Presentation Skills?

Salam...

Semalam, ketika aku berada di dalam LRT untuk pulang ke rumah selepas meeting dengan Head, Operations and Due Diligence, Mayban Ventures Sdn Bhd, aku terpandang seorang lelaki mulutnya sedang terkumat-kamit berkata sesuatu manakala kedua tangannya begitu aktif terarah ke sana ke mari.

Pada mulanya, aku fikirkan lelaki tersebut tidak berapa betul kerana bercakap seorang diri (teruk betul aku ni) ataupun mungkin juga sedang berbual-bual menggunakan telefon bimbit dan headset (atau hands free), tetapi, aku tidak nampak pula akan wayar headset tersangkut di telinganya.

Kebetulan, lelaki itu turun di stesen yang sama dan aku dapati dia masih lagi berkelakuan sedemikian tanpa memperdulikan orang lain di sekitarnya. Mungkin kerana dia perasan aku asyik memerhatikannya sejak dari dalam LRT lagi, sambil tersenyum dia berkata, "Saya tengah hafal script untuk presentation ni bang. Jangan ingat saya tak betul pula".

Presentation apa yang sedang engkau hafal tu? Bukan main khusyuk lagi?

"Business Plan. Syarikat kami diminta membentangkannya sebagai syarat untuk mendapatkan pinjaman."

Aku hanya tersenyum. Bukan bermaksud ingin memperlekehkan dia tetapi teringat akan cara yang kami lakukan hampir sama...hehehe.

Aku teringat semasa zaman aku bersekolah dahulu di S. M. Teknik Johor Bharu di mana ketika itu pertandingan pidato sedang dilangsungkan dan rakan aku merupakan salah seorang peserta. Dia memang seorang pemidato yang baik. Yang membuatkan aku lebih teruja pada masa itu ialah kata-kata yang dia lontarkan semasa di pentas bulat-bulat mengikut script yang dia karang. Tiada satu pun yang terlebih atau terkurang.

Persoalannya, sesuaikah cara sedemikian (menghafal) untuk membuat presentation mewakili syarikat pada masa sekarang?

Aku recall kembali kenangan aku semasa membuat business presentation kepada Bank Islam (BIMB) untuk Securiforce. Ketika sedang seronok berucap di hadapan, tiba-tiba Head of Audit bertanyakan soalan dan diikuti oleh soalan-soalan lain yang datangnya dari Head of Risk Management, Head of Cash Management dan para tetamu lain. Bayangkanlah, jika presentation aku strictly bergantung kepada script, apakah agaknya yang akan berlaku? Sesetengah orang mungkin akan fumble dan gagal mengawal situasi.

Aku tidaklah ingin membangga diri mengatakan aku ini pandai di dalam membuat presentation, malah aku masih menganggap aku ini masih belajar, tetapi aku amat bersyukur kerana sebelum ini aku banyak diberikan pendedahan tentang cara-cara berhadapan dengan audience dan public speaking oleh bukan orang lain lagi tetapi Abah aku sendiri (bekas seorang guru). In fact, sebelum aku bekerja di Maybank, aku juga merupakan salah seorang facilitator kursus-kursus yang dianjurkan oleh Biro Tata Negara (BTN) seperti kursus Bina Negara, Bina Insan, Motivasi untuk pelajar sekolah dan lain-lain lagi.

Apakah tips yang boleh aku kongsikan?

Berikut aku paparkan beberapa tips yang mungkin boleh anda gunakan semasa membuat presentation tidak kira untuk student ataupun pekerja syarikat yang diminta membuat "close deal" dengan pelanggan. Tips di bawah selalu aku praktikkan dan berkesan untuk aku dan mungkin juga sesuai untuk anda.

Membuat persediaan awal

Kecualilah jika anda memang seorang expert di dalam membuat presentation atau public speaking, membuat persediaan awal sebelum presentation menjadi satu kemestian. Ada sesetengah pakar presentation skill mengatakan "to fail to prepare is to prepare to fail" yang bermaksud membuat presentation tanpa persediaan awal boleh menjurus kepada kegagalan anda semasa melakukannya.

Tetapi janganlah pula "over prepared" kerana ianya juga boleh membuatkan anda rasa gemuruh yang keterlaluan, takut melakukan kesilapan dan fumble semasa presentation.

Di antara langkah-langkah persediaan yang perlu ialah:

1. Tahu apakah matlamat yang ingin dicapai. Jangan present secara "syok sendiri" dan lari dari matlamat anda.
2. Kenali bakal audience anda, siapa dan apakah status mereka. Membuat presentation kepada sekumpulan pelajar sekolah sudah tentu banyak bezanya dengan membuat business presentation kepada sekumpulan pengurusan dari pihak Bank. Adalah lebih baik sekiranya anda dapat berbual-bual dengan beberapa bakal audience anda sebelum presentation dan jadikanlah orang yang anda temui itu sebagai audience tumpuan anda semasa berucap.
3. Membaca atau mengedit kembali paparan slides yang bakal ditunjukkan. Ini akan membantu anda untuk mengingati dan lebih memahami apa yang anda ingin present di samping dapat membantu anda untuk menghafal slides yang bakal dipaparkan dan berucap tanpa tersangkut-sangkut.
4. Melakukan latihan mudah. Cuba dahulu untuk present di hadapan rakan-rakan anda dan dapatkan maklumbalas tentang cara presentation anda.
5. Reconnoitre. Jika berpeluang, pergi ke tempat anda akan present sebelum ianya bermula dan rasai situasi tempat tersebut. Buatlah sedikit latihan pergerakan contohnya ketika anda bangun dari kerusi menuju tempat untuk anda berucap. Kesilapan mudah dalam tempoh 10 ke 20 saat pertama berkemungkinan membuatkan anda jadi gelabah di sepanjang presentation.

