Ramai kawan-kawan yang menyuruh aku untuk menulis tentang outsourcing of Cash Deposit Machine (CDM). Mereka minta aku share pengalaman dan pengetahuan aku tentang CDM dan pengurusan tunai semasa aku bertugas di Bank (Maybank dan Ambank) serta ketika bertugas di Mahmood Security. Aku fikir elok juga kalau aku share apa yang aku tahu. Bukan semata-mata mengikut kehendak kawan-kawan, tetapi juga untuk mendengar dan menerima kritikan dari mereka supaya ilmu yang aku ada ini bertambah-tambah lagi..hehehe
Well, menulis tentang outsourcing of CDM ini secara menyeluruh mungkin memerlukan aku untuk duduk di hadapan laptop ini berjam-jam lamanya kerana scopenya agak terlalu besar. Oleh itu, aku rasa mungkin lebih baik aku menulis artikel ini secara berperingkat-peringkat.
Sebelum itu, aku perlu meminta maaf sekiranya post ini tidak sesuai dengan anda kerana isi kandungannya mungkin hanya sesuai dibaca oleh pihak bank. Walaubagaimanapun, aku fikir apa salahnya kita sama-sama menambah pengetahuan dengan membaca.
KENAPA PERLUNYA OUTSOURCING?
Telah menjadi "Trend" bank-bank sekarang ini untuk menyerahkan tanggungjawab mengurus Cash Deposit Machine (CDM) kepada security company seperti Safeguards Securicor, Mahmood Security, SRT EON dan lain-lain lagi. Faktor utama pihak bank berbuat demikian adalah untuk memastikan CDM milik bank tersebut beroperasi secara optimum, berterusan dan kurang bermasalah. Dengan demikian dapat memastikan pelanggan bank sentiasa mendapat khidmat yang terbaik.
Perlu juga diketahui bahawa mesin-mesin CDM itu bukan lagi sesuatu barangan bank yang bertujuan memberikan khidmat percuma atau kemudahan kepada pelanggannya tetapi telah menjadi alat untuk pihak bank mengaut hasil darinya (dari "transaction fees" dan lain-lain).
Kenapa CDM-CDM tersebut tidak diselenggara oleh kakitangan bank sendiri?
Satu soalan yang baik.
Untuk mengurus serta menyelenggara CDM, pihak bank perlu memiliki sejumlah kakitangan yang "well versed" dengan mesin-mesin tersebut. Sekiranya bank itu memiliki jumlah CDM yang banyak, maka, semakin ramai kakitangan yang "expert" diperlukan. Itu mungkin agak mudah sekiranya mesin CDM tersebut dipasang di dalam bangunan cawangan bank tersebut. Bagaimana sekiranya CDM tersebut dipasang di kompleks beli-belah atau di stesen-stesen minyak? Pihak bank semestinya memerlukan satu atau mungkin lebih pasukan petugas mengurus dan menyelenggara mesin-mesin CDM tersebut.
Pengalaman aku semasa bekerja di Maybank, cukup untuk aku menerima kenyataan bahawa outsourcing itu memang perlu. Aku merupakan salah seorang pegawai bank yang terlibat mengurus dan menyelenggara mesin-mesin ATM dan CDM di dalam satu pasukan yang dipanggil "ATM/CDM Servicing Team".
Berbagai-bagai masalah yang kami hadapi ketika bertugas seperti melayan kerenah pemandu, ketidakhadiran pegawai CIT, masalah van, kesesakan lalulintas dan sebagainya. Bagi aku, masalah yang lebih besar ialah menghadap risiko dirompak. Walaupun tidak pernah dialami, tetapi cukup membuat kami sepasukan sentiasa berada di dalam kerisauan. Di samping itu, "quality of life" bersama keluarga juga terpaksa dikorbankan kerana diminta bertugas dan "standby" di waktu orang lain sedang bercuti atau bersantai di hujung minggu. Mungkin satu sahaja yang membuatkan kami agak OK iaitu mendapat elaun-elaun tambahan...mashuuuuukkk...hehehe.
Berbagai-bagai masalah yang kami hadapi ketika bertugas seperti melayan kerenah pemandu, ketidakhadiran pegawai CIT, masalah van, kesesakan lalulintas dan sebagainya. Bagi aku, masalah yang lebih besar ialah menghadap risiko dirompak. Walaupun tidak pernah dialami, tetapi cukup membuat kami sepasukan sentiasa berada di dalam kerisauan. Di samping itu, "quality of life" bersama keluarga juga terpaksa dikorbankan kerana diminta bertugas dan "standby" di waktu orang lain sedang bercuti atau bersantai di hujung minggu. Mungkin satu sahaja yang membuatkan kami agak OK iaitu mendapat elaun-elaun tambahan...mashuuuuukkk...hehehe.
