Cara-cara Menulis SOP

Salam,

Kali ini aku ingin bercerita tentang tata-cara untuk membuat sebuah dokumen Standard Operating Procedures (SOP).

Apa itu SOP?

Standard Operating Procedures atau ringkasnya "SOP," ialah suatu dokumen yang mengandungi arahan-arahan spesifik untuk melaksanakan sesuatu tugasan. SOP akan memastikan tugasan tersebut dibuat secara tersusun, selamat, menepati piawaian yang ditetapkan dan juga mengikut lunas undang-undang atau ketetapan-ketetapan am lainnya.

Menulis SOP bukanlah sesuatu yang terlalu mudah kerana beberapa perkara dan aspek tertentu perlu dikaji dan dilakukan bagi mencapai tujuan utama mengapa SOP itu dibuat.

Sebagai contoh, anda ingin menulis SOP cara-cara untuk membuat “burger”.

Sebelum anda menulis, anda perlu tahu apakah matlamat utama anda. Anda mungkin inginkan “burger” yang rasanya enak dan memiliki kelainan dari “burger” orang lain. Anda juga ingin memastikan semua “burger” yang anda buat mempunyai kualiti dan rasa yang sama.

Untuk itu, anda perlu memastikan SOP tersebut mengandungi cara-cara menjaga kualitinya seperti penggunaan perencah yang sama (kuantiti dan jenama perencahnya), berapa lama daging/atau ayam “burger” tersebut perlu diperam agar perencahnya sebati dengan daging/ayam tersebut, cara-cara memasaknya agar tidak terlalu masak atau terkurang masak, cara-cara pembungkusannya dan lain-lain lagi.

Pernahkah anda terfikir bagaimana agaknya Restoran McDonald memastikan kualiti burger mereka?

Untuk mengetahui samada SOP yang anda tulis sempurna atau tidak anda perlu mendapatkan pandangan atau cadangan daripada kakitangan restoran anda. Mungkin terdapat beberapa kelemahan atau ketidak-sesuaian dalam tata-cara yang anda tulis itu. Manakala, untuk mengetahui samada “burger” yang anda buat berkualiti serta menjadi pilihan ramai, anda perlu mendapatkan pandangan dari para pelanggan anda.

Apa yang aku cuba sampaikan di atas ialah, untuk menulis sesuatu SOP berkenaan sesuatu tugasan, anda perlu tahu perkara-perkara berikut:

• Apakah matlamat utama anda.
• Apakah tata-cara yang anda tulis sesuai atau boleh diikuti oleh pekerja anda?
• Adakah tata-cara tersebut yang terbaik?
• Pernahkah anda uji tata-cara tersebut dan apakah hasilnya?
• Apakah akibat sekiranya pekerja anda gagal mematuhi tata-cara tersebut?

Maafkan aku sekiranya “introduction” aku ini mungkin agak terlalu panjang. Aku Cuma ingin anda memahaminya supaya anda tahu di mana anda harus bermula.

Tata-cara menulis SOP

Berikut aku paparkan cara-cara yang standard untuk anda menulis SOP untuk sesuatu tugasan:

Pertama, dapatkan PANDANGAN

Berbincanglah dengan pekerja-pekerja anda atau sesiapa yang perlu mengikuti setiap langkah atau tindakan yang terdapat di dalam SOP anda itu.

Pengalaman pekerja-pekerja anda akan membantu anda menulis langkah-langkah serta tindakan-tindakan dengan lebih cepat dan sempurna. Mungkin juga terdapat proses-proses yang sudah tidak relevan dan mereka mempunyai idea bagaimana untuk melakukannya dengan lebih baik.

Anda perlu juga mendapatkan pandangan mereka supaya tiada berlakunya “non-compliance” setelah SOP anda itu siap kelak.

Jangkakan bahawa SOP anda itu perlu ditulis berkali-kali sebelum diluluskan untuk penggunaannya dan beri peluang kepada pekerja anda untuk melihat serta memberikan komen-komen yang berguna.

Kedua, RANCANG apa yang ingin ditulis

Bermulalah dengan melakar atau menulis kerangka SOP. Ada sesetengah penulis bermula dengan “Table of Contents”. Ada juga penulis yang bermula dengan “Process Flow Chart”. Bagi aku, apa yang penting, anda mesti merancang dahulu apa yang anda ingin tulis tidak kira bagaimana anda ingin bermula.

Salah satu cara bermula yang aku fikir agak baik ialah dengan menggunakan "Peta Minda". Tulislah dahulu seberapa banyak idea yang anda terfikirkan. Jangan sekat idea anda termasuklah idea-idea yang mungkin mengarut atau tidak relevan.

Ketiga, mulakan SOP anda dengan PENGENALAN

Tulis  PENGENALAN kepada tugasan tersebut termasuklah tajuk SOP anda, apakah matlamat utama, sebab-sebab perlu mematuhi SOP tersebut serta berbagai-bagai lagi “Policy Statements” yang anda fikirkan sesuai. Dengan cara begini, pekerja anda akan mudah memahami akan kehendak syarikat dan menuruti setiap langkah atau tindakan yang terkandung di dalam SOP tersebut.

