Hal-hal keselamatan tanggungjawab siapa?

Salam...

Kelmarin, aku mencoret entry tentang "jangan mengambil mudah aspek-aspek keselamatan" khasnya kepada pekerja-pekerja syarikat kawalan keselamatan. Isu ini terbangkit setelah wujud kejadian rompakan yang mengakibatkan kehilangan nyawa seorang pengawal keselamatan baru-baru ini. Coretan aku itu telah menimbulkan beberapa isu-isu lain yang berkaitan. Ada yang suka, ada yang kurang berkenan (dengan statement aku) dan ada juga yang marah-marah tak tentu pasal.

Persoalannya, siapakah yang bertanggungjawab terhadap aspek-aspek keselamatan para pekerja syarikat kawalan keselamatan?

Ada yang kata itu adalah tanggungjawab syarikat sepenuhnya. Ada yang kata tanggungjawab pekerja itu sendiri. Ada juga yang kata pihak agensi Kerajaan juga perlu bertanggungjawab.

Pada pandangan aku, kesemua pihak yang tertulis di atas ada tanggungjawab masing-masing cuma peratusannya sahaja yang berbeza-beza.

Kita ambil satu sampel berdasarkan kejadian rompakan tempohari.

Kenapa kutipan wang tunai yang dibuat oleh pengawal-pengawal keselamatan tersebut hanya menggunakan kenderaan biasa dan bukannya kenderaan khas yang kalis peluru (bullet resistance)?

Para pengawal keselamatan mungkin menjawab, mereka diarah untuk membuat kutipan walaupun kenderaan khas tiada. Pihak syarikat mungkin berkata, kami terpaksa menggunakan cara yang berisiko kerana pihak Kerajaan lambat memproses kelulusan permit untuk membeli kenderaan khas tersebut. Jika kutipan tidak dibuat, syarikat mungkin terpaksa menanggung kos akibat dikenakan penalty oleh pelanggan. Agensi Kerajaan yang berkaitan pula mungkin menjawab, syarikat keselamatan tersebut sepatutnya telah membuat permohonan lebih awal untuk proses kelulusan permit.

Dalam kata lain, khasnya apabila rompakan telah berlaku, masing-masing seolah-olah menuding jari menyalahkan pihak lain.

"Macamana kami hendak menyediakan van keselamatan dengan cepat, agensi Kerajaan yang terlibat mengambil masa yang terlalu lama untuk meluluskan sesuatu permohonan permit. Berbagai-bagai syarat diberikan termasuklah syarat memiliki suatu perjanjian (bersetem) dengan pelanggan kami. Mana mungkin kami dapat memeterai perjanjian dengan pelanggan kalau kami tiada van keselamatan yang merupakan syarat utama sebelum perhubungan perniagaan dibuat. Kadang-kadang kami terpaksa menunggu 3 hingga 6 bulan untuk mendapatkan satu permit. Dalam tempoh tersebut, kos-kos operasi terpaksa kami tanggung walaupun tiada jualan. Kami bukanlah sebuah syarikat pembekal barangan yang boleh menyewa kenderaan untuk penghantaran barangan. Jika van keselamatan tiada, kami sudah tentu tidak boleh berniaga."

Takkan lah sebab inginkan fee berjumlah kurang dari RM200 sanggup menggadaikan nyawa pengawal keselamatan?

"Kami tiada niat untuk mendedahkan kakitangan kami kepada risiko kematian atau kecederaan serius semasa bertugas. In fact, kadangkala kami terfikir juga, mungkin dengan menggunakan kenderaan biasa, risiko rompakan akan berkurangan kerana tiada siapa menjangka kenderaan tersebut digunakan untuk mengutip wang tunai."

Janganlah suka berbuat andaian sentiasa selamat apabila melibatkan hal-hal berkaitan wang tunai. Mungkin terdapat pakatan di antara staff sendiri dengan perompak, kita mana tahu. Semua elemen-elemen risiko mestilah diambil-kira.

"errrr..."

Jadi, sekarang ini, siapakah yang patut dipersalahkan?

Yang pasti, siperompak tersebut memang bersalah. Cuma, mungkin, mereka mengambil kesempatan terhadap peluang yang terhidang atau dihidangkan dengan sengaja serta dibantu oleh "orang dalam" yang membekalkan maklumat terperinci...

Sekian.

Readmore...

Prosedur Ketat Hanya Untuk Staff?

Salam...

Malam tadi aku berjumpa seorang rakan yang telah lama juga tidak berjumpa. Banyak kisah-kisah peribadi yang kami bualkan (dalam tempoh 2 jam tersebut). Kemudiannya perbualan kami berkisar pula tentang hal-hal pekerjaan khasnya yang menjurus kepada perniagaan pengurusan tunai (Cash Management Business). Bergelas-gelas air nescafe tarik kami teguk kerana perbualan kami semakin panas dan menarik...hehe.

Semasa aku bekerja di syarikat Kawalan Keselamatan yang terdahulu, fungsi utama aku adalah untuk membuat perubahan-perubahan bagi memperbetulkan keadaan serta memastikan setiap proses yang melibatkan pengurusan tunai menepati kehendak pihak pelanggan khasnya bank. Oleh itu, banyak proses-proses yang telah aku improvise dan aku tambah beberapa prosedur bagi memastikan semua elemen-elemen risiko telah aku ambil kira dan elakkan.

Menurut rakanku itu, tindakan aku untuk implement beberapa prosedur tambahan telah membuatkan beberapa orang di bahagian pengurusan yang tidak senang duduk...

Kenapa ek?

"Ada udang di sebalik mee bro. Bila engkau tambah macam-macam prosedur, setiap proses akan terkawal ketat. Bagi diorang, itu hanya menyusahkan je. Prosedur-prosedur yang ketat macam tu hanya untuk dipatuhi oleh staff je."

Eh? Policies dan Procedures yang aku buat itu adalah sebagai guidelines yang perlu dipatuhi bagi melakukan setiap pekerjaan yang melibatkan proses-proses tertentu dan tujuan aku adalah untuk memastikan setiap elemen-elemen risiko telah kita mitigate. Sekiranya setiap proses perlu mematuhi prosedur-prosedur tertentu, tidak timbul samada ianya untuk dipatuhi oleh pekerja bawahan sahaja, it applies to all termasuklah pihak pengurusan atasan. Semua tu untuk kebaikan syarikat dan juga menjaga kepentingan pelanggan. Macamana pula boleh ada undang di sebalik mee?

"hahaha...puncanya sebab mereka tidak boleh sesuka hati mengambil duit pelanggan."

Laaa...biar betul? Memang pernah ada ke "missmanagement"? Memang wujud ke Criminal Breach of Trust (CBT)?

"Tu lah...memang ada cuma tak ada orang yang sanggup nak beritahu engkau. Bila engkau implement prosedur-prosedur baru ditambah pula dengan penggunaan software, setiap inci pergerakan wang tunai adalah direkod. Sudah tentulah penyalahgunaan wang pelanggan hampir mustahil untuk dilakukan."

Oh...sekarang, baru aku faham kenapa wujudnya kebencian terhadap aku dan hasil kerja aku.

"Memang la bro. Diorang sengaja timbulkan isu-isu personal pasal engkau sebab untuk jadikan engkau macam diorang yang mengambil duit pelanggan sebagai salah satu cara menyelesaikan masalah kewangan syarikat memang tak boleh."

Aku ni bekas pekerja bank dan dididik untuk sentiasa memastikan duit pelanggan sentiasa terjaga rapi dan menentang keras unsur-unsur penyalahgunaan.

"Mentaliti bro. Bagi engkau melihat dan memegang duit berjuta dah jadi biasa, tetapi bagi diorang tidak, sebab  itu rambang mata. Kena pulak syarikat memang menghadapi masalah kewangan, peluang yang wujud di depan mata sure takkan dilepaskan."

Hmmm...dulu, nak cover up CBT agak mudah dengan adjust buku register tunai atau meletakkan peti tunai yang kosong di sebelah belakang longgokan wang tunai. 

Jadi, semasa melakukan pemeriksaan tidak akan terjumpa sebarang kekurangan dan jika kurang sekalipun, buku tunai menunjukkan imbangan tunai menunjukkan seperti tiada kekurangan.

"Oooo...macam kes duit syiling yang kurang lebih sejuta tu yer?"

A ah, lebih kurang la...semasa memeriksa biasanya kita akan hanya mengira jumlah peti dan mendarab dengan nilai wang di dalam sesebuah peti untuk mengetahui nilai keseluruhannya semasa membuat imbangan. Mungkin kerana jumlah peti yang banyak, si pemeriksa akan sekadar mengambil jalan mudah tidak mengira isikandung setiap peti.

Tapi, nampaknya sekarang ini berbeza dan tindakan mereka semakin licik.

"Maksud engkau?"

Kalau dulu cara paling mudah ialah adjust buku register tunai tapi itu masih lagi kurang smart kerana bagi orang yang dah biasa membuat pemeriksaan, dia akan tahu wujudnya hanky panky.

