Crisis Management Part 2

Salam,

Post ini adalah sambungan kepada post aku yang terdahulu tentang "Crisis Management". Sekiranya anda tertinggal atau ingin membaca post aku itu sila click link ini http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisis-management-part-1.html.

Aku lampirkan juga sekali lagi di sini topik-topik yang bakal aku huraikanya dalam post ini dan post-post seterusnya yang berkaitan tentang Crisis Management:

• Pengenalan kepada Crisis Management (telah aku sentuh di post sebelumnya).
• Pasukan Pengurusan Krisis (Crisis Management Team) atau CMT
• Kriteria-kriteria Krisis atau Bencana serta penetapan tahap-tahap krisis
• Sistem perhubungan dan proses pemberitahuan
• Penilaian krisis dan pengumuman bencana
• Reaksi dan pengurusan semasa kecemasan
• Jenis-jenis krisis dan perancangan untuk menanganinya
• Pengurusan dan pelan kesinambungan kerja (BCP)
• Proses-proses pemulihan selepas krisis
• Tindakan-tindakan untuk mengelaknya berulang semula krisis yang sama

Kali ini, aku ingin menyentuh pula topik yang kedua iaitu Pasukan Pengurusan Krisis (Crisis Management Team) atau ringkasnya CMT untuk Pusat Pengurusan Tunai (Cash Management Center).

Apakah Fungsi-fungsi CMT?

Fungsi utama CMT adalah seperti berikut::

• Memastikan bahawa komunikasi ketika berlakunya krisis berjalan dengan lancar dan cekap. Ahli-ahli CMT mesti bertindak pantas dan berhemah menyampaikan maklumat yang penting dengan tepat tentang seseuatu krisis kepada staff berkaitan dan kumpulan pengurusan. Maklumat yang salah, tidak tepat serta penyampaian maklumat kepada orang yang tidak sepatutnya menrima maklumat tersebut mungkin boleh menyebabkan sesuatu krisis itu tidak dapat dibendung dengan sewajarnya.

• Memastikan fungsi-fungsi atau kerja-kerja yang kritikal dijalankan dengan betul dan teratur. Setiap ahli-ahli CMT dipilih berdasarkan kepada pengetahuan dan pengalamannya di dalam sesuatu bidang tugas serta berkait rapat dengan tugas-tugas yang dilakukannya sekarang.

• Meminimumkan risiko yang mungkin menyebabkan pihak pelanggan syarikat menanggung kerugian akibat krisis yang berlaku. Ahli-ahli CMT mesti menumpukan seluruh perhatian kepada elemen-elemen kawalan keselamatan dan prosidur-prosidur piawai mesti dipatuhi setiap masa ketika berlakunya krisis.

• Memastikan jangka masa krisis tidak terlalu lama. Tempoh masa krisis (Maximum Tolerable Down-time) atau MTD mesti menjadi fokus dan matlamat utama CMT.

Ahli-ahli CMT

Pasukan CMT terbahagi kepada 3 iaitu, CMT di Pusat Pengurusan Tunai utama, CMT di Pusat Pengurusan Tunai alternatif (atau backup) dan CMT di Ibu Pejabat (HQ).

CMT di Pusat Pengurusan Tunai utama.

Pasukan CMT di Pusat Pengurusan Tunai utama terdiri daripada pekerja-pekerja yang memikul tanggungjawab kritikal memastikan tugasan-tugasan yang dipikul dijalankan dengan teratur dan berterusan.

Contohnya, untuk mengawal dan memastikan setiap transaksi pengurusan wang tunai dilakukan dengan betul dan mengikut prosidur-prosidur yang telah ditetapkan, dipertanggungjawabkan kepada Ketua Juruwang atau Chief Cashier. Kecuaian atau kehilangan fokus semasa krisis mungkin boleh menyebabkan syarikat kehilangan wang tunai dan memberi impak negatif kepada pelanggan syarikat.

Manakala, untuk memastikan mesin-mesin ATM dan CDM yang telah di outsource kepada syarikat di servis dengan sempurna dan mengikut ketetapan masa seperti di dalam Service Level Agreement (SLA) dipikul oleh Executive ATM. Kegagalan mematuhi SLA akan menyebabkan syarikat dikenakan penalti oleh pihak bank dan reputasi mungkin dipersoalkan.

Tugas-tugas lainnya seperti memastikan kesemua kakitangan mematuhi peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh syarikat ketika krisis harus dipertanggungjawabkan kepada staff Security (Inspection Executive). Begitu juga lain-lain tugasan perlulah ada kakitangan yang dipertanggungjawabkan mengikut kepentingan dan kesesuaian ketika menghadapi krisis.

CMT di Pusat Pengurusan Tunai Alternatif

Ahli-ahli CMT di Pusat alternatif biasanya terdiri daripada pekerja-pekerja penguruan pertengahan (middle management team) yang bertanggungjawab membantu CMT di Pusat utama semasa pemindahan operasi ke Pusat Alternatif. Walaubagaimanpun, CMT di Pusat alternatif mestilah sentiasa bersedia sepenuhnya bagi memastikan pemindahan operasi berjalan dengan lancar dan tidak melebihi masa MTD.

CMT di Ibu Pejabat (HQ)

Ahli-ahli CMT di Ibu Pejabat merupakan kakitangan Pengurusan Kanan syarikat yang dipertanggunjawabkan untuk membuat keputusan-keputusan berkaitan dan melibatkan polisi-polisi syarikat seperti pengumuman bencana, arahan perpindahan lokasi operasi, berurusan dengan pihak media serta menyampaikan maklumat tertentu kepada pelanggan-pelanggan.

Secara amnya, CMT bolehlah digambarkan berdasakan kepada carta organisasi CMT seperti di bawah ini:

Tugas-tugas setiap ahli CMT akan aku ceritakan dengan lebih lanjut di dalam post-post aku yang seterusnya nanti mengikut topik-topik yang aku telah lampirkan di atas. So, tungguuuu.....

Sekian.