Apa itu "Policy Statements"? Sila lihat post aku yang telah lalu di http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/apa-itu-policy-dan-procedure.html.

Sekiranya SOP yang anda bakal tulis merupakan suatu dokumen yang panjang dan mempunyai berbagai-bagai perkataan-perkataan khusus, adalah lebih baik anda menulis juga di bahagian pengenalan tentang definisi perkataan-perkataan  tersebut termasuk singkatan-singkatannya.

Dan yang lebih penting lagi anda perlu memberitahu di sini siapakah golongan sasaran anda ataupun siapakah yang terlibat dan perlu mematuhi isi-kandungan SOP yang anda tulis itu.

Keempat, menulis PROSIDUR

Kini barulah anda bermula untuk menulis tentang prosidur-prosidur atau langkah-langkah tindakan yang perlu diikuti oleh pekerja anda untuk melakukan sesuatu tugasan. Tulislah dengan bahasa yang mudah difahami dan diikuti.

Ada berbagai-bagai cara untuk menulis prosidur:

• Sesetengah penulis suka menggunakan ayat-ayat yang panjang untuk menerangkan setiap langkah-langkah tindakan yang perlu diambil. Walaubagaimanpun, cara begini mungkin akan membuat pembacanya “boring” dan kurang memberi perhatian.

• Bagi aku, cara yang terbaik ialah dengan menggunakan “Chunking Principle” di mana prosidur-prosidur tersebut di atur dan dipaparkan melalui penggunaan “Action Steps Table” dan disokong pula dengan gambarajah atau sekurang-kurangnya “Flow Chart”.

• Ingatlah, kita menulis SOP supaya pekerja dapat mengikutinya dan bukannya hanya sekadar untuk dibaca (seperti membaca sebuah karangan). Oleh itu setiap langkah-langkah tindakan yang ditulis  seeloknya di dalam ayat-ayat “perintah” atau “aktif” dan khas ditujukan kepada siapa.

Kelima, masukkan "VERSION TRACKING"

Apakah "Version Tracking"? Setiap SOP yang anda telah tulis perlu mempunyai rekod-rekod tentang perubahan-perubahan yang telah anda lakukan kepada versi asal SOP anda itu seperti perubahan di dalam polisi-polisi syarikat, perubahan kepada langkah-langkah tindakan sesuatu tugasan, penambahan-penambahan kawalan keselamatan atau mungkin juga pembetulan-pembetulan di atas kesilapan teknikal SOP itu sendiri. "Version Tracking" ialah satu cara di mana perubahan-perubahan tersebut dipaparkan di dalam sesuatu SOP.

Apa yang perlu ada pada "Version Tracking"?

• Tarikh mula SOP anda dibuat.
• Siapa penulis dan siapa pula menjadi Editornya.
• Siapa yang meluluskan SOP tersebut.
• Nombor asal dokumen SOP anda
• Tarikh perubahan dilakukan.
• Bahagian atau Seksyen yang telah diubah dan apakah perubahannya
• Siapa penulis dan siapa pula menjadi Editor untuk perubahan tersebut
• Siapakah yang meluluskan untuk perubahan tersebut.
• Nombor baru dokumen SOP anda (biasanya cuma tambahan kepada nombor asal)

Keenam, masukkan "DISCLAIMER"

Tujuan meletakkan "DISCLAIMER" adalah untuk memastikan SOP anda tidak di"CILOK" sewenang-wenangnya oleh pesaing-pesaing syarikat anda.

Aku paparkan di sini contoh "DISCLAIMER" yang aku tulis untuk Securiforce:

This manual is the sole property of Securiforce Sdn Bhd (30653-X). All or any part of this manual shall not be copied, reproduced, stored in any retrieval system, transmitted in any form or by means of electronic or system without prior approval from the Management of the Company.

Dengan meletakkan "DISCLAIMER" di dalam SOP anda sebenarnya masih tidak menjamin akan kebocorannya kepada pihak luar jika kakitangan anda sendiri yang memberinya kepada mereka secara sukarela atau paksarela. oleh itu di dalam topik PENGENALAN, anda perlu juga menulis dan menekankan akan kerahsiaan dokumen SOP anda itu.

Yang terakhir, SOP itu perlu diTANDATANGANI

Bergantung kepada polisi syarikat anda, biasanya SOP akan ditandatangani oleh Ketua Jabatan Polisi dan Prosidur dan turut ditandatangani oleh Pengarah atau sesiapa yang dilantik olehnya.

Kesimpulan

Mungkin tulisan aku di sini kurang isi-kandungannya kerana ianya hanyalah sesuatu yang "fundamental". Jadi, aku sarankan anda cuba juga mencari dan membaca artikel-artikel tentangnya di laman-laman web. Aku akan sambung lagi tentang penulisan SOP ini di lain kali...so, tungguuuuuuu...

Sekian.