"Habis tu?"

Wujudkan kes terancang. Contohnya create situasi atau insiden rompakan yang sekadar mock atau bukan betul-betul.

"So, diorang bukan sahaja dapat duit yang kononnya dirompak tu tetapi juga dapat claim dari syarikat insurance?"

Yup!

"Bukan ke pihak Polis akan menjalankan siasatan? Takkan pihak Polis tidak jumpa apa-apa yang meragukan?"

Pegawai Polis tu pun manusia juga bro. Kadang-kadang mereka juga boleh tertipu. Sebab itu untuk memudahkan proses penyiasatan kadang-kadang pihak Polis akan mereman pekerja-pekerja syarikat yang dirompak untuk mendapatkan sebanyak mana maklumat walaupun pekerja-pekerja tersebut tidak terlibat langsung di dalam rompakan tetapi mempunyai authority tertentu untuk access ke wang tunai tersebut.

Lagi satu, kalau rompakan tersebut dikatakan secara bersenjata tetapi langsung tiada kelongsong peluru yang tertinggal di tempat kejadian atau langsung tiada saksi yang melihat kejadian tersebut, memang agak sukar juga untuk pihak Polis melakukan siasatan.

Mungkin pihak Polis mengesyaki wujudnya elemen-elemen pakatan di antara orang dalam syarikat dengan si perompak. Mungkin kejadian tersebut hanyalah rekaan dan dilakukan untuk tujuan CBT. Oleh itu, menangkap dan mereman pekerja-pekerja tertentu mungkin menjadi alternatif terbaik untuk memulakan siasatan.

"Betul gak tu."

Aku berharap perkara-perkara macam tu tak wujud di syarikat-syarikat yang aku pernah bekerja dahulu. Bukan apa, aku risau juga kalau duit gaji yang aku dan staff lain dapat itu adalah duit haram hasil perbuatan syarikat melakukan CBT. Memanglah jika kita tidak tahu, kita dimaafkan tetapi bagi aku keberkatan dari duit hasil sebegitu mungkin kurang atau langsung tiada lebih-lebih jika unsur-unsur was-was berlegar-legar di minda...

Tetapi secara terus terang, selepas kami berbual bual tentang possibilities wujudnya CBT dengan plan terancang, minda aku dah mula was-was!!....adoi ai!

Sekian.

Readmore...

Pekerja Teraniaya oleh PMS?

Salam...

Bagaimanakah perasaan anda jika tanpa anda duga syarikat di mana anda bekerja tiba-tiba meminta anda berhenti bekerja di situ? Atau kontrak anda tidak disambung dan anda hanya diberitahu akan hal itu secara lisan seminggu sebelum tarikh tamat kontrak anda?

Adakah anda akan marah? Sedih? Kecil hati? Hendak mengamuk?

Atau, adakah anda akan rasa gumbira teramat sangat dan terus pergi berkaraoke meluahkan perasaan teruja anda itu?

Apa-apa sekalipun perasaan anda, bertindaklah atau berikanlah reaksi yang professional dan positif.

Coretan aku kali ini mainly berkisar tentang seseorang yang baru sahaja mengetahui tentang kontrak pekerjaan beliau yang tidak disambung tidak sampai seminggu dari tarikh tamatnya dan hanya disampaikan secara lisan.

"Sedih la bang, kenapa bos sanggup buat saya macam ni..."

Apa rasional atau sebab-sebab dia enggan menyambung kontrak kerja awak?

"Katanya, saya tak perform seperti mana kehendak dia. Prestasi kerja saya terlalu teruk."

Terlalu teruk?

"Dia kata macam tu. Kalau ikut markah KPI yang saya dan immediate Supervisor saya dah tandatangani, saya dapat lebih dari 4 mata. Kalau kena moderate sekalipun mungkin final result tak kurang dari 3. Tapi bos tetap kata teruk."

Eh? Markah sebanyak tu bukanlah teruk. Kalau teruk langsung tak ada mata. Bos awak tu faham ke tidak tentang PMS (Performance management System) dan KPI?

"Entahlah. Macamana tu bang?"

Dalam PMS, prestasi pekerja akan dinilai dari urutan angka 0 hingga 5. Mata melebihi angka 4 hingga 5 bermaksud STRETCH atau excellent. Mata 2 hingga 4 bermaksud ACHIEVE TARGET dan kebiasaannya dibahagikan lagi kepada 3 bahagian iaitu melebihi angka 3 hingga 4 dilabel sebagai EXCEED TARGET, mata 3 bermaksud ON TARGET dan angka 2 hingga sebelum 3 bermaksud BELOW TARGET. Angka 1 pula bermaksud THRESHOLD dan last sekali angka 0 bermaksud FAIL.

Jika awak mendapat mata 1 atau THRESHOLD sekalipun, awak masih lagi dikira perform cuma perlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan dan kebiasaannya pekerja yang mendapat angka 1 akan diletakkan di dalam program Performance Improvement Plan (PIP) dan diberikan tempoh 3 bulan untuk pekerja tersebut berbuat sesuatu memperbaiki tahap prestasinya.

"Tapi markah saya lebih dari 4 dan kalau dipotong sekalipun tidak akan kurang dari angka 3."

Kalau macam tu, awak sekurang-kurangnya berada di tahap ON TARGET dan bos awak tidak boleh sesuka-hati mengatakan prestasi kerja awak sangat teruk.

"Entahlah bang. Dia ada juga kata saya gagal mencapai target untuk membawa masuk business kepada syarikat."

Itu termasuk di dalam KPI awak ke?

"Tak ada. Bila saya argue, dia kata KPI boleh jadi dalam bentuk verbal dan dia kata dia dah inform saya verbally dahulu."

It doesn't matter verbally atau diberi arahan secara bertulis. Tapi, ada tak awak masukkan arahan tersebut ke dalam borang PMS dan dijadikan sebahagian daripada item KPI?

"Tak ada."

Awak dan bos awak tu tak pernah buat Joint Review ke?

"Apa Joint Review tu?"

Joint Review maknanya awak dan bos awak berbincang dan bersetuju untuk menjadikan sesuatu tugasan menjadi item KPI di dalam borang PMS. Kemudiannya both of you perlu menandatangani borang Joint Review untuk dihantar kepada Jabatan HR.

"Semenjak saya bekerja di syarikat ini dan semenjak ada PMS, tidak pernah sekalipun kami ada Joint Review."

Aduhh!!

"Sekarang ni, kontrak kerja saya dia tak nak sambung. Yang saya sedih sangat tu, kenapa dia cuma beritahu saya (secara lisan) seminggu sebelum kontrak tu expired?"

Kalau ikut Labor Law kita, HR syarikat mesti inform awak secara bertulis selewat-lewatnya sebulan sebelum tarikh tamat kontrak. Kalau tak silap saya, jika awak telah bekerja kurang dari 2 tahun, tempohnya 4 minggu. Kalau lebih 2 tahun tetapi kurang dari 5 tahun, notis pemberhentian kerja selewat-lewatnya 6 minggu manakala kalau dah lebih 5 tahun paling lewat 8 minggu. Kecuali jika ada pengecualian dan tertulis di mana-mana clause di dalam kontrak kerja awak tu.

"Itulah bang. Dalam Employment Agreement ada ditulis selewat-lewatnya sebulan dari tarikh pemberhentian dan notis mestilah secara bertulis. Apa yang saya terima cuma pemberitahuan secara lisan dan seminggu sebelum tarikh tamat kontrak."

Ada apa-apa compensation yang syarikat berjanji untuk bayar awak?

"Bos mengaku gagal untuk inform saya awal dan dia cadangkan kepada HR untuk extend kontrak lagi sebulan sebagai pampasan."

Hah??? Apa punya bengong bos awak tu? Kalau HR pun ikut atau terima arahan dia tu, bermakna HR pun sama-sama bengong!!

"Kenapa pulak bang?"

Failure is on the company yang tidak memberikan notis mengikut tempoh yang telah ditetapkan sepertimana tertakluk dalam kontrak. Sepatutnya, syarikat mesti membayar pampasan kepada awak sebulan gaji sebagai "payment in-lieu of notice" dan bukannya menyuruh awak bekerja sebulan lagi untuk awak mendapatkan wang tersebut.

"Sebab tu sekarang saya tengah fikir untuk mengadu ke Jabatan Buruh pasal kes saya ni."

Saya rasa itu mungkin sia-sia sahaja sebab status employment awak adalah bekerja secara kontrak dan kontrak pula hampir tamat. Tindakan untuk tidak menyambung, memperbaharui atau menamatkan kontrak adalah hak syarikat.

Kecualilah jika awak pekerja permanent dan syarikat memberhentikan awak dengan alasan performance yang tidak bagus maka awak ada rights untuk membawa ke tengah dan challenge tindakan syarikat tersebut. Jika kontrak awak masih panjang lagi tempoh tamatnya, awak juga boleh membuat aduan sekiranya syarikat menamatkan kontrak awak tanpa menunggu tarikh tamatnya kontrak tersebut.

