Crisis Management Part 6

Salam,

Tulisan ini adalah sambungan kepada post aku yang lepas tentang "Crisis Management" untuk Pusat Pengurusan Tunai. Sekiranya anda tertinggal atau ingin membaca post-post terdahulu aku itu, sila click link-link yang berkenaan yang aku telah lampirkan bersama-sama topik-topik berkaitan:

• Pengenalan kepada Crisis Management (http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisis-management-part-1.html)
• Pasukan Pengurusan Krisis (Crisis Management Team) atau CMT (http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisis-management-part-2.html)
• Kriteria-kriteria Krisis atau Bencana serta penetapan tahap-tahap krisis (http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisis-management-part-3.html)
• Sistem perhubungan dan proses pemberitahuan (http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisis-management-part-4.html)
• Penilaian Krisis dan Perisytiharan BENCANA (http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisis-management-part-5.html)

Kali ini, aku akan menulis pula tentang topik yang ke enam iaitu Reaksi dan Pengurusan semasa kecemasan.

Penerangan tentang pelan tindakan menghadapi Kecemasan

Setiap pekerja yang ditugaskan di Pusat Pengurusan Tunai mestilah diberikan penerangan tentang pelan-pelan dan proses-proses ketika meghadapi situasi kecemasan atau bencana. Pengetahuan dan pemahaman tentang pelan-pelan dan proses-proses berkaitan adalah sangat penting untuk memastikan reaksi yang cepat dan tersusun jikalau pengosongan bangunan Pusat Tunai diperlukan. Tindakan yang pantas dan tersusun dapat mengelakkan kejadian-kejadian yang tidak diingini dari berlaku.

Ada sesetengah syarikat yang menyediakan buku-buku atau risalah-risalah tentang pelan-pelan tindakan ketika berlakunya kecemasan. Itu merupakan satu tindakan yang baik kerana ia dapat memastikan setiap maklumat tentang sesuatu krisis dan langkah-langkah yang perlu diambil oleh para pekerjanya dapat disampaikan dengan jelas dan sistematik.

Penerangan tentang pelan-pelan atau tindakan-tindakan yang perlu diambil ketika berlakunya kecemasan merupakan salah satu dari langkah-langkah persediaan awal sesebuah organisasi untuk menangani sesuatu krisis. Dengan cara memberi penerangan berterusan, organisasi tersebut dapat memastikan bahawa reaksi yang spontan dan tersusun sepertimana yang diterangkan dilaksanakan ketka berlakunya insiden tersebut.

Senarai nama dan nombor telefon

Semua ahli-ahli CMT dan lain-lain pekerja penting seperti ATM Planners, ATM Controller, Vaulting Officer dan lain-lain lagi perlu memberikan nombor telefon masing-masing. Mereka perlu memastikan bahawa mereka sentiasa boleh dihubungi semasa terjadinya krisis atau bencana.

Di samping itu senarai jabatan-jabatan atau pihak berkuasa tempatan bersama-sama nombor-nombor telefon yang perlu dihubungi perlu diadakan bagi memudahkan ahli-ahli CMT jika berlakunya sesuatu krisis yang memerlukan bantuan daripada jabatan-jabatan tersebut.

Di antara jabatan-jabatan kerajaan atau pihak berkuasa tempatan yang perlu diketahui ialah Bomba dan Penyelamat, Polis, Hospital dan ambulans.

Mungkin lebih baik sekiranya nombor-nombor telefon jabatan-jabatan tersebut serta ahli-ahli CMT di cetak di atas kad dan diberikan kepada semua pekerja untuk dijadikan rujukan yang pantas.

Aspek-aspek persediaan menghadapi krisis

Berikut adalah beberapa aspek persediaan menghadapi krisis yang aku fikir amat penting untuk dilakukan:

• Melakukan ujian-ujian terhadap pelan-pelan tindakan yang telah dijadikan rujukan. Ini bertujuan memastikan pelan-pelan tersebut relevan dan bersesuaian dengan keadaan semasa. Dengan melakukan ujian-ujian, syarikat boleh menilai setaip pelan-pelan samada perlu diperbaiki atau ditukar keseluruhannya sekiranya perlu.

