Crisis Management Part 4

Salam,

Aku ingin menyambung kembali artikel tentang Crisis Management khusus tentang tajuk Sistem Perhubungan dan Proses Pemberitahuan.

Sebelum ini aku telahpun memberikan sedikit penerangan berkenaan topik-topik di bawah ini. Sekiranya anda terlepas atau ingin membacanya semula sila click link yang aku lampirkan bersama-sama topik tersebut.

• Pengenalan kepada Crisis Management   http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisis-management-part-1.html
• Pasukan Pengurusan Krisis (Crisis Management Team) atau CMT  http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisis-management-part-2.html
• Kriteria-kriteria Krisis atau Bencana serta penetapan tahap-tahap krisis   http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisis-management-part-3.html

Apa pentingnya Sistem Perhubungan dan Proses Pemberitahuan?

Sistem perhubungan yang baik dan berterusan ketika berlakunya krisis dapat membantu setiap organisasi melakukan pelan-pelan tindakan yang berpatutan bagi menangani krisis tersebut dengan sistematik, terkawal dan lebih effisien. Dengan itu risiko kehilangan, kerugian, kecederaan  ataupun mungkin kematian dapat dikurangkan atau dibendung sama sekali.

Perlu juga diingat bahawa, objektif utama Pengurusan Krisis adalah untuk mematikan atau melenyapkan setiap krisis dengan berkesan tanpa mengalami apa-apa risiko akibat krisis tersebut. Oleh itu sistem perhubungan yang effisien adalah paling kritikal agar tiada tindakan-tindakan yang kurang wajar diambil akibat tindakan melulu serta tanpa kawalan.

Untuk Pengurusan Krisis di Pusat Pengurusan Tunai, sistem perhubungan adalah penting bagi memastikan tiada berlakunya sebarang kehilangan tunai dan barang-barang berharga milik pelanggan-pelanggan.


Untuk proses Perhubungan dan pelan Pemberitahuan, terdapat 2 bahagian iaitu Proses Perhubungan dan Pelan Pemberitahuan DALAMAN (internal), dan Proses LUARAN.

Sistem dan Proses Perhubungan Dalaman

Proses perhubungan dalaman adalah berkait rapat dan bergantung kepada keputusan-keputusan penilaian tentang tahap-tahap sesuatu krisis yang berlaku oleh ahli-ahli CMT samada di peringkat Pusat Pengurusan Tunai utama, Pusat Tunai alternatif ataupun pihak pengurusan di HQ.

Kesemua ahli-ahli CMT perlu memastikan setiap aspek-aspek komunikasi berjalan dengan lancar dan berterusan.

Krisis di TAHAP 1 (Minor Disruption)

Perkara-perkara berikut mesti dititik-beratkan untuk menangani krisis pada TAHAP 1:

• Krisis yang berlaku mesti diuruskan dengan baik oleh ahli CMT di Pusat Pengurusan Tunai utama.
• Pengurus Pusat Tunai bertanggungjawab untuk memastikan krisis yang berlaku adalah terkawal dan maklumat-maklumat penting telah disampaikan kepada kesemua ahli-ahli CMT di peringkat Pusat Tunai tersebut.
• Bahagian Inspection dan Security perlu memastikan sistem perhubungan sentiasa beroperasi dengan baik untuk memastikan semua aspek-aspek keselamatan wujud dan terkawal semasa berlakunya krisis.
• Sekiranya perlu, pihak pengurusan atasan di HQ perlu dihubungi untuk menyampaikan status dan keadaan semasa ketika berlakunya krisis.

Krisis di TAHAP 2 (Medium Disruption)

Untuk sistem perhubungan bagi krisis di TAHAP 2, perkara-perkara yang sama ketika menangani krisis di Tahap 1 masih perlu diguna-pakai.

• Pengurus Pusat Tunai bertanggungjawab untuk memberitahu kesemua ahli-ahli CMT di Pusat Tunai utama dan Pusat Tunai alternatif agar sentiasa bersedia untuk melaksanakan pelan-pelan yang bersesuaian bagi menghadapi krisis yang berlaku.
• Pengurus juga perlu melaporkan kepada ahli-ahli CMT di peringkat HQ (pihak pengurusan atasan) staus dan keadaan krisis setiap masa untuk memastikan pihak pengurusan sentiasa bersedia melakukan pelan-pelan tindakan berpatutan serta memberikan arahan-arahan tertentu yang diperlukan.

Secara amnya, semua ahli-ahli CMT mestilah senantiasa peka kepada keadaan ketika berlakunya krisis di TAHAP 2. Ahli CMT di Pusat Tunai alternatif perlu bersedia dan bertindak dengan segera sekiranya pihak pengurusan atasan mengishtiharkan BENCANA.

Krisis di TAHAP 3 (Major Disruption)

Pengurus Pusat Pengurusan Tunai Utama perlu melaporkan kepada pihak pengurusan atasan tentang krisis tersebut dengan segera untuk menerima arahan selanjutnya serta memberi komen dan cadangan kemungkinan perlunya perishtiharan BENCANA.

Sistem dan Proses Perhubungan Luaran

Hanya Pengurus Pusat Pengurusan Tunai utama atau wakilnya dibenarkan untuk menghubungi atau melaporkan kepada pihak luar yang berkaitan seperti pelanngan-pelanggan syarikat, pembekal-pembekal, syarikat Insurans serta pihak berwajib tentang sesuatu krisis yang melanda.

Arahan-arahan berikut mesti dipatuhi jika perlu menghubungi pihak-pihak luar berkenaan sesuatu krisis:

• Pastikan maklumat yang disebarkan kepada pihak luar adalah tepat dan bersesuaian dengan krisis tersebut.
• Pastikan maklumat-maklumat rahsia pelanggan-pelanggan (seperti maklumat-maklumat kedudukan tunai pelanggan) tidak disebarkan secara sengaja atau tidak sengaja.
• Pastikan maklumat-maklumat yang disampaikan tidak menyentuh aspek-aspek kawalan keselamatan Pusat Tunai yang memungkinkan digunakan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab.
• Pastikan pihak luar yang dihubungi adalah relevan untuk sesuatu krisis.

Cara-cara menghubungi pihak luar boleh dilakukan dengan apa jua cara komunikasi sepert telefon dan e-mail.

Kesimpulan

Untuk memastikan setiap proses perhubungan berjalan dengan lancar dan mengikut prosidur yang ditetapkan, pihak Syarikat perlu memiliki carta aliran perhubungan organisasi. Syarikat juga boleh menggunakan carta organisasi CMT sepertimana yang aku telah paparkan di post yang lalu (http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisis-management-part-2.html).

Selepas ini aku akan bercerita pula tentang Penilaian krisis dan Pengumuman Bencana. So, tungguuuu...


Sekian.