Pampasan yang awak mungkin terima (kalau awak menang tuntutan tersebut) bergantung kepada status pekerjaan awak. Kalau permanent staff, boleh menuntut pampasan kehilangan pekerjaan mungkin sehingga awak pencen atau sehingga tarikh awak diambil bekerja semula. Tetapi jika kontrak, pampasan hanyalah sekadar sehingga tamat tarikh kontrak tersebut.

"Habis tu, apa perlu saya buat bang?"

Saya minta maaf kerana awak perlu menerima hakikat bahawa awak akan kehilangan pekerjaan di syarikat tersebut. Cuma, awak perlu pastikan bahawa syarikat membayar pampasan kepada awak kerana gagal untuk memberikan notis non-renewal mengikut masa yang telah ditetapkan.

"Aduh...teruklah hidup saya macam ni bang. Saya tidak mungkin dapat mencari pekerjaan lain dalam masa yang singkat."

Saya faham perasaan awak. Saya juga berasa sedih. Awak adalah mangsa penganiayaan bos awak sendiri cuma awak tiada rights untuk berbuat apa-apa tentang itu.

Kenapalah masih ada manusia yang sanggup menguburkan sikap perikemanusiaan, suka berbuat penganiayaan dan tidak mahu berfikir akan penderitaan orang lain?

Sekian.

Readmore...

Jabatan Tanpa Pelan Pengurusan?

Salam...

Aku terpanggil untuk mencoret entry ini setelah berbual-bual dengan seorang rakan yang bekerja dengan sebuah syarikat multi-nasional. Menurut rakanku itu, beliau telah membaca entry aku yang bertajuk Pelan Pengurusan dan mengakui bahawa Jabatan beliau langsung tidak mempunyai Pelan pengurusan hinggakan timbul bermacam-macam masalah khasnya di dalam mencari hala-tuju bagi mencapai matlamat utama syarikat.

"GM kami tu cuma fokus kepada sesuatu yang tidak berkaitan dengan Jabatan kami. Manakala Jabatan kami pula semakin kucar-kacir pengurusannya."

Apa yang dia fokuskan?

"Kalau yang berkaitan dengan golf, memang dialah yang akan bersusah-payah. Hal-hal pengurusan Jabatan langsung tidak diendahkan."

Oh...habis tu, apa yang awak semua buat?

"Kami cuma buat apa yang kami fikirkan betul dan sesuai berdasarkan Job Description kami sahaja. Bab-bab pengurusan khasnya di dalam soal-soal Strategic Planning, kami kurang arif. Itupun, kadang-kadang kami terpaksa juga menyediakan report berkenaan Strategic Planning apabila di minta oleh Pengurusan Atasan syarikat. GM menyerahkannya kepada kami bulat-bulat untuk membuatnya sebab dia sibuk dengan perkara lain. Jadi, faham-fahamlah jika yang membuatnya tidak arif tentang itu, sudah tentulah banyak silapnya dan yang kena marah, kami jugalah..."

Tidak mengapalah, sekurang-kurangnya awak ada peluang belajar membuat Strategic Planning untuk Jabatan awak tu.

"Kami ada tugasan kami juga bang. Kami sibuk dengan hal-hal operasi. Lagipun, Pelan Pengurusan sepatutnya dibuat oleh Ketua Jabatan dan kami hanya sekadar membantu mana yang patut."

Tak pernah mengadu kepada HR atau Pengurusan Atasan?

"Ada juga dan jawapan mereka ialah,...bos awak tu memang salah seorang bos yang dilabel sebagai unperforming staff. Kita tunggu sahaja new structure nanti. Dia pasti akan dikeluarkan dari situ... Masalahnya, dah hampir 2 tahun, new structure yang dicanangkan tak pernah wujud!"

Laaa...


"Tu la tuh..sebab itu kami semua makan hati..."

Eh? Cukup baik la tu makan hati. Tu, orang sebelah tu, hari-hari makan tulang buat sup!

"Apa la abang ni. Orang serious dia buat lawak pulak."

Hehehe...sorry. Just nak kurangkan sedikit stress yang wujud. Ada kemungkinan GM awak tu tidak tahu untuk membuat Pelan Pengurusan ataupun Strategic Planning. Jadi, sekarang ini, apa yang awak semua hendak buat?

"Kami pun terfikir macam tu jugak bang. Kami ada bagi address blog Abang Long Online tu untuk dia baca mana-mana entry yang berkaitan, khasnya di dalam soal-soal pengurusan. Pernah jugak semasa meeting dia mentioned something yang dia dapat dari blog abang tu. Saya tahulah sebab saya pun baca jugak."

Kalau dia baca blog tu dan dapat manafaat, syukur alhamdulillah. Jangan pulak dia cuma baca entry-entry sensasi atau entry-entry berbentuk lawak sahaja sudahlah.

"Harap-harap macam tu lah bang. Kami risau jugak sebab kalau performance dia tak bagus, secara automatik markah KPI kami juga senang kena moderate walaupun kami bekerja bersungguh-sungguh."

Saya faham. Setiap Jabatan juga ada PMS masing-masing.

Apa kata kalau awak, rakan-rakan seJabatan awak serta GM awak tu duduk semeja dan berbincang tentang Strategic Planning untuk Jabatan awak tu. Dapatkan kata sepakat dan selepas itu terjemahkannya secara hitam putih dan formal. Seeloknya start dengan brainstorming untuk mendapatkan idea-idea dahulu. Jangan fikir itu kerja GM awak sahaja. Buatlah secara bersama-sama dan dengan sepantas yang mungkin.

Saya rasa ini bukan lagi masanya untuk menuding jari atau mencari kesalahan orang lain termasuklah GM awak itu. Fokus kepada menyelesaikan masalah untuk kebaikan bersama.

Dan saya ingin reiterate bahawa Pelan Pengurusan adalah sesuatu yang teramat penting untuk Jabatan awak. So, jangan berlengah untuk menyiapkannya. Dengan adanya pelan tersebut jabatan awak sepatutnya sudah boleh mengandaikan berapakah kos-kos operasi yang bakal ditanggung, jumlah staff yang perlu ada untuk kesemua tugasan yang ada, tugasan-tugasan yang baru yang mungkin wujud serta jumlah staff baru yang mungkin diperlukan untuk menampung sebarang kekurangan.

"Terima kasih bang. Nanti saya cadangkan kepada GM dan rakan-rakan saya yang lain."

Sama-sama dan saya harap ianya bukan sekadar menjadi cadangan. Make it happen.




Sekian.

Readmore...

Pelan Pengurusan

Salam...

Sudah beberapa hari aku tidak release apa-apa entry disebabkan oleh kesibukan yang disengajakan. Aku minta maaf jika anda singgah ke blog aku ini mengharapkan entry-entry baru untuk dibaca tetapi tidak ada. Walaupun telah ada entry-entry yang aku boleh release bila-bila masa sahaja tetapi aku rasa lebih elok jika aku membuat sedikit adjustment terlebih dahulu sebelum release. Bukan apa, aku khuatir jika terdapat perkataan-perkataan yang aku gunakan di dalam entry-entry tersebut yang tidak sesuai diguna-pakai.

Coretan kali ini mungkin kurang mendapat sambutan berbanding beberapa entry yang lepas kerana ianya agak menjurus kepada informasi yang berkaitan dengan pekerjaanku. Akan tetapi aku percaya mungkin ada juga di antara anda yang berminat untuk membacanya. Aku harap tiada sesiapa yang menghempas lappy semata-mata kerana entry aku yang begitu membosankan ini...hehe.

Adakah anda seorang pengurus atau Ketua di jabatan anda?

Apakah perancangan yang anda telah tetapkan untuk dilaksanakan oleh kakitangan atau Jabatan anda?

"Perancangan aku ialah untuk membuat suatu pelan perancangan...!"

Dalam kata lain, tiada perancangan...!..ish, ish, ish...

Dalam kata lain juga, aku boleh membayangkan bahawa jabatan atau organisasi tersebut mungkin akan kucar-kacir pengurusannya.

Artikel ini terpaksa aku bahagikan kepada beberapa entry kerana ianya terlalu panjang. Untuk permulaan, aku hanya paparkan di sini Pengenalan kepada Plan Pengurusan. Entry-entry sambunagn akan aku release mengikut jadual yang aku sendiri telah tetapkan.

Pengenalan kepada Pelan Pengurusan

Sesebuah organisasi atau mungkin juga satu Jabatan yang tiada Pelan Pengurusan samalah juga seperti sebuah perahu layar yang belayar tanpa tujuan dan hanya bergantung semata-mata kepada tiupan angin yang membawanya menuju ke destinasi entah ke mana (ada arah tetapi tidak tahu samada arah tersebut betul atau tidak).

Mungkin juga destinasi telah ditetapkan tetapi tidak tahu bila dan berapa lama untuk sampai. Tiada milestone (batu tanda) yang mengukur sejauh mana ia telah belayar. Kelasi-kelasi kapal hilang punca dan tidak tahu untuk berbuat apa kerana tiada tunjuk arah yang tepat yang diberikan kepada mereka. Bekalan makanan pula mungkin semakin susut dan tenaga kelasi hanya terbuang tanpa hasil yang sepatutnya diharapkan.