• Mendapatkan nasihat-nasihat dari pihak yang lebih arif tentang sesuatu krisis tentang pelan-pelan atau tindakan-tindakan yang berkaitan. Sebagai contoh, untuk pelan pengosongan bangunan sekiranya berlakunya kebakaran, adalah lebih baik untuk merujuknya kepada jabatan Bomba dan Penyelamat.

• Melakukan "Corrective Action" atau tindakan-tindakan pembetulan supaya krisis yang telah dihadapi tidak akan berulang. Bagi syarikat yang tidak pernah menghadapi krisis yang sedemikian, mendapatkan maklumat-maklumat daripada syarikat-syarikat lain yang pernah mengalaminya mungkin boleh membantu dalam aspek-aspek persediaan.

• Berbincang (mesyuarat) sesama ahli-ahli CMT dan membuat jangkaa atau ramalan-ramalan mungkin berlakunya krisis dengan melihat keadaan dan situasi semasa. Sebagai contoh, untuk krisis buruh (seperti mogok) mungkin tanda-tanda tersebut telah kelihatan sebelum ianya berlaku.

Aspek-aspek pengurusan ketika berlakunya kecemasan

Matlamat utama pengurusan krisis adalah untuk memastikan setiap krisis dihadapi dengan lancar tanpa sebarang kerugian, kecederaan atau menimbulkan krisis-krisis baru. Oleh itu, syarikat perlu memastikan semua permasalahan yang menjurus kepada krisis diuruskan dengan baik dan sempurna.

Berikut adalah beberapa cadangan yang aku telah perolehi dan mungkin sesuai diguna-pakai ketika berlakunya kecemasan:

Tindakan-tindakan bagi mengurangkan kerugian

Untuk krisis yang boleh menyebabkan kecederaan ataupun situasi-situasi yang boleh mengancam nyawa para pekerja, walaupun terpaksa meninggalkan atau mengosongkan bangunan Pusat Tunai dengan segera, sekiranya ada masa yang terluang walaupun terhad, tindakan-tindakan berikut boleh diikuti untuk mengurangkan kadar kehilangan syarikat:

• Semua fail-fail penting dan kritikal (Buku catatan tunai, laporan imbangan tunai dan lain-lain dokumen) mesti diletakkan atau disimpan di dalam peti simpanan selamat yang kalis api dan hendaklah dikunci.

• Semua wang tunai dan barangan berharga hendaklah disimpan di dalam Strong Room (vault) dan dikunci. Wang tunai untuk tugasan-tugasan kritikal dan perlu hendaklah di simpan atau diletakkan di dalam van keselamatan. Pastikan bahawa jumlah keseluruhan wang tunai yang disimpan di van keselamatan tidak melebihi kadar maksima seperti ynag telah ditetapkan oleh pihak Insurans.

• Semua mesin-mesin pemprosesan tunai mestilah dimatikan dengan sempurna dan wayar elektriknya telah ditanggalakan dari soket.

• Semua alat-alat pemprosesan dan mesin-mesin hendaklah ditutup dengan penutup khas yang kalis air.

Prosidur pengosongan bangunan

Sekiranya pengosongan bangunan Pusat Tunai adalah perlu, ahli-ahli CMT mesti memastikan prosidur berikut sentiasa dipatuhi:

• Pengosongan bangunan Pusat Tunai mesti dilakukan dengan pantas dan teratur. Pada ketika pengosongan dilakukan, memastikan semua pekerja agar sentiasa tenang adalah amat penting. Panik dan melakukan tindakan tergopoh-gapah mungkin akan menyebabkan kelewatan pengosongan serta mengakibatkan kecederaan kepada pekerja.

• Pekerja-pekerja yang terdiri daripada Orang Kurang Upaya (OKU) hendaklah diberi bantuan secukupnya.

• Para pelawat atau tetamu hendaklah diiringi keluar dari bangunan.

• Tandas, bilik-bilik mesyuarat, surau, pantries dan lain-lain hendaklah diperiksa dengan rapi dan dikosongkan.

