Cara-cara Menulis SOP Part 2

Salam,

Kali ini aku akan sambung coretan aku tentang cara-cara menulis SOP khusus kepada topic bagaimana untuk menulis prosidur-prosidur. Jika anda ingin membaca coretan aku yang lepas tentang topic yang sama sila klik link berikut http://abanglongonline.blogspot.com/2010/06/cara-cara-menulis-sop.html.

Apakah Prosidur atau dalam bahasa Inggerisnya Procedure?

Prosidur ialah suatu tata-cara atau langkah-langkah tindakan yang terperinci bagi melakukan sesuatu tugasan. Setiap langkah-langkah serta tindakan di dalam prosidur adalah berkait rapat di antara satu sama lain serta berturutan atau tertib.

Sebagai contoh, prosidur untuk memasak nasi dimulakan dengan menyukat jumlah beras yang diperlukan, kemudiannya membasuh beras tersebut, memasukkannya ke dalam periuk, memasukkan air di paras yang betul agar tidak terkurang atau terlebih air dan seterusnya memasaknya di atas api yang sederhana supaya tidak menghasilkan kerak yang berlebihan.

Jika kita lihat contoh di atas, setiap langkah-langkah tindakan untuk memasak nasi tersebut adalah saling berkait dan tertib. Tiada langkah-langkah yang sepatutnya ditinggal. Jika tidak, mungkin nasi yang diharapkan tidak menjadi dan jika langkah-langkah tidak dilakukan dengan tertib (atau mengikut turutan sepatutnya), hasilnya tidak mungkin tercapai. Memasak beras tanpa langkah memasukkan air ke dalam periuk semestinya tidak akan merubah beras tersebut menjadi nasi. Mungkin pula menjadi bertih beras...hehehe.

Bagaimana untuk menulis prosidur yang baik?

Untuk menulis prosidur, kita juga perlu mengikut prosidur yang ditetapkan kerana jika tidak, mungkin bukan prosidur yang kita tulis tetapi satu karangan yang tidak meghasilkan apa-apa. Jadi, sila baca prosidur berikut...hehehe:

Pertamanya, Mulakan dengan matlamat. Apakah tujuan prosidur itu dibuat?

Tulis dengan ringkas apakah tujuan untuk mengikuti langkah-langkah tindakan yang anda akan tulis.

Misalnya, anda ingin menulis cara-cara untuk memproses dan membungkus (pack) wang tunai yang akan dihantar atau didepositkan ke syarikat keselamatan yang mengambil alih tugas Cash Center bank anda. Anda boleh menulis begini:

Untuk memastikan tiada risiko kecurian dan mengelakkan perselisihan faham akibat kehilangan wang tunai semasa penghantaran ke syarikat kawalan keselamatan, setiap langkah-langkah tindakan untuk memproses wang tunai berikut mestilah sentiasa dipatuhi:

Ada beberapa maklumat penting yang disebut di dalam Contoh di atas:

• Memastikan tiada risiko kecurian. Ini merupakan matlamat kenapa prosidur itu ditulis.
• Mengelakkan perselisihan faham akibat kehilangan wang tunai. Ini juga sebahagian dari matlamat.
• Semasa penghantaran ke syarikat kawalan keselamatan. Memberitahu proses yang menjurus kepada perlunya matlamat tersebut.
• Langkah-langkah tindakan untuk memproses wang tunai. Memberitahu tentang adanya tata-cara yang perlu diikuti untuk tugasan tertentu (memproses wang tunai)
• Mestilah dipatuhi. Suatu arahan tegas agar langkah-langkah yang bakal anda tulis dipatuhi.

Keduanya, tulislah langkah-langkah yang perlu diikuti tersebut.

Pastikan setiap langkah-langkah tindakan tersebut relevan dengan proses dan dapat mencapai matlamat yang diharapkan. pastikan juga langkah-langkah tersebut berturutan dan mengikut tertibnya. Mari kita lihat contoh prosidur di bawah:

• Langkah pertama. Aturkan wang tunai mengikut denominasinya.
• Langkah kedua. Susun wang tunai tersebut di mana potret Yang DiPertuan Agong menghala ke atas.
• Langkah ketiga. Jadikan wang tunai tersebut di dalam bentuk peket yang mengandungi 100 keping setiap satu peket.
• Langkah keempat. Ikat peket wang tunai tersebut menggunakan gelang getah atau kertas pengikat.
• Langkah kelima. Susun peket-peket wang tunai tersebut mengikut aturan berikut. Lima peket disusun di mana potret Yang DiPertuan Agong menghadap ke atas manakala lima peket lagi potret tersebut menghala ke bawah menjadikannya satu bendala yang mengandungi 10 peket wang tunai kesemuanya.
• Langkah keenam. Ikat bendala tersebut dengan gelang getah atau kertas pengikat.
• Langkah ketujuh. Masukkan bendala tersebut ke dalam plastik pembungkus wang tunai yang lutsinar.
• Langkah kelapan. Lekatkan pita pengikat (cellophane tape) untuk memastikan bendala tersebut dibungkus dengan kemas.
• Langkah kesembilan. Letakkan atau lekatkan label yang telah ditandatangani di atas bendala yang telah dibungkus dengan sempurna tersebut. pastikan label tersebut mengikut piawaian (warna dan saiznya) sepertimana yang telah ditetapkan oleh BNM.
• Langkah kesepuluh. Ikat bendala yang telah dilabelkan tersebut menggunakan mesin"banding".
• Langkah kesebelas. Tampalkan "sticker" keselamatan di pita mesin "banding".

Prosidur di atas bolehlah dianggap lengkap tetapi cara penyampaiannya mungkin agak membosankan. 

Bagaimanakah caranya jika kita ingin menjadikan prosidur di atas supaya kelihatan lebih menarik? Aku cadangkan kita mengikut "Chunking Principle" dengan menggunakan "Step Action Table" seperti yang aku paparkan di bawah:

Prosidur di atas kelihatan lebih menarik bukan?

Ayat-ayat perintah untuk prosidur

Sepertimana yang telah aku coretkan di post terdahulu, setiap prosidur perlu menggunakan ayat-ayat perintah atau aktif. Ini adalah kerana sesuatu prosidur itu adalah suatu perintah atau arahan kepada seseorang atau beberapa orang untuk melakukan sesuatu tugasan.

Aku pernah membaca beberapa dokumen yang dipanggil prosidur atau SOP oleh penulisnya menggunakan ayat-ayat pasif. Membaca dokumen tersebut seolah-olah sedang membaca sebuah karangan yang membosankan. Aku tidak berapa yakin cara penulisan yang sedemikian sesuai untuk digunakan sebagai SOP dan aku juga tidak hairan jika "Non-Compliance" berlaku.

Biarlah tulisan kita untuk SOP nampak tegas. Apa akan jadi sekiranya kita mengarahkan pekerja kita melakukan sesuatu tugas tetapi menyampaikannya secara bersyair?...hahaha.

OK. Itu sahaja untuk kali ini. Aku akan sambung lagi tentang penulisan SOP ini di post akan datang.

Sekian.