Begitulah juga sesebuah Jabatan yang tiada Pelan atau Perancangan Pengurusan. Hanya berpandukan kepada target utama semata-mata tanpa mengetahui bilakah ianya boleh dicapai. Tiada penunjuk yang jelas tentang produktiviti setiap kakitangannya.

Kos-kos mungkin semakin menggunung tanpa mendapat apa-apa pulangan. Tenaga dan kemahiran kakitangan terarah kepada sesuatu yang kurang jelas dan akhirnya mengundang kepada penurunan produktiviti. Bila kos-kos semakin meningkat, Ketua Jabatan mula bertindak sembrono menyekat perbelanjaan tanpa melihat akan perlu atau tidaknya perbelanjaan tersebut, membuat polisi-polisi liar semata-mata untuk menjaga punggung sendiri dan mungkin juga secara drastik membuang kakitangan dengan niat untuk mengurangkan kos-kos tersebut.

Kakitangannya menjadi benci kepada cara pengurusan Ketua Jabatan tersebut dan Staff Engagement Survey mungkin menunjukkan tahap "disenggaged".

Jika Ketua Jabatan tersebut tidak ingin perkara di atas berlaku, maka, semestinya dia memiliki perancangan khusus untuk Jabatannya.

Apakah sebenarnya Pelan Pengurusan?

Perancangan (pelan) bermaksud melihat serta melakarkan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan di masa hadapan yang perlu diikuti atau dipatuhi. Ia merupakan langkah persediaan yang amat penting dan merujuk kepada aktiviti-aktiviti sistematik yang menetapkan bila, bagaimana dan siapakah yang perlu melaksanakan sesuatu tugasan.

Perancangan perlu mengambil kira aspek-aspek kewujudan, jumlah yang mencukupi, prospek-prospek sumber tenaga manusia dan peralatan keperluan lainnya untuk Jabatan tersebut bertindak melaksanakan tugasan-tugasan, berhubungan dan memberi sumbangan kepada organisasi secara keselruhan dengan lebih effektif.

Pelan Pengurusan adalah salah satu fungsi asas Pengurusan yang mencakupi soal-soal formulasi atau cara-cara untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dengan keupayaan sedia-ada.

Pelan Pengurusan meliputi hal-hal berikut:

1. Penetapan Objektif-objektif
2. Penetapan Pelan Menghadapi Rintangan
3. Pelan Tindakan-tindakan alternatif
4. Pembentukan Pelan Tindakan Sekunder
5. Memastikan Keutuhan Kerjasama semua kakitangan
6. Langkah Susulan dan Mengkaji Keberkesanan Pelan

Penjelasan lanjut tentang hal-hal di atas akan hanya aku paparkan di entry akan datang...

Orait semua. Setakat itu sahaja buat masa ini kerana aku jangkakan ada di antara anda yang telahpun click butang "X" di bahagian penjuru kanan atas tab (tutuplah tu...)...hehe.

Sekian.

Readmore...

System supports your mission

Salam...

Semasa aku bersiap-siap untuk pergi bekerja pagi tadi, mata aku terpandang seekor kucing yang sedang terhendap-hendap untuk menangkap seekor burung murai. Dengan taktik lemah lembut dan perlahan ia menghampiri burung tersebut. Pergerakannya yang amat teratur dan perlahan membuatkan burung tersebut tidak sedar akan kehadirannya...Akhirnya, pagi ini, kucing itu mendapat daging burung sebagai menu sarapan pagi.

Minda aku mula berfikir, kucing itu secara tidak langsung mengajar aku bahawa untuk mencapai sesuatu matlamat, aku perlu mempunyai taktik dan teknik serta tindakan yang teratur (atau diatur) yang sesuai. Sekiranya kucing itu dengan selamba berjalan ke arah burung tersebut atau dengan mengejarnya secara tergesa-gesa, aku pasti ia tidak mungkin bermenukan burung untuk sarapan paginya.

Begitu juga dengan misi syarikat dan/atau yang mungkin lebih utama iaitu misi hidup, perlukan system yang merangkumi proses-proses, polisi-polisi serta prosedur-prosedur yang tertentu untuk diguna-pakai atau dipatuhi.

Entry ringkas ini sekadar mencuit minda untuk kita sama-sama berfikir tentang kaitan dan pengaruh system di dalam pencapaian misi-misi tertentu.

Entry yang panjang berjela berlandaskan platform yang sama akan menyusul nanti. Tungguuuuu..hehe.

Sekian.

Readmore...

I am happyyyyyyyy

Salam...

Hari ini aku happy. Hatiku begitu berbunga-bunga. Sebabnya, esok orang yang jauh di mata akan ada terpampang di depan mata...yeaahooooooo..!!

Kerana happy punya pasal, aku akan berikan sesuatu yang aku kira amat berharga dan diperlukan oleh bekas staff aku iaitu template Business Continuity Plan (BCP). Cuma aku akan bagi rangka sahaja. Daging, urat, lelemak dan kulit kena lah cari dan tambah sendiri...hehehe.

Ni haa dia...!

A. Table of Contents

B. STATEMENT OF MISSION

What objectives do you wish to accomplish? Be specific

C. MANAGEMENT ENDORSEMENT LETTER

You must gain management endorsement to have a successful plan

D. Part I - STANDARD DISASTER RECOVERY POLICIES

1. Introduction

a. The full scope and objectives of the plan

b. Project background description

2. Establish Key Personnel and Form Emergency Teams

a. EMT - Emergency Management Team (Including HR)

b. DAT - Damage Assessment Team (Including Security)

c. SMT - Senior Management Team

d. BURs - Business Unit Representatives

3. Form / Negotiate Joint-Powers Agreements

e. External Vendor Contacts, Agencies , & Community Reps

1. Upstream and Downstream Suppliers

2. Police, Fire, EMTs, Public Health

3. Police, CDC, and other Government Agencies

4. Assign Damage, Emergency and Other Team Responsibilities

a. SMT - Senior Management Team

b. EMT - Emergency Management Team (Including HR)

c. DAT - Damage Assessment Team

d. Various Business Unit Team &/or Union Leaders

e. Key Emergency Contacts

1. Fire, Police, Medical

2. Suppliers / Vendors

3. CDC, Public Health, etc.

5. Internal and External Risk Analysis

a. Internal Risks (Natural and Man-made)

b. External Risks (Natural and Man-made)

c. IT and Physical Security Risks

d. Employee / Family / Community Risks (Including Bio-Chem)

6. Define Various Disaster Possibilities

a. Disaster Types (Natural & Man-made)

b. Projected / Anticipated Losses

1.Severity (Consider Bio Epidemic)

2. Overall Impact (Consider Govt.-imposed Quarantine)

7. Business Impact Analysis (BIA)

a. Business Unit Operations

b. Information Systems /Telecommunications

c. Physical and Human Infrastructure

d. Home Office / Regional & Satellite Operations

8 Disaster Mitigation Programs / Security Analysis

a. Standard Operational Analysis

b. Special Mitigation Programs for Staff / Families / Community

9. Disaster Mitigation, Recovery and Relocation Strategies

a. Specific Type Event Mitigation (Include Bio-Chem)

b. Critical Information Recovery Process

c. Employee, Operations Relocation Process (Include Bio-Chem)

1. Hot or Cold Sites

2. Mirroring IT operations

3. Home-office Options, etc.

a. Consider "Shelter-in-Place" Possibilities

1. On-Site / Off-Site

2. Govt. Commandered Facilities (for Bio-event)

d. Health exams / physical exams (if necessary for Bio-event)

1. Include Exec and Staff Travel Overseas

2. Include Temp and Loaned Employees

e. Business Recovery/Continuity Activities (Include Bio-Chem)

1. Consider Home-office / Supplies benefits

2. Consider Wireless Laptops and Various Comm Devices

10. Employee and Community Awareness and Training Programs

a. Meetings / Workshops for Employees, Families, Community

b. Emergency Team Training (Include C.E.R.T. program)

c. Employee Training Programs

d. Other Training Activities (Include C.E.R.T. program for Community)

11. Disaster Response and Recovery Programs (Including Restoration)

a. Immediate Crisis Response Programs (Include Employees, Families, Community)