Apabila mesin-mesin bertambah, maka pihak bank juga perlu menambah kakitangan atau team yang bertugas dan secara relatifnya kos-kos juga semakin meningkat..almaklumlah..kami di bank juga agak "demanding"..hehehe.
Akhirnya "Outsourcing is the best choice".
Mestilah ada...
Aku senaraikan di sini beberapa masalah utama yang dialami oleh pihak bank:
Ini merupakan masalah yang paling besar dan mungkin hingga sekarang pihak bank masih mencari idea untuk menyelesaikan masalah ini. Untuk pengetahuan anda, aku juga merupakan "pioneer" pegawai CDM untuk Maybank pada tahun 1996. Tidak pernah dalam sejarah hidup aku mengurus dan menyelenggara CDM aku mengalami kekurangan tunai (cash shortage) melainkan lebihan tunai (cash excess). Walaubagaimanapun, semenjak Maybank mula outsource CDM kepada security company bermula pada tahun 1999, cash shortage dari CDM telah wujud dan jumlahnya semakin meningkat.
Aku bukan hendak menuding jari mengatakan staff security company itu "mencilok" duit CDM tersebut tetapi aku bingung memikirkan ke mana hilangnya duit tersebut. Tidak mungkin CDM itu pandai makan duit..hehehe.
Unjustified Cash Excess
Another issue ialah bukannya "Cash Shortage" tetapi duit yang sepatutnya berlebihan (cash excess) tidak cukup atau hilang sama sekali.
Bagaimana boleh berlakunya Cash Excess?
Biasanya cash excess kat CDM wujud apabila berlakunya "cash jammed" (duit tersangkut di dalam mesin). Mungkin pelanggan telah memasukkan duit yang kurang elok kualitinya hingga mesin tidak dapat meneruskan pengiraan dan duit tersebut tersangkut di tali-sawat mesin.
Masalahnya ialah apabila security company yang menyelenggara CDM tersebut menghantar laporan imbangan tunai mesin tersebut, jumlah yang sepatutnya berlebihan kurang daripada sepatutnya ataupun mungkin tiada lebihan langsung. Biasanya pihak bank akan merujuk rekod-rekod di dalam electronic journal ataupun laporan dari pelanggan untuk mengetahui jumlah sebenar wang tunai yang telah tersangkut di mesin CDM tersebut dan kebiasaanya rekod-rekod di electronic journal atau laporan dari pelanggan adalah lebih tepat.
Jadi, ke mana perginya duit lebihan tersebut?
Ini merupakan satu lagi masalah yang biasa aku dengar dan alami semenjak CDM di outsource kepada syarikat luar. Masalah ini pula kesudahannya akan membuatkan pihak bank dihujani berbagai-bagai "complaint" dari pelanggan.
Bayangkan, anda pergi ke CDM untuk memasukkan wang tunai untuk membayar sewa rumah misalnya. Tiba-tiba berlaku kerosakan mekanikal kepada mesin tersebut dan akaun Tuan Rumah yang anda sewa tidak dikreditkan. Apabila anda mengadu ke pihak bank, mereka menjawab "Maaf Encik, kena tunggu syarikat keselamatan untuk membuat "cash balancing" dahulu sebelum kami boleh mengesahkan transaksi encik itu. Biasanya selepas 3 hari baru akaun tersebut akan kami kreditkan". Apakah perasaan anda?
Bayangkan pula selepas 3 hari anda menunggu, anda pergi semula ke bank untuk bertanya dan jawaban mereka ialah "Maaf Encik, setelah menerima laporan dari syarikat keselamatan tersebut, tiada wang lebihan yang ditemui"....adoi ai...masaaaaaaaaak!
Apakah punca kelambatan membuat "cash balancing"?. Di antara sebab-sebab utama mengapa pihak syarikat keselamatan yang ditugaskan menyelenggara mesin tersebut gagal untuk melakukannya mengikut jadual yang ditetapkan ialah kurangnya kakitangan penyelenggara atau ketidak-cukupan perkakasan lainnya termasuk ketiadaan kenderaan keselamatan.
Ini merupakan perkara yang amat sering berlaku. Ia mungkin berpunca daripada kelambatan proses mengira yang dilakukan di Pusat Pengurusan Tunai syarikat keselamatan tersebut.
Untuk pengetahuan anda, proses mengira wang tunai dari CDM adalah lebih sukar dan memakan masa berbanding mengira wang tunai yang dikeluarkan dari ATM. Ini kerana wang tunai di dalam CDM biasanya bercampur-aduk. Syarikat keselamatan memerlukan masa untuk mengasingkan jenis-jenis wang tunai (denomination) sebelum menggunakan mesin pemprosesan tunai untuk mengira wang tersebut.