• Semua pekerja dan tetamu Pusat Tunai hendaklah berkumpul di tempat perhimpunan yang telah ditetapkan dan jumlah mereka mestilah dihitung untuk memastikan tida sesiapa yang masih tertinggal atau terperangkap di dalam bangunan.

Nota:

• Senarai kakitangan yang bertugas pada hari tersebut mestilah tersedia untuk tujuan pengiraan.
• Senarai nama-nama pelawat perlu ada untuk tujuan yang sama
• Sekiranya didapati ada pekerja atau pelawat yang hilang, laporkan kepada Pengurus Pusat Tunai dengan segera.

• Perjalanan semasa pengosongan bangunan hendaklah dilakukan mengikut laluan kecemasan yang disediakan.

• Semua kakitangan dan pelawat akan dikumpulkan dan dibahagikan mengikut Bahagian-bahagian atau Unit-unit di mana mereka bertugas. Perhatian khusus perlu diberikan kepada kakitangan-kakitangan Pusat Pemprosesan Tunai termasuk pelawat-pelawat yang memasuki bahagian tersebut.

Nota:

Inspection Officers/Body Checkers hendaklah melakukan “body frisks” (pemeriksaan badan) kepada semua kakitangan terbabit termasuk para pelawat untuk memastikan tiada wang tunai yang dibawa keluar.

• Kesemua pegawai dan kakitangan keselamatan hendaklah sentiasa berwaspada dan mengawal keadaan keselamatan di sekitar kawasan Pusat Tunai.

Mengurus situasi kecemasan

Pengurus Pusat pengurusan Tunai adalah bertanggungjawab untuk memimpin ahli-ahli CMT di situ untuk menangani situasi kecemasan seperti berikut:

• Cuba kawal krisis dengan melakukan pengasingan kepada krisis yang berlaku dengan menyelesaikannya satu persatu (jika boleh). Sebagai contoh, jika kecemasan tersebut merupakan kebakaran, cuba untuk memadamkan api yang dengan menggunakan alat pemadam api untuk mengelakkannya merebak.

• Cuba stabilkan keadaan supaya ianya tidak meningkatkan tahap cemas di kalangan para pekerja dan menimbulkan keadaan yang lebih huru hara.

• Pujuk atau tenangkan semua kakitangan agar mematuhi semua arahan dan prosidur-prosidur yang berkenaan.

• Jika pengosongan bangunan adalah perlu, pastikan ianya dilakukan dengan teratur mengikut pelan-pelan dan tidakan yang telah diterangkan sebelumnya.

• Mungkin juga Pengurus dan ahli-ahli CMT perlu mengadakan satu Crisis Operations Center (COC) terutamanya ketika berlaku kebakaran sebagai satu tempat di mana operasi menyelamat dan komunikasi diselaraskan. Tempat tersebut sepatutnya berhampiran dengan Pusat Tunai dan selamat untuk digunakan.

Nota:

Crisis Operations center (COC) ialah tempat di mana maklumat-maklumat penting dapat diperolehi dan disampaikan kepada pihak-pihak tertentu dan juga tempat di mana pihak pengurusan atasan yang berpengetahuan/berpengalaman untuk bertindak menangani pertanyaan-pertanyaan dari berbagai pihak yang berkenaan.

• Ahli-ahli CMT juga bertanggungjawab untuk melihat dan menilai situasi kecemasan tersebut dan melaporkannya dengan segera untuk memastikan keadaannya terkawal.

• Hadapi dan uruskan kecederaan atau mungkin kematian dengan cara yang betul dan teratur sebelum mendapat bantuan daripada pihak berkaitan (seperti paramedics, Bomba, Polis dan sebagainya).

Ini sahaja untuk post kali ini. Aku akan sambung lagi di masa akan datang. Ada beberapa maklumat di sini yang aku mungkin akan ulang apabila aku menulis tentang topik Jenis-jenis Krisis dan Perancangan untuk Menanganinya nanti.

Sebenarnya topik ini memang agak berjela-jela panjangnya. Aku harap anda tidak boring membacanya. Mungkin ada juga beberapa maklumat yang aku tertinggal dan tidak aku muatkan di sini. Anda boleh juga merujuk beberapa laman web yang khusus bercerita tentang perkara-perkara di atas di internet.

Sekian.