1. Determine Employee / Families Condition

2. Joint-powers Govt. / Private Agency Contacts

3. Initiate Insurance Followup / Coverage

4. Creditor Contacts

5. Employee Disaster Benefits / Supplies

6. Community Contact and Assistance

b. Internal / External Damage Assessment Programs

c. Prioritize Salvage and Cleanup Needs

1. Consider possible decontamination (from Bio-Chem)

d. Immediate to Long-Term Recovery Operations

1. Vendor / Supplier / Customer Contacts

2. Maintain or Reestablish Web Presence

e. Facility / Equipment Restoration Programs

12. Documentation and Update Schedule for the Plan

a. Policies / Procedures / Forms for Documentation

b. Required Documentation Format for Company and Agencies

c. Update Authority / Requirements / Timing /

13. Distribution List & Policies / Procedures (Consider Proprietary Confidentiality)

a. Distribution Policies

b. Distribution Procedures

14. BCP Testing Schedule

a. Testing Polices / Procedures

b. Calendar

15. Plan Maintenance Policies and Schedule

a. Policies and Procedures to Maintain BCP

b. Updating / Maintenance Calendar

16. Budget and Funding Procedures

a. Policies and Procedures

b. BC Plan Budgeting / Controls

c. Financial Records

17. Key Records, Assets, and Other Inventory

a. IT / Mission Critical Data (Include Web Presence for Customer/Vendor Contact)

b. Paper vs. Digital Data / Records

c. Communication Networks / Systems

1. Consider Wireless and Walkie-Talkies for Human Rescue
and/or Asset Coordination

2. Consider "Carrier-class" Communications Outsourcing

a. Employee / Families / Community Notification

b. Key Customer / Vendor / Supplier Notification

d. Security and Building Infrastructure

e. Key Customer Lists / Data

f. Mission-Critical Machinery

18. Inventory Needs

a. Create "emergency stock" levels or maintain just-in-time levels

b. Determine automated / robotic vs. human input / control

19. Furniture, Office Equipment

a. Recovery vs. Restoration

b. Decontamination

20. Office vs. Manufacturing / Warehouse Space

a. Recovery vs. Restoration

b. Decontamination

21. Insurance Needs

a. Human and Physical Infrastruture

b. Workman's Comp

21. Recovery of Voice, Data, and Other IT Systems

a. Data vs. Tele-Communications Recovery Questions / Solutions

b. Physical Comm-Equipment Infrastructure Recovery Questions / Solutions

d. Unique Comm-System Recovery Questions / Solutions

E. PART II - RESPONSE / RECOVERY& RESTORATION NEEDS

1. Introduction

2. Emergency Teams and Key Employee Responsibilities

3. Planned / Anticipated Response and Recovery Strategies / Guidelines

4. Emergency Declaration Guidelines

a. Staff Members Authorized to Declare a Disaster

1. Include at Least 3 Tiers

b. Criterion for Disaster Declaration

5. Expected Recovery Time-Frames (hours to days)

a. 1-3 Hours From Notification (Immediate Priority)

b. 4-12 Hours From Notification (Mid-level Priority)

c. 13-24 Hours After Being Notified

d. 25-72 Plus Hours After Being Notified

1. Consider Bio-Chem Quarantine That Could Heavily Affect Human Infrastructure / Productivity / Customer Service

6. Specific Actions / Responsibilities For Disaster Response

a. Initial Assessment of Disaster / Damage

b. Crisis Management in Place (Emergency Operations Center)

c. Employee Evacuation or Shelter-in-Place

d. Assess Physical Infrastructure Damage

e. Mitigation of Circumstances

f. Prioritize Response

g. Additional Response

1. Families / Community Assistance

2. Disaster Supplies Distribution

7. Specific Response for Disaster Recovery Activities

a. Prioritization of Response / Strategies Enacted

b. Telecomm & IT Systems Recovery Response

c. Staff Shelter-in-Place / Quarantine / Relocation and/or Reactivation Response

d. Reactivate Business Process According to Set Priorities / Available Resources

e. Recovery of Business Units (prioritized by Recovery Plan Stratagies)

f. Cut Losses Decision Time

8. Specific Recovery Actions - Restoration of Infrastructure

a. Prioritize Response

b. Restore Business Units Process

c. Reactivate Communications / IT / Web Systems

d. Employees Allowed to Return to Facilities (or Not)

e. Business Unit Restoration Plans (based on Restoration Activities)

9. Post-Recovery Activities

a. Review BCP (Plan vs. Actuality)

b. Update BCP (Based on Lessons Learned or New Information)

F. Appendices

1. Disaster Emergency Teams

2. Disaster Recovery Teams

3. Key Suppliers / Vendors

4. Communications Service Provider and Outsourcing

5. Disaster Supply Houses

6. Insurance Policies and Brokers

7. Creditor Contacts

8. Key Valuable Customers / Clients

9. Special Emergency Forms for Human / Physical Infrastructure

10. Restoration / Recovery Support Agreements

11. Disaster Supply Checklists

12. Joint-Cooperative Agency and Private-sector Agreements

13. Glossary / BCP Terms

Sebenarnya juga aku rasa terpanggil ingin membantu bekas staff aku itu yang bertarung mengekalkan jawatannya kerana dihimpit oleh lalang-lalang yang semakin menggatal dan meninggi. Lagi pula beliau pernah beberapa kali meminta template dariku, cuma aku perlu memilih masa yang sesuai.

Kenapa pula aku sanggup memaparkannya di blog ini. Main reason is that lalang-lalang itu sudah tentu tidak akan membaca blog aku ini. Ye lah kan, mereka itu orang yang hebat-hebat dan tahu segala perkara dan sudah tentu tidak akan mengambil apa-apa maklumat dari blog aku yang tiada value ini...hmmmm.

So, bro...gunakanlah template tersebut sebaik mungkin.

Sekarang ini aku cuma ingin lekas-lekas masuk tidur kerana tidak sabar menunggu hari esok..ish..ish..ish...

Ohhhhhhh....happynya aku!!

Sekian.

Readmore...

Setting up a new security company?

Salam...

Pagi tadi aku di minta oleh rakanku untuk berjumpa dengan Head, Operations and Due Diligence, Mayban Ventures Sdn Bhd untuk berbincang tentang hasrat sebuah Security Company yang inginkan pelabur bagi memperkembangkan perniagaannya.

Pada awalnya aku ingin pergi ke Menara Maybank tersebut dengan memandu kereta, tetapi entah mengapa hari ini kesesakan lalu-lintas di Bandar Ampang dan sekitarnya amatlah luar biasa. Menurut seorang rakanku yang bertugas di Bahagian Sumber Manusia Maybank, ada kemalangan telah berlaku di Ampang KL Elevated Highway (AKLEH) yang telah menyebabkan trafik sesak teruk. Malah, beliau yang selama ini tidak pernah hadir lewat ke pejabat juga hanya tiba tepat jam 9.00 pagi (lewat 15 minit).

Meeting telah dijadualkan untuk bermula tepat jam 9.00 pagi, sedangkan jam 8.30 aku masih lagi terkial-kial untuk melepaskan diri dari sengsara kesesakan lalu-lintas. Terfikir juga, kalaulah aku ini ada super power untuk terbang ke sana, alangkah bestnyer...hehehe.

Untuk mengelakkan kesesakan tersebut berserta dengan meeting yang sepatutnya bermula jam 9.00 pagi, aku telah pergi ke Menara Maybank menaiki LRT aliran Ampang. Aku tiba di Menara lewat 20 minit dari masa yang dijadualkan, tetapi, meeting tetap juga diteruskan.

It was a very fruitful discussion cuma aku terfikir bahawa bukan aku sepatutnya yang perlu hadir ke meeting itu tetapi si pemilik atau shareholders security company tersebut. Merekalah yang memerlukan pelabur dan bukannya aku.

Since kedatangan aku hanyalah sekadar seorang pemerhati, sepatutnya aku tidak perlu untuk bersuara atau menyatakan apa-apa. Sebaliknya. aku pula yang banyak bercakap seperti membuat presentation kepada Board of Directors memberi penjelasan tentang viability sesebuah syarikat kawalan keselamatan.

Seperti yang pernah aku coretkan di blog ini sebelum ini, aku sedang membantu sebuah syarikat dari Australia untuk melabur dan bertapak di Malaysia. Pada ketika ini, aku sedang mempertimbangkan samada untuk menubuhkan sebuah syarikat kawalan keselamatan yang baru, membuat Joint-Venture (JV) ataupun membeli sahaja syarikat yang telah sedia ada di sini.

Untuk menubuhkan sebuah syarikat kawalan keselamatan yang baru, terdapat beberapa syarat dan peraturan perlesenan yang telah ditetapkan oleh Kementerian Dalam Negeri (KDN) seperti berikut:

1. Perlu menyediakan salinan kertas kerja Perancangan Perniagaan (Business Plan) bersama biodata pemegang saham dan ahli lembaga pengarah syarikat.
2. Salah seorang pemegang saham terdiri daripada sekurang-kurangnya bekas pegawai tinggi Polis DiRaja Malaysia atau Angkatan Tentera DiRaja Malaysia yang berpangkat sekurang-kurangnya SAC II ATAU Kolonel yang memegang 30% ekuiti saham syarikat; ATAU Salah seorang terdiri daripada sekurang-kurangnya bekas pegawai awam dalam kumpulan Pengurusan dan Profesional yang pernah berkhidmat dalam sektor keselamatan selama sekurang-kurangnya lima (5) tahun yang berpangkat sekurang-kurangnya gred 52 atau yang mempunyai sijil kursus keselamatan atau yang setaraf dengannya memegang 30% ekuiti saham syarikat.
3. Hendaklah ditubuhkan syarikat Sdn. Bhd.
4. Mempunyai modal berbayar RM300,000.00.
5. Pegangan saham syarikat dimiliki oleh Bumiputra sebanyak 70%.