Jangan terlalu mengikut script

Ada sesetengah presenter suka menghafal berdasarkan karangan yang dia telah buat. Ini boleh menyebabkan dia fumble sekiranya semasa presentation tersebut dia dihujani soalan-soalan dari audience. Ingatlah, ini presentation dan bukannya pertandingan pidato di mana tiada siapa yang akan mencelah ketika anda sedang berucap.

Apabila menggunakan paparan slides, jangan terlalu bergantung atau hanya membaca apa yang sedang dipaparkan oleh slides tersebut. Sebenarnya, penggunaan slides adalah untuk memberikan gambaran jelas tentang topik presentation anda secara lebih cepat melalui gambar-gambar, gambarajah, carta-carta atau mungkin kartun dan karekter tertentu yang menyokong hujah anda. Slides yang mengandungi terlalu banyak ayat-ayat agak kurang nilainya dan seolah-olah anda hanya memberikan "speaker note" sahaja.

Pastikan juga presentation slides anda tidak terlalu bercelaru dengan berbagai-bagai animasi. Mungkin orang akan memuji akan kecanggihan slide anda yang banyak animasi tetapi keburukannya ialah audience anda mungkin hanya fokus kepada kecanggihan animasi tersebut dan tidak fokus dengan apa yang anda cuba sampaikan.

Berinteraksi dengan audience

Perbanyakkan senyuman ketika berucap kerana ianya akan menarik minat dan fokus audience anda. Bertanya soalan-soalan yang berkaitan dengan topik presentation anda serta membuat sedikit lawak jenaka yang tidak keterlaluan dapat memastikan fokus audience tetap tertumpu kepada presentation anda.

Jangan membuat presentation sambil mata anda hanya mengarah ke tempat lain seperti memandang lantai atau memandang ke luar tingkap (jika ada tingkap di situ). Cuba pandang audience anda. Taktik untuk mengurangkan rasa gementar atau malu ialah dengan memandang tepat di antara kedua-dua biji mata audience tumpuan anda.

Belajarlah cara-cara untuk mengenal reaksi audience anda. Anda akan memiliki kelebihan untuk mengawal situasi jika anda tahu untuk menilai reaksi audience anda. Sebagai contoh, jika anda rasakan bahawa audience anda kelihatannya seperti boring atau kurang senang dengan presentation anda, cuba alihkan mood mereka dengan cara berlawak ataupun bertanyakan soalan-soalan.

Jangan pula anda teruskan cara anda yang monotonous itu dan membiarkan mereka berdengkur di hadapan anda...hehehe.

Jangan sesekali anda cuba memperbodoh-bodohkan audience atau menganggap mereka seperti kanak-kanak tadika yang langsung tidak tahu apa-apa.

Pelbagaikan intonasi

Bercakaplah dengan jelas (tetapi tidak semestinya menjerit). Biarlah suara anda kedengaran bertenaga. Aku tidak pula bermaksud supaya anda sentiasa berucap seperti seorang pemidato atau ahli politik yang ucapannya berkobar-kobar dan penuh semangat. Olahlah cara ucapan anda mengikut kesesuaian audience dan matlamat presentation anda.

Berucaplah dengan rasa confident dan timbulkan elemen-elemen excitement semasa presentation kerana elemen-elemen tersebut akan mempengaruhi audience anda.

Kadang-kala perasaan gemuruh atau takut mempengaruhi cara anda bercakap, jadi, tarik nafas anda dalam-dalam dan hembuskan perlahan-lahan supaya anda lebih relax. Jangan pula berucap seperti jaringan keretapi yang tidak putus-putus tetapi buatlah dengan cara yang setenang mungkin.

Mengawal masa

Rancanglah terlebih dahulu apa yang anda akan present supaya tujuan dan matlamat dapat dijelaskan semasa presentation tersebut. Janganlah terlalu ghairah untuk berucap dan ucapan anda melalut-lalut sehingga anda tidak sempat untuk mengutarakan apakah sebenarnya tujuan presentation anda.

Jangan pula anda terlalu banyak bercerita tentang suatu sub-topic yang hanya mewakili sebahagian dari presentation anda itu. Bukan sahaja anda mungkin membuatkan audience anda bosan malahan juga anda mungkin tidak cukup masa untuk menerangkan sesuatu yang lebih penting dan utama.


Adakah itu sahaja tip-tip untuk membuat presentation yang baik?

Semestinya tidak! Anda boleh sahaja mendapatkan tip-tip yang sesuai atau lagi baik di laman-laman web atau buku-buku khas mengenai "Effective Presentation Skills". Apa yang aku paparkan di sini hanyalah sekadar beberapa tip yang aku sering praktikkan dan berkesan buat aku.

Cuba anda fikir ini...pernahkah anda melihat satu presentation tentang keinginan sebuah syarikat untuk diambil oleh pihak bank sebagai service provider yang disampaikan secara bersyair dan disulami dengan lagu-lagu merdu?....hehehe



Sekian.