tentang tuntutan dari para pelanggan akibat ATM cash discrepancy dapat disiasat dan diselesaikan dengan kadar segera. Pihak bank juga perlu memastikan ketelusan di dalam laporan-laporan imbangan tunai supaya kepercayaan para pelanggan tidak terjejas.

Pihak bank mesti mempunyai dokumen bertulis berhubung dengan tata-cara dan prosidur-prosidur (SOP) tentang operasi tunai sesebuah ATM. Semua jenis atau bentuk "non-compliance" terhadap prosidur-prosidur perlu diminimumkan dan dikawal. Laporan-laporan "non-conformity" mestilah sentiasa diselesaikan dan ditutup. Fokus kepada mencari punca-punca permasalahan, menyelesaikannya dan memastikan ianya tidak akan berulang.

Bagi bank-bank yang telah "outsourced" ATM mereka kepada syarikat lain, “Liability Ownership” atau siapakah pihak yang harus menyerap sesuatu kerugian akibat kehilangan tunai mestilah diterangkan dengan jelas di dalam perjanjian di antara syarikat tersebut dengan pihak bank. Hukuman-hukuman atau penalti-penalti akibat sesuatu kekhilafan perlu dibincang dan ditulis dengan jelas di dalam perjanjian tersebut.

Ketiga, Security controls of an ATM

Di antara kawalan-kawalan keselamatan yang aku fikirkan perlu dimiliki oleh pihak bank:

• Alat penggera keselamatan - Alat penggera yang sesuai dan befungsi dengan baik hendaklah dipasang di ATM  Adalah lebih baik jika alat penggera tersebut disambungkan secara on-line dengan bahagian kawalan keselamatan bank atau pihak ketiga (syarikat kawalan keselamatan) untuk memastikan tindakan segera sekiranya alarm tersebut berbunyi walaupun jika ianya hanyalah "false alarm".

• Kawalan keselamatan untuk peti besi berisi wang tunai di dalam ATM - hanya pegawai-pegawai yang telah diberikan hak dan tanggungjawab untuk mengawal-selia mesin tersebut boleh membuka peti tunai ATM untuk tujuan memasukkan wang tunai serta membuat imbangan tunai ke atas mesin tersebut. Ada sesetengah bank dan syarikat kawalan keselamatan yang dipertanggungjawabkan menyelia mesin-mesin ATM telah memasang kunci peti digital menggantikan penggunaan "Combination Lock" yang kurang selamat.

• Kamera keselamatan litar tertutup (CCTV camera) - perlu dipasang di tempat yang strategik bagi merakam gambar serta klip video di sekitar kawasan ATM tersebut.

• Ground Bolted - ATM tersebut perlu diikat dengan bolt yang kuat di atas lantai bagi mengelakkannya diangkat dan dibawa lari pencuri. Perlu diingat bahawa kerana kecanggihan teknologi masa kini, kebanyakan mesin-mesin ATM dibina kompak, kecil dan ringan. Amat mudah untuk pencuri melarikannya sekiranya tidak diikat (bolted) dengan sempurna.

• Static guard - pihak bank perlu menggaji seseorang atau beberapa orang untuk mengawal serta menjaga kawasan di mana ATM tersebut dipasang.

Cadangan-cadangan lain yang mungkin perlu dibuat:

Pihak bank perlu melakukan atau membuat "Feasibility Studies" sebelum memasang ATM di sesuatu tempat. Ini akan membantu mereka untuk menilai tahap-tahap kawalan keselamatan yang diperlukan. Sebagai contoh, jika ATM tersebut dipasang di sebuah Balai Polis, mungkin "Static Guard" tidak diperlukan.

Membuat kajian tentang kos-kos berkaitan berbanding risiko-risoko yang mungkin wujud untuk memasang alat penggera kecurian yang lebih baik serta mempunyai hubungan terus ke Jabatan pihak bank yang membuat pemantauan atau ke syarikat kawalan keselamatan yang memberi perkhidmatan CMS (Centralized Monitoring System).

Membeli insurans untuk mesin-mesin ATM tersebut termasuklah wang tunai yang terdapat di dalamnya.

Hal-hal berkaitan Opportunity risk

Opportunity Risk untuk sesebuah bank ialah risiko-risiko yang berkaitan dengan kekurangan sumber-sumber kewangan untuk menambah pendapatan bank melalui proses-proses dan perniagaan "Foreign Exchange", mendapat pulangan interest dari “repo placement", interest dari pinjaman-pinjaman malahan overnight interest bagi wang tunai yang disimpan di "depository reserve" BNM.

Opportunity Risk untuk sesebuah bank untuk memiliki sesebuah ATM ialah risiko-risiko kehilangan sumber kewangan akibat terlalu banyak wang tunai yang terbiar (idle) di dalam mesin-mesin ATM. Oleh itu pihak bank perlu memastikan wang tunai yang terbiar (idle) di dalam mesin-mesin ATM adalah minima.

Bagaimanakah cara-cara untuk mengelakkan Oppotunity Risk?

Membuat imbangan tunai ke atas ATM dengan lebih kerap. Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh maksima 3 hari.

Memiliki software untuk menetapkan jumlah optimum wang tunai yang perlu dimasukkan ke dalam setiap ATM. Software tersebut bukan sahaja boleh menentukan jumlah tunai yang perlu dimasukkan, malahan juga menetapkan tarikh dan masa yang sesuai untuk membuat kemasukan tunai baru serta membuat imbangan tunai.

Memiliki dokumen bertulis tentang tata-cara dan prosidur-prosidur (SOP) bagaimana untuk memastikan "Cash Holdings" pihak bank sentiasa terkawal.

OK lah...Cukup setakat ini aku mengarut...hehehe


Sekian.