Syarat-syarat dan peraturan di atas perlu dipatuhi oleh individu atau syarikat yang ingin menubuhkan sebuah syarikat Mengikut Akta Ejensi Persendirian, 1971 bagi mendapatkan Lesen 2(a) yang diberikan kebenaran untuk "Mengadakan pengawal dan perlindungan bagi keselamatan dari seorang lain atau bagi keselamatan harta atau urusan orang lain…”.

Apa yang menjadi kerisauan dan kemusykilan aku ialah tentang item no. 5 yang mengkhusus kepada pemegangan 70% saham oleh individu berstatus Bumiputra, sedangkan syarikat dari Australia tersebut berminat untuk melabur dan membeli saham sehingga 41% atau lebih keseluruhannya.

Aku sebenarnya lebih fokus kepada Perniagaan Pengurusan Tunai (Banknotes Management Business) dan bukan hanya Guarding semata-mata. Oleh itu, syarikat yang bakal ditubuhkan tersebut mestilah memiliki modal yang mencukupi untuk membeli peralatan-peralatan khas seperti Armored Vehicles, Notes Processing Machines, ATM Security Locks serta menyediakan sebuah atau beberapa buah Pusat Pengurusan Tunai (Cash Management Center) yang menepati piawaian sepertimana dikehendaki oleh Bank Negara (BNM) ataupun juga pihak-pihak Commercial dan Non-commercial Bank yang bakal menjadi pelanggan.

List di atas juga tidak termasuk perkara-perkara penting yang lain seperti Cash Management Software serta pengambilan pekerja-pekerja mahir dan separa mahir.

Pada pandangan aku, jika mengambil-kira dan mematuhi ketetapan yang digariskan oleh KDN di atas ada kemungkinan modal yang dapat dikumpulkan hasil pelaburan dari syarikat Australia tersebut tidak mencukupi. Jika RM300,000 itu merupakan modal berbayar yang mewakili 70% asset syarikat sudah tentu ianya tidak mencukupi untuk menjalankan keseluruhan operasi. Malah, RM300,000 itu hanya cukup untuk membeli dua buah Notes Processing Machines yang murah!

Perlukah 70% saham dimiliki oleh Bumiputra?

Aku bukanlah berniat untuk melawan kerajaan atau pihak-pihak tertentu tentang menjaga kepentingan kaum Bumiputra di Malaysia, tetapi aku berada di dalam situasi di mana masalah modal dari individu Bumiputra menjadi penghalang untuk merealisasikan impian sebuah syarikat kawalan keselamatan yang ingin mengembangkan dan memperkayakan jenis-jenis perniagaannya. Apalah ada pada status syarikat Bumiputra itu jika pembayaran gaji lewat menjangkau tempoh sebulan, caruman KWSP tidak dibayar berbulan-bulan dan potongan cukai berjadual tidak diremitkan ke LHDN sedangkan gaji pekerja telah dipotong?

Aku ada mendengar tentang beberapa perubahan akta-akta yang melibatkan pelabur-pelabur dari Luar Negara seperti pembelian saham syarikat sehingga 70%, tetapi aku masih tercari-cari dokumen-dokumen yang menyokong fakta tersebut.

Aku berharap, dalam tempoh sehari dua ini aku akan mendapat pengesahan tentang fakta-fakta perubahan tersebut samada dari BNM, KDN serta mana-mana jua agency kerajaan yang berkaitan.

Kepada rakan-rakan blogger yang mengetahui apa-apa tentang perkara ini, aku meminta jasa baik anda semua untuk membantu aku.

Sekian.

P/S: Maaf, artikel ini mungkin membosankan anda tetapi aku perlu simpan juga maklumatnya di blog ini.

Readmore...

Performance Management System Part 3

Salam.

Aku terpanggil untuk menyambung kembali coretan aku tentang Performance Management System setelah melihat beberapa orang rakan-rakanku yang sedang bertungkus-lumus menyiapkan laporan KPI (Key Performance Indicator) masing-masing. Ye lah kan, kalau point KPI macam ciput sudah tentu bonus yang bakal diperolehi juga ciput. Silap-silap langsung tidak dapat bonus atau lebih teruk lagi jika diletakkan di bawah Performance Improvement Plan (PIP) di mana bukan sahaja bonus tiada bahkan juga ada peluang untuk diberikan surat khas MSS (Mandatory Separation Scheme)...hehehe.

Sebelum aku teruskan coretan aku, adalah lebih elok jika anda membaca kembali post aku yang lepas tentang Performance Management System di SINI dan di SINI.

Apa yang aku kurang berkenan ialah, kebanyakan pekerja di bawah skim PMS ini seringkali menunggu saat-saat akhir untuk menyiapkan laporan KPI mereka sedangkan sepatutnya laporan tersebut dibuat lebih awal supaya data-data yang direkodkan sentiasa tepat dan mempunyai sokongan sekiranya ingin mencabar moderation yang bakal dibuat oleh bos masing-masing.

Moderation? Ini yang buat aku marah!

Macam pernah dengar statement di atas bukan?..hehehe.

Biasalah. Siapa yang tidak akan marah jika bonus yang bakal diperolehi menjadi kurang hasil daripada tindakan bos yang mengurangkan markah KPI. So, siapkanlah laporan KPI anda lebih awal supaya anda mempunyai banyak masa mencari bukti-bukti atau fakta-fakta yang bakal menyokong markah KPI anda itu.

"Tapi Abang Long, macam mana kami hendak siapkan awal jika bos tidak memberikan kami sebarang petunjuk bagaimana untuk mengisi borang KPI tersebut? Kami sendiri tidak tahu dari awal apakah "Quadrant" atau "Perspektif" dan KPI kami termasuklah "weightage" bagi setiap item KPI yang diberikan kepada kami."

Habis tu, bagaimana kamu isi borang KPI tersebut?

"Kami cuma isi di bahagian "score" sahaja. Kami letak semuanya 5 iaitu markah yang paling tinggi."

Alamak! Naya lah kalian semua nanti sebab kalau dibiarkan kosong di bahagian Perspektif dan KPI, bos kalian boleh sesuka-hati sahaja untuk moderate markah KPI kalian!

"Hendak buat macam mana ni Abang Long? Bos sendiri pun tidak tahu hendak letak apa sebagai item KPI kami."

Perbualan di atas itulah yang membuatkan aku tersedak ketika cuba menikmati secawan White Coffee Gao tempohari.

Masakan bos yang sepatutnya bertugas untuk menyelia tugasan-tugasan dan memastikan para pekerjanya bekerja mengikut piawaian dan jadual kerja yang ditetapkan serta menilai tahap prestasi pekerjaan mereka tidak tahu apakah item-item KPI yang patut ada?

Ini boleh menjadi isu besar sekiranya pekerja membangkitkan dan melaungkan bahawa PMS menggalakkan serta menimbulkan aspek-aspek penindasan pekerja!

Untuk itu, aku telah cadangkan supaya bos mereka melawati blog aku yang tidak seberapa ini dan membaca 2 post-post yang berkaitan tentang Performance dan KPI iaitu:

1.   Pengenalan kepada Performance Management System

2.   Performance Management System part 2

Aku tidaklah bermaksud untuk mengajar bos mereka itu tetapi sekadar ingin berkongsi maklumat tentang PMS secara lebih santai dengan harapan semoga bos mereka akan lebih faham. Mungkin bukan sekarang.

Jika bos mereka tidak berminat untuk membaca artikel-artikel aku tersebut, tidak mengapa kerana banyak buku-buku tentang PMS yang boleh didapati dipasaran untuk dijadikan rujukan. Boleh juga mencari maklumat-maklumat berkaitan PMS di laman-laman web yang tertentu.

Cuma...aku agak skeptical..ke mana perginya pekerja-pekerja di bahagian Jabatan Sumber Manusia? Apa mereka telah lakukan untuk memastikan maklumat-maklumat tentang PMS dan KPI sampai kepada setiap orang pekerja?

Sekian.

Readmore...

Is documentation really important?

Salam.

Beberapa hari lepas aku telah dijemput untuk memberikan satu lagi taklimat berkenaan "Cash Operations and Management" oleh sebuah syarikat kawalan keselamatan (Security Company). Bila mendengar penjelasan CEO syarikat tersebut, aku dapati mereka benar-benar bersungguh-sungguh untuk venture ke dalam perniagaan Pengurusan Tunai ini.

Apa yang merisaukan aku ialah apabila aku bertanya tentang SOP, BCP dan Business Strategy, tiada seorang pun dari kalangan Pengurusan syarikat tersebut yang berani menjawab tetapi mengutarakan soalan berikut kepada aku.."Pentingkah semua tu?". Ternganga aku mendengar soalan tersebut!

