Is documentation really important?

Salam.

Beberapa hari lepas aku telah dijemput untuk memberikan satu lagi taklimat berkenaan "Cash Operations and Management" oleh sebuah syarikat kawalan keselamatan (Security Company). Bila mendengar penjelasan CEO syarikat tersebut, aku dapati mereka benar-benar bersungguh-sungguh untuk venture ke dalam perniagaan Pengurusan Tunai ini.

Apa yang merisaukan aku ialah apabila aku bertanya tentang SOP, BCP dan Business Strategy, tiada seorang pun dari kalangan Pengurusan syarikat tersebut yang berani menjawab tetapi mengutarakan soalan berikut kepada aku.."Pentingkah semua tu?". Ternganga aku mendengar soalan tersebut!

Hati aku hanya boleh berkata, satu kesilapan besar jika mereka ingin venture ke dalam industri yang terlalu baru untuk mereka ceburi. Bukan niat aku untuk merendah-rendahkan mereka tetapi aku agak ragu-ragu akan niat mereka yang bertekad tinggi tetapi tanpa ilmu yang mencukupi. 

Jika CEO tidak berapa faham tentang perniagaan tunai tersebut, sekurang-kurangnya ada kaki-tangan pengurusan yang expert dan tahu selok-belok perniagaan tersebut. Tetapi, aku dapati kesemua mereka (kaki-tangan pengurusan) tiada kefahaman langsung tentang itu.

Ikutlah cara billionaire Lim Goh Tong yang mengasaskan Genting. Untuk menanda-tangani dokumenpun beliau tidak tahu dan hanya menggunakan cop khas yang ditempa di cincin beliau untuk tujuan tersebut. Tetapi beliau amat berjaya dan kejayaan beliau itu adalah kerana didokong oleh pembantu-pembantu beliau (kakitangan pengurusan yang expert di dalam bidang masing-masing seperti Tun Hanif Omar). Bukan niat aku untuk mengagung-agungkan beliau tetapi sekadar memberikan gambaran betapa pentingnya golongan sokongan di dalam sesebuah organisasi atau syarikat.

Pentingkah semua dokumen tersebut?

Jawapan aku...Memang PENTING!

Cuba fikirkan, kita ingin venture ke dalam suatu perniagaan di mana wang tunai menjadi satu barang produksi. Tanpa kawalan keselamatan yang mencukupi ada kemungkinan berlakunya kehilangan wang tunai. Sekiranya jumlah yang hilang besar, ada kemungkinan syarikat akan gulung tikar dan terpaksa memikul beban hutang kepada pelanggan.

Apabila aku bercerita tentang SOP atau Standard Operating Procedures, aku sentiasa menekankan akan perlunya dokumen tersebut dibuat dengan selengkap yang mungkin, menyeluruh dan merangkumi semua aspek kawalan keselamatan terhadap keseluruhan operasi syarikat. SOP tersebut pula perlulah sentiasa di "REVIEW" agar ia berkesan mengawal dan mengelakkan sebarang risiko yang bakal wujud.

Sekiranya syarikat tidak memiliki kakitangan yang expert di dalam penyediaan SOP, apa salahnya mengupah orang luar yang expert melakukan perkara tersebut. Ada juga syarikat yang mewujudkan jabatan Risk Management yang bertanggungjawab membuat penilaian tentang risiko-risiko yang wujud di setiap bahagian operasi. Setidak-tidaknya jabatan tersebut boleh juga melakukan "Business Process Analysis" dan menentukan setiap proses-proses menepati piawaian yang dikehendaki bagi tujuan pengurangan kos-kos, memperketatkan kawalan keselamatan serta mengurangkan atau mengelakkan pertindanan kerja (double work).

Bagaimana pula dengan BCP atau Business Continuity Plan?

BCP merupakan satu dokumen yang penting di dalam pengurusan krisis. Tujuan utama BCP adalah untuk memastikan terdapatnya kesinambunagan kerja-kerja atau proses-proses sekiranya berlakunya krisis. Untuk keterangan lanjut tentang Pengurusan Krisis sila rujuk kembali artikel-artikel yang pernah aku paparkan di blog ini dahulu bermula dengan http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisis-management-part-1.html. Artikel tersebut memang panjang berjela dan aku terpaksa membahagikannya sehingga 9 bahagian. Itupun masih tidak lengkap sebenarnya kerana masih ada lagi 3 bahagian yang aku masih belum paparkan.