Mengikut pengalaman aku, untuk mengira wang tunai dari sebuah CDM berjumlah $200,000, memerlukan kira-kira 1 jam untuk selesai. Andaikan bahawa kita perlu mengira wang tunai dari 40 mesin CDM yang mengandungi wang tunai $200,000 setiap satunya. jumlah keseluruhan masa yang diperlukan ialah 40 jam!
Sudah semestinya syarikat keselamatan itu memerlukan sekurang-kurangnya 5 orang cashier yang bekerja selama 8 jam seorang. Itu tidak termasuk membuat laporan imbangan tunai dan mengesahkan keseimbangan tunai dengan rekod-rekod di electronic journal. Sekiranya terdapat kekurangan cashier atau mungkin berlakunya kerosakan kepada mesin pemprosesan wang tunai, maka kerja-kerja itu akan tertangguh.
Apabila kerja pengiraan wang tunai tertangguh, laporan imbangan tunai juga akan lambat dikeluarkan.
Walaupun imbangan tunai dilakukan oleh syarikat keselamatan, pihak bank juga turut melakukan imbangan dengan membandingkan jumlah wang tunai yang dikira oleh syarikat keselamatan dengan rekod-rekod akaun di pihak bank. Kerja-kerja imbangan rekod-rekod oleh pihak bank itu dipanggil "RECONCILIATION".
Pihak bank sepatutnya melakukan "Reconciliation" setiap hari bagi memastikan ketepatan maklumat tunai yang dilaporkan oleh syarikat keselamatan. Masalah mungkin timbul apabila laporan imbangan tunai yang dihantar tidak tepat atau terdapat kesilapan semasa penyediaan laporan.
Punca ketidak-tepatan laporan mungkin disebabkan oleh kegopohan pekerja syarikat keselamatan untuk menghantar laporan mengikut waktu ynag pihak bank telah tetapkan.
Ok. Aku rasa setakat ini dahulu coretan aku tentang outsourcing of CDM. Aku akan menyambungnya kembali di post akan datang. Banyak wooo...hehehe
Sekian.
APAKAH OUTSOURCING TIADA MENIMBULKAN MASALAH?
Mestilah ada...
Aku senaraikan di sini beberapa masalah utama yang dialami oleh pihak bank:
Cash Shortages
Ini merupakan masalah yang paling besar dan mungkin hingga sekarang pihak bank masih mencari idea untuk menyelesaikan masalah ini. Untuk pengetahuan anda, aku juga merupakan "pioneer" pegawai CDM untuk Maybank pada tahun 1996. Tidak pernah dalam sejarah hidup aku mengurus dan menyelenggara CDM aku mengalami kekurangan tunai (cash shortage) melainkan lebihan tunai (cash excess). Walaubagaimanapun, semenjak Maybank mula outsource CDM kepada security company bermula pada tahun 1999, cash shortage dari CDM telah wujud dan jumlahnya semakin meningkat.
Aku bukan hendak menuding jari mengatakan staff security company itu "mencilok" duit CDM tersebut tetapi aku bingung memikirkan ke mana hilangnya duit tersebut. Tidak mungkin CDM itu pandai makan duit..hehehe.
Unjustified Cash Excess
Another issue ialah bukannya "Cash Shortage" tetapi duit yang sepatutnya berlebihan (cash excess) tidak cukup atau hilang sama sekali.
Bagaimana boleh berlakunya Cash Excess?
Biasanya cash excess kat CDM wujud apabila berlakunya "cash jammed" (duit tersangkut di dalam mesin). Mungkin pelanggan telah memasukkan duit yang kurang elok kualitinya hingga mesin tidak dapat meneruskan pengiraan dan duit tersebut tersangkut di tali-sawat mesin.
Masalahnya ialah apabila security company yang menyelenggara CDM tersebut menghantar laporan imbangan tunai mesin tersebut, jumlah yang sepatutnya berlebihan kurang daripada sepatutnya ataupun mungkin tiada lebihan langsung. Biasanya pihak bank akan merujuk rekod-rekod di dalam electronic journal ataupun laporan dari pelanggan untuk mengetahui jumlah sebenar wang tunai yang telah tersangkut di mesin CDM tersebut dan kebiasaanya rekod-rekod di electronic journal atau laporan dari pelanggan adalah lebih tepat.
Jadi, ke mana perginya duit lebihan tersebut?
Lambat membuat imbangan tunai
Ini merupakan satu lagi masalah yang biasa aku dengar dan alami semenjak CDM di outsource kepada syarikat luar. Masalah ini pula kesudahannya akan membuatkan pihak bank dihujani berbagai-bagai "complaint" dari pelanggan.
Bayangkan, anda pergi ke CDM untuk memasukkan wang tunai untuk membayar sewa rumah misalnya. Tiba-tiba berlaku kerosakan mekanikal kepada mesin tersebut dan akaun Tuan Rumah yang anda sewa tidak dikreditkan. Apabila anda mengadu ke pihak bank, mereka menjawab "Maaf Encik, kena tunggu syarikat keselamatan untuk membuat "cash balancing" dahulu sebelum kami boleh mengesahkan transaksi encik itu. Biasanya selepas 3 hari baru akaun tersebut akan kami kreditkan". Apakah perasaan anda?
Bayangkan pula selepas 3 hari anda menunggu, anda pergi semula ke bank untuk bertanya dan jawaban mereka ialah "Maaf Encik, setelah menerima laporan dari syarikat keselamatan tersebut, tiada wang lebihan yang ditemui"....adoi ai...masaaaaaaaaak!
Apakah punca kelambatan membuat "cash balancing"?. Di antara sebab-sebab utama mengapa pihak syarikat keselamatan yang ditugaskan menyelenggara mesin tersebut gagal untuk melakukannya mengikut jadual yang ditetapkan ialah kurangnya kakitangan penyelenggara atau ketidak-cukupan perkakasan lainnya termasuk ketiadaan kenderaan keselamatan.
Lambat menghantar laporan imbangan tunai
Ini merupakan perkara yang amat sering berlaku. Ia mungkin berpunca daripada kelambatan proses mengira yang dilakukan di Pusat Pengurusan Tunai syarikat keselamatan tersebut.
Untuk pengetahuan anda, proses mengira wang tunai dari CDM adalah lebih sukar dan memakan masa berbanding mengira wang tunai yang dikeluarkan dari ATM. Ini kerana wang tunai di dalam CDM biasanya bercampur-aduk. Syarikat keselamatan memerlukan masa untuk mengasingkan jenis-jenis wang tunai (denomination) sebelum menggunakan mesin pemprosesan tunai untuk mengira wang tersebut.
Mengikut pengalaman aku, untuk mengira wang tunai dari sebuah CDM berjumlah $200,000, memerlukan kira-kira 1 jam untuk selesai. Andaikan bahawa kita perlu mengira wang tunai dari 40 mesin CDM yang mengandungi wang tunai $200,000 setiap satunya. jumlah keseluruhan masa yang diperlukan ialah 40 jam!
Sudah semestinya syarikat keselamatan itu memerlukan sekurang-kurangnya 5 orang cashier yang bekerja selama 8 jam seorang. Itu tidak termasuk membuat laporan imbangan tunai dan mengesahkan keseimbangan tunai dengan rekod-rekod di electronic journal. Sekiranya terdapat kekurangan cashier atau mungkin berlakunya kerosakan kepada mesin pemprosesan wang tunai, maka kerja-kerja itu akan tertangguh.
Apabila kerja pengiraan wang tunai tertangguh, laporan imbangan tunai juga akan lambat dikeluarkan.
Laporan imbangan tunai tidak sama dengan rekod pihak bank
Walaupun imbangan tunai dilakukan oleh syarikat keselamatan, pihak bank juga turut melakukan imbangan dengan membandingkan jumlah wang tunai yang dikira oleh syarikat keselamatan dengan rekod-rekod akaun di pihak bank. Kerja-kerja imbangan rekod-rekod oleh pihak bank itu dipanggil "RECONCILIATION".
Pihak bank sepatutnya melakukan "Reconciliation" setiap hari bagi memastikan ketepatan maklumat tunai yang dilaporkan oleh syarikat keselamatan. Masalah mungkin timbul apabila laporan imbangan tunai yang dihantar tidak tepat atau terdapat kesilapan semasa penyediaan laporan.
Punca ketidak-tepatan laporan mungkin disebabkan oleh kegopohan pekerja syarikat keselamatan untuk menghantar laporan mengikut waktu ynag pihak bank telah tetapkan.
Ok. Aku rasa setakat ini dahulu coretan aku tentang outsourcing of CDM. Aku akan menyambungnya kembali di post akan datang. Banyak wooo...hehehe
Sekian.
Subscribe to email feed
Salam,
Bagus la abang long ni..xlokek dengan ilmu. Saya kerja kat bank dan tgh belajar dgn sorang senior pasal outsourcing ATM dan CDM..Rasanya belajar dari abang long lg cepat paham.
Ada apa2 pengeras ke kalau nak belajar?