Hati aku hanya boleh berkata, satu kesilapan besar jika mereka ingin venture ke dalam industri yang terlalu baru untuk mereka ceburi. Bukan niat aku untuk merendah-rendahkan mereka tetapi aku agak ragu-ragu akan niat mereka yang bertekad tinggi tetapi tanpa ilmu yang mencukupi. 

Jika CEO tidak berapa faham tentang perniagaan tunai tersebut, sekurang-kurangnya ada kaki-tangan pengurusan yang expert dan tahu selok-belok perniagaan tersebut. Tetapi, aku dapati kesemua mereka (kaki-tangan pengurusan) tiada kefahaman langsung tentang itu.

Ikutlah cara billionaire Lim Goh Tong yang mengasaskan Genting. Untuk menanda-tangani dokumenpun beliau tidak tahu dan hanya menggunakan cop khas yang ditempa di cincin beliau untuk tujuan tersebut. Tetapi beliau amat berjaya dan kejayaan beliau itu adalah kerana didokong oleh pembantu-pembantu beliau (kakitangan pengurusan yang expert di dalam bidang masing-masing seperti Tun Hanif Omar). Bukan niat aku untuk mengagung-agungkan beliau tetapi sekadar memberikan gambaran betapa pentingnya golongan sokongan di dalam sesebuah organisasi atau syarikat.

Pentingkah semua dokumen tersebut?

Jawapan aku...Memang PENTING!

Cuba fikirkan, kita ingin venture ke dalam suatu perniagaan di mana wang tunai menjadi satu barang produksi. Tanpa kawalan keselamatan yang mencukupi ada kemungkinan berlakunya kehilangan wang tunai. Sekiranya jumlah yang hilang besar, ada kemungkinan syarikat akan gulung tikar dan terpaksa memikul beban hutang kepada pelanggan.

Apabila aku bercerita tentang SOP atau Standard Operating Procedures, aku sentiasa menekankan akan perlunya dokumen tersebut dibuat dengan selengkap yang mungkin, menyeluruh dan merangkumi semua aspek kawalan keselamatan terhadap keseluruhan operasi syarikat. SOP tersebut pula perlulah sentiasa di "REVIEW" agar ia berkesan mengawal dan mengelakkan sebarang risiko yang bakal wujud.

Sekiranya syarikat tidak memiliki kakitangan yang expert di dalam penyediaan SOP, apa salahnya mengupah orang luar yang expert melakukan perkara tersebut. Ada juga syarikat yang mewujudkan jabatan Risk Management yang bertanggungjawab membuat penilaian tentang risiko-risiko yang wujud di setiap bahagian operasi. Setidak-tidaknya jabatan tersebut boleh juga melakukan "Business Process Analysis" dan menentukan setiap proses-proses menepati piawaian yang dikehendaki bagi tujuan pengurangan kos-kos, memperketatkan kawalan keselamatan serta mengurangkan atau mengelakkan pertindanan kerja (double work).

Bagaimana pula dengan BCP atau Business Continuity Plan?

BCP merupakan satu dokumen yang penting di dalam pengurusan krisis. Tujuan utama BCP adalah untuk memastikan terdapatnya kesinambunagan kerja-kerja atau proses-proses sekiranya berlakunya krisis. Untuk keterangan lanjut tentang Pengurusan Krisis sila rujuk kembali artikel-artikel yang pernah aku paparkan di blog ini dahulu bermula dengan http://abanglongonline.blogspot.com/2010/05/crisis-management-part-1.html. Artikel tersebut memang panjang berjela dan aku terpaksa membahagikannya sehingga 9 bahagian. Itupun masih tidak lengkap sebenarnya kerana masih ada lagi 3 bahagian yang aku masih belum paparkan.

Bagaimana pula dengan Business Strategy?

Setiap perniagaan yang ingin kita ceburi mestilah dikaji dengan teliti dan menyeluruh lebih-lebih lagi untuk perniagaan Pengurusan Tunai ini. Syarikat perlu tahu apakah kekuatan yang ada, kelemahan yang perlu diperbaiki, peluang-peluang yang ada serta ancaman-ancaman yang bakal wujud atau telahpun wujud untuk menceburi bidang perniagaan tersebut. Dengan demikian, syarikat akan lebih bersedia.

Untuk sedikit maklumat tentang Business Strategy ini, sila lawati dan baca artikel aku sebelum ini di http://abanglongonline.blogspot.com/2010/06/business-strategy-part-2.html.

Syarikat perlu memiliki strategi-strategi yang berkesan termasuklah strategi bagaimana untuk memasuki pasaran (Marketing Strategy), strategi mengembangkan perniagaan, strategi memaksimakan penggunaan tenaga (buruh dan peralatan) serta lain-lain strategi yang berkaitan.

Pentingnya penyediaan dokumen-dokumen

Aku pernah melihat, membaca dan menilai dokumen-dokumen yang aku sebutkan di atas yang disediakan oleh beberapa syarikat kawalan keselamatan untuk dinilai oleh pihak bank. Ada sesetengah syarikat yang tidak mengambil berat tentang dokumen-dokumen tersebut. Sekadar hanya ingin memenuhi syarat-syarat asas bank agar menghantar dokumen-dokumen tersebut.

Ada dokumen yang disiapkan seperti karangan budak-budak sekolah. Tiada nilai-nilai profesionalisme. Ada juga dokumen yang diciplak dari syarikat lain. Memanglah isikandungan sesuatu dokumen tersebut mungkin wujud persamaan kerana mengkhusus kepada satu perniagaan yang sama tetapi jikalau nama syarikat asal yang membuat dokumen tersebut wujud di dalam dokumen "baru" syarikat lain adalah sesuatu yang memalukan.

Ada juga dokumen yang dimuat turun dari internet dan dilabelkan sebagai dokumen asal atau original syarikat tetapi kandungan yang terdapat di dalamnya adalah terlalu asas dan mudah dipersoalkan.

Jika inginkan kandungan yang berkualiti dimuat turun dari internet dapatkan dokumen yang "premium" dan semestinya dikenakan bayaran oleh penciptanya.

Taklimat yang telah aku buat untuk syarikat kawalan keselamatan itu agak panjang berjela tetapi hanyalah yang paling asas untuk syarikat bersedia menceburkan diri di dalam perniagaan Pengurusan Tunai.

Aku masih lagi belum bercerita tentang proses-proses, risiko-risiko yang bakal wujud, permasalahan-permasalahan yang sekarang ini dihadapi oleh syarikat kawalan keselamatan lain yang telahpun berkecimpung serta tanggapan dan expectations dari pelanggan-pelanggan (Bank dan Institusi Kewangan) yang melangit.

Cash Management Business bukan lagi sesuatu yang baru kepada Bank dan Institusi Kewangan. Mereka telah advanced dan mengharapkan sesuatu yang lebih baik daripada pihak "Outsourcer" (syarikat kawalan keselamatan).

Jika semasa permulaan taklimat aku yang ternganga mengetahui akan kekurangan ilmu yang mereka ada, di hujung taklimat mereka pula yang ternganga...hehehe.

Masih banyak lagi perkara-perkara yang mereka perlu ketahui sebelum berani menceburkan diri di dalam perniagaan ini. Aku sempat juga mengakhiri taklimat aku dengan pesanan yang agak keras.. "Janganlah kita menjadi bodoh sombong dan akhirnya terlungkup. Lebih baik kita mengaku bodoh dan belajar serta memperbaiki diri agar kejayaan dapat kita kecapi".

Sekian.

Readmore...

Cash Management Business anybody?

Salam.

Dua hari lepas aku telah dijemput untuk memberi taklimat atau "talk" tentang Cash Management Business oleh sebuah syarikat Kawalan Keselamatan di Kuala Lumpur. Syarikat berkenaan begitu berkobar-kobar ingin menceburi perniagaan Pengurusan Tunai (Cash Management) setelah melihat kejayaan beberapa syarikat Kawalan Keselamatan yang besar seperti Safeguards Securicor (G4S) dan Armour Security.

Aku telah diperkenalkan oleh rakanku di Maybank yang dihubungi oleh syarikat Kawalan Keselamatan tersebut untuk mencari seseorang yang "well-versed" dengan Cash Management and Outsourcing bagi tujuan memberi taklimat dan penerangan tentang perniagaan tersebut.

Aku tidaklah menganggap diriku sebagai seorang yang expert ataupun "well-versed" di dalam perniagaan ini. Kelebihan aku hanyalah memiliki sedikit pengetahuan tentang asas-asasnya dan pengalaman-pengalaman yang berkaitan kerana pernah bekerja di  bank (Maybank dan AmBank, ) serta 2 syarikat Kawalan Keselamatan (Mahmood Security dan Securiforce).

Aku dapati, banyak syarikat-syarikat Kawalan Keselamatan sejak akhir-akhir ini begitu bersungguh-sungguh ingin menceburi perniagaan Cash Management terutamanya tentang pengurusan ATM dan CDM bank-bank. Mungkin kerana mereka melihat perniagaan tersebut begitu menguntungkan.