Bagaimana pula dengan Business Strategy?

Setiap perniagaan yang ingin kita ceburi mestilah dikaji dengan teliti dan menyeluruh lebih-lebih lagi untuk perniagaan Pengurusan Tunai ini. Syarikat perlu tahu apakah kekuatan yang ada, kelemahan yang perlu diperbaiki, peluang-peluang yang ada serta ancaman-ancaman yang bakal wujud atau telahpun wujud untuk menceburi bidang perniagaan tersebut. Dengan demikian, syarikat akan lebih bersedia.

Untuk sedikit maklumat tentang Business Strategy ini, sila lawati dan baca artikel aku sebelum ini di http://abanglongonline.blogspot.com/2010/06/business-strategy-part-2.html.

Syarikat perlu memiliki strategi-strategi yang berkesan termasuklah strategi bagaimana untuk memasuki pasaran (Marketing Strategy), strategi mengembangkan perniagaan, strategi memaksimakan penggunaan tenaga (buruh dan peralatan) serta lain-lain strategi yang berkaitan.

Pentingnya penyediaan dokumen-dokumen

Aku pernah melihat, membaca dan menilai dokumen-dokumen yang aku sebutkan di atas yang disediakan oleh beberapa syarikat kawalan keselamatan untuk dinilai oleh pihak bank. Ada sesetengah syarikat yang tidak mengambil berat tentang dokumen-dokumen tersebut. Sekadar hanya ingin memenuhi syarat-syarat asas bank agar menghantar dokumen-dokumen tersebut.

Ada dokumen yang disiapkan seperti karangan budak-budak sekolah. Tiada nilai-nilai profesionalisme. Ada juga dokumen yang diciplak dari syarikat lain. Memanglah isikandungan sesuatu dokumen tersebut mungkin wujud persamaan kerana mengkhusus kepada satu perniagaan yang sama tetapi jikalau nama syarikat asal yang membuat dokumen tersebut wujud di dalam dokumen "baru" syarikat lain adalah sesuatu yang memalukan.

Ada juga dokumen yang dimuat turun dari internet dan dilabelkan sebagai dokumen asal atau original syarikat tetapi kandungan yang terdapat di dalamnya adalah terlalu asas dan mudah dipersoalkan.

Jika inginkan kandungan yang berkualiti dimuat turun dari internet dapatkan dokumen yang "premium" dan semestinya dikenakan bayaran oleh penciptanya.

Taklimat yang telah aku buat untuk syarikat kawalan keselamatan itu agak panjang berjela tetapi hanyalah yang paling asas untuk syarikat bersedia menceburkan diri di dalam perniagaan Pengurusan Tunai.

Aku masih lagi belum bercerita tentang proses-proses, risiko-risiko yang bakal wujud, permasalahan-permasalahan yang sekarang ini dihadapi oleh syarikat kawalan keselamatan lain yang telahpun berkecimpung serta tanggapan dan expectations dari pelanggan-pelanggan (Bank dan Institusi Kewangan) yang melangit.

Cash Management Business bukan lagi sesuatu yang baru kepada Bank dan Institusi Kewangan. Mereka telah advanced dan mengharapkan sesuatu yang lebih baik daripada pihak "Outsourcer" (syarikat kawalan keselamatan).

Jika semasa permulaan taklimat aku yang ternganga mengetahui akan kekurangan ilmu yang mereka ada, di hujung taklimat mereka pula yang ternganga...hehehe.

Masih banyak lagi perkara-perkara yang mereka perlu ketahui sebelum berani menceburkan diri di dalam perniagaan ini. Aku sempat juga mengakhiri taklimat aku dengan pesanan yang agak keras.. "Janganlah kita menjadi bodoh sombong dan akhirnya terlungkup. Lebih baik kita mengaku bodoh dan belajar serta memperbaiki diri agar kejayaan dapat kita kecapi".

Sekian.