ATM Cash Forecasting Method 1

Salam,

Anda expert menggunakan perisian Microsoft Office Excel? Kali ini aku berniat untuk  berkongsi dengan anda tentang kecanggihan perisian ini. Itupun jika anda tahu untuk menggunakannya...hehehe.

Kepada anda yang tidak tahu menggunakan komputer, aku minta maaf kerana mungkin post ini tidak sesuai untuk anda...errr...tetapi, macamana pula anda boleh membaca post ini sedangkan anda tidak tahu menggunakan komputer?...ish..ish..ish..confused aku!

Semasa aku bertugas di AmBank dahulu, aku telah mereka-cipta beberapa format menggunakan Excel. Bukan sekadar mereka-bentuk layout sahaja, malahan aku telah membuat format-format tersebut lebih canggih dengan penggunaan formula-formula tertentu. Bukan apa, tujuan aku adalah untuk membuang seberapa banyak kerja-kerja yang dilakukan secara manual terutamanya untuk memasukkan data-data tertentu bagi penyediaan laporan-laporan harian.  Malah format-format aku itu juga berupaya membuang banyak pertindanan kerja.

Sebagai permulaan untuk berkongsi ilmu tentang kecanggihan Microsoft Excel, aku akan kongsikan satu format ramalan (macam Tok Nujum la pulak ye...hehehe). Apakah yang aku ramalkan? Ramalan bilakah sesebuah ATM itu perlu untuk di “loading”! Dahsyat kan?..hehehe.

Dengan menggunakan Format ini, ATMC AmBank (atau mungkin lain-lain bank) berupaya untuk mendapatkan maklumat-maklumat berikut:

• Bilakah tarikh dan masa (AM/PM) mesin ATM tersebut akan kehabisan wang tunai
• Bilakah tarikh dan masa (AM/PM) yang sesuai untuk mengisi semula wang tunai ke dalam ATM tersebut
• Berapakah baki wang tunai pada masa pengisian semula (cash returns).

Terdapat banyak formula atau function formula yang agak panjang dan unik untuk tatapan anda. Aku harap ianya berguna jika tidak, buat tak tau sahaja...hehehe.

Kenapa? Tak percaya?

Sila lihat beberapa screen shot di bawah ini. Function formula aku tandakan dengan kotak berwarna merah:

Contoh 1

Contoh 2

Contoh 3

Contoh 4

Sekarang, sudah percaya? hehehe

Itu baru beberapa contoh. Format ini sebenarnya memang padat dengan formula-formula. Aku menggunakan Microsoft Office 2003, jadi terdapat beberapa "limitation". Mungkin selepas ini aku akan convert ke Microsoft Office 2010 yang lagi canggih. Dan semestinya format ini akan juga menjadi lebih canggih serta boleh menarik duit...hahaha. (Shhhh...ada orang sudi membelinya dengan harga beberapa ribu ringgit tau...hehehe).

Post ini sebenarnya aku ingin tujukan kepada bekas staff aku di AmBank yang terpaksa bertungkus-lumus memikirkan bagaimana untuk mendapatkan “password” yang telah aku install pada format Microsoft Excel untuk ATM Cash Forecasting yang aku telah develop dulu. Aku memang kesian kepadanya, tetapi aku juga ingin membuktikan “kebagusan” aku kepada beberapa orang di situ yang seolah-olah tidak mahu mengiktiraf pengetahuan aku.

Aku memang tidak akan memberikan “password” tersebut, tetapi aku akan memberikan tutorial bagaimana “Format” ATM Cash Forecasting itu dibuat...hehehe.

Kepada anda yang tidak berkenaan, gunakanlah peluang ini untuk belajar akan kecanggihan Microsoft Office Excel.

Opppss...minta maaf! Aku tidak dapat meneruskan Tutorial khas ini pada masa ini sebab ianya terlalu panjang. Jadi, anda perlu tunggu ketibaan post-post berkaitan di lain kali...hehehe.

Sebelum itu, anda diminta untuk membuat beberapa persediaan.

Mula-mula, buat persediaan berikut:

• Dapatkan maklumat senarai ATM (termasuk lokasi dan IDnya)
• Dapatkan statistics pengeluaran ATM (individu) bagi 6 bulan yang terakhir. Untuk hasil forecasting yang lebih baik, dapatkan statistics pengeluaran tunai bagi setiap hari selama 6 bulan tersebut.
• Dapatkan secawan kopi (kerana untuk membuat format ini memerlukan masa yang lama...hehehe)

Apa perlu dibuat dengan statistics tersebut?

Biasanya, statistics tersebut diasingkan mengikut urutan tarikh-tarikh. Jadi, mula-mula tukarkan tarikh-tarikh tersebut kepada hari dan nombor-nombor di dalam minggu dan bulan.

Bagaimana? Lihat screen shot yang menunjukkan formula-formula yang digunakan.

Formula bagaimana menukarkan tarikh menjadi nombor di dalam bulan (ditanda dengan oval merah):

Formula bagaimana menukarkan tarikh menjadi nombor di dalam minggu (ditanda dengan oval merah):

Formula bagaimana menukarkan tarikh menjadi hari (ditanda dengan oval merah):

Kenapa perlu menukar tarikh-tarikh menjadi nombor atau hari? Supaya senang untuk membuat function formula dan link dengan page Excel lainnya nanti.

OK, setakat ini sahaja dahulu. Aku akan terangkan di masa akan datang bagaimana cara-cara untuk mereka-cipta format, membuat linkage, menjadikan semua formula bertindak secara automatik dengan penggunaan "Macro" serta beberapa formula yang memerlukan kreativiti anda...tungguuuuu...



Sekian.