Benarkah begitu?

Soalan yang sama aku utarakan kepada Pengarah Urusan syarikat Kawalan Keselamatan yang menjemput aku itu. Jawapan yang aku terima dari beliau agak merunsingkan aku kerana aku dapati beliau sebenarnya tidak berapa faham tentang Cash Management. Bagaimanakah syarikat tersebut boleh membuat andaian bahawa Cash Management Business itu sentiasa menguntungkan jika pekerja-pekerja yang bakal menguruskan perniagaan tersebut tidak faham atau tidak tahu selok belok perniagaan tersebut?

Seperti biasa, syarikat lebih fokus kepada mendapat keuntungan dari sesuatu perniagaan. Jadi, aku gambarkan keuntungan atau kerugian yang bakal dijelmakan oleh perniagaan tersebut. Sila lihat gambarajah di bawah.

Andaian-andaian "volume" untuk mengira untung rugi

Keuntungan atau kerugian berdasarkan andaian-andaian tersebut.

Bulat mata masing-masing bila aku terangkan dengan lebih jelas fakta-fakta beserta nombor-nombor keuntungan atau kerugian yang bakal syarikat alami dengan menceburi perniagaan tersebut. Selama ini rupanya mereka hanya mendapatkan gambaran kabur dan mungkin juga salah.

Sebagai menggulung taklimat aku, aku juga sempat memberi penerangan tentang Strategic Planning.

The essence of Cash Management Business excellence is the right solution architecture.

These 3 elements drive success. They are systemically interconnected: the failure of one element contaminates the effectiveness of the others.

Each element must exhibit best practices

Lebih kurang 3 jam tanpa henti aku memberi taklimat dan aku rasa bersyukur kerana Pengarah Urusan syarikat mengakui bahawa beliau baru mula memahami perniagaan tersebut. Aku hanya mampu tersenyum kerana apa yang aku bentangkan semasa taklimat tersebut hanyalah "surface" tetapi sekurang-kurangnya syarikat tersebut boleh mula memikirkan apakah tindakan-tindakan seterusnya yang perlu diambil jika ingin menceburi bidang perniagaan Cash Management.

Apa yang penting, sebelum menceburi sebarang bidang perniagaan, bekalkan diri dengan ilmu secukupnya terlebih dahulu bukan hanya mendengar cerita orang lain semata-mata.

Sekian.

Readmore...

Outsourcing of CDM Part 4

Salam,

Aku sambung kembali coretan aku tentang Outsourcing of CDM dan kali ini khusus kepada CDM cash discrepancy dan permasalahannya. Oleh kerana tiada yang berminat untuk menjawab 2 soalan yang aku utarakan di post aku sebelum ini, aku beranggapan semua telahpun tahu jawapannya. So, tidak perlulah aku beri jawapan kepada soalan-soalan tersebut di sini...hehehe.

Pernahkah anda membuat transaksi di sebuah CDM dan apabila anda menerima resit dari CDM, tersebut anda diminta untuk menghubungi pihak bank? Apa yang telah anda lakukan?

Well, mengikut pengetahuan dan pengalaman aku, CDM tersebut mengalami masalah dan akaun di mana anda cuba untuk deposit mungkin tidak berjaya dikreditkan.

Bagi pihak bank, inilah yang dipanggil CDM cash discrepancy.

Untuk keterangan lebih lanjut tentang CDM cash discrepancy anda boleh membaca (atau membacanya semula) di link berikut ini http://abanglongonline.blogspot.com/2010/06/outsourcing-of-cdm-part-2.html

Coretan aku kali ini bukan untuk menerangkan tentang tatacara yang pihak bank perlu ikuti atau lakukan bagi menyelesaikan masalah CDM cash discrepancy, tetapi, khas kepada anda para pengguna CDM yang mungkin memerlukan maklumat sekiranya anda menghadapi masalah tersebut.

Sepertimana aku coretkan di post yang lalu, terdapat 2 kategori utama CDM cash discrepancy iaitu Physical dan Theoretical (sila baca post di link yang aku paparkan di atas).

Perlukah anda tahu kategori tersebut?

Ya sudah semestinya. Jika anda tahu dan faham akan kategori CDM cash discrepancy, anda akan tahu juga apakah tindakan-tindakan yang perlu anda lakukan selepas itu.

Sebagai contoh, anda mendepositkan sejumlah wang ke dalam akaun anda dan setelah selesai membuat transaksi, CDM tersebut mengeluarkan resit dan meminta anda menghubungi pihak bank. Anda pergi ke cawangan bank tersebut yang berhampiran. Penat anda beratur dan menunggu. Bila tiba di kaunter, Teller bank tersebut menyatakan akaun anda sebenarnya telahpun dikreditkan.

Bayangkan, berapakah kos yang anda tanggung untuk itu? (kos untuk pergi ke cawangan bank tersebut dan membuang masa untuk menunggu).

Jadi, supaya anda tidak membazir kos tidak tentu pasal (kecuali terpaksa), elok bebenor jika anda mengetahui apakah tatacara tindakan yang perlu anda lakukan berdasarkan maklumat yang aku berikan di sini.

Physical Cash Discrepancy

Punca-punca lazim Physical cash discrepancy yang sering dialami oleh para pengguna CDM adalah akibat "Currency Jammed" atau bahasa umumnya "duit sangkut". Kebiasaannya, jika berlaku kejadian tersebut, akaun yang anda cuba depositkan tidak akan dikreditkan oleh sistem.

Pihak bank perlu membuat imbangan tunai terhadap mesin CDM tersebut dan mengkreditkan akaun anda itu secara manual jika anda membuat tuntutan. Sekiranya CDM tersebut diselenggarakan oleh syarikat security (outsourced), pihak bank perlu menunggu syarikat security tersebut membuat imbangan tunai sebelum dapat mengesahkan transaksi anda dan seterusnya mengkreditkan akaun anda.

Perlukah anda membuat tuntutan?

Ya, kerana pihak bank memerlukan beberapa maklumat penting seperti berikut:

• No. Akaun
• No. kad ATM (jika membuat transaksi menggunakan kad)
• Jumlah tunai yang didepositkan (denominasi dan amaun)
• Tarikh dan masa transaksi
• Lokasi CDM

Untuk sesuatu kes melibatkan "Currency jammed", kebiasaannya, transaksi yang anda buat tidak direkodkan ke dalam journal CDM tersebut keseluruhannya. Maklumat yang biasanya tercatat ialah tarikh, masa dan nombor akaun (atau nombor kad ATM jika menggunakan kad), manakala jumlah wang tunai (denominasi dan amount) tidak akan dicatatkan di journal tersebut. Oleh itu, pihak bank perlu mendapatkan maklumat tambahan tentang wang tunai tersebut dari anda.

Satu lagi punca physical cash discrepancy ialah "Notes Retracted" di mana anda mungkin terlupa mengambil semula wang tunai yang telah di reject oleh CDM dalam tempoh yang tertentu (biasanya 28 saat). Wang tunai anda itu akan di"telan" oleh CDM dan disimpan di dalam "Reject Bin" CDM tersebut. Untuk situasi seperti ini, transaksi deposit anda akan direkodkan ke dalam journal termasuklah jumlah wang tunai yang didepositkan (denominasi dan amaun).

Masalah yang sering pihak bank hadapi ialah jumlah wang tunai yang sepatutnya berlebihan tidak sama dengan jumlah tuntutan yang dibuat (tidak termasuk kes yang melibatkan "Notes Retracted"). Perkara ini lebih kerap berlaku jika CDM tersebut diselenggarakan oleh pihak ketiga (syarikat security).

Untuk pengetahuan anda, pihak bank tidak terlibat secara langsung untuk membuat imbangan tunai ke atas CDM-CDM yang diselenggarakan oleh syarikat security. Pihak bank berkemungkinan besar tidak mengetahui bahawa terdapat physical cash discrepancy terhadap CDM tersebut sekiranya tiada laporan dibuat oleh syarikat security yang diamanahkan.

Oleh itu, anda adalah bertanggungjawab untuk membuat tuntutan terhadap wang itu secara formal dengan mengisi borang tertentu di cawangan bank yang menyediakan CDM tersebut.

Apa akan jadi jika anda tidak membuat tuntutan?

Jika bank mengetahui akan discrepancy tersebut dan anda pula tidak membuat tuntutan, wang tersebut akan dipindahkan ke akaun "Unclaimed Monies" dan seterusnya menjadi hak milik kerajaan (Amanah Raya) di dalam tempoh tertentu!

Kenapa? Tak percaya?

Cubalah...hehehe.

Bagaimanakah mengelakkan Currency Jammed?

Mungkin kejadian "Currency Jammed" tidak dapat dielakkan sekiranya berlaku masalah teknikal kepada CDM akibat "wear and tear", "rough handling" dan sebagainya. Walaubagaimanapun, kesilapan para pengguna juga merupakan penyumbang kepada masalah yang sama.

Oleh itu, elakkan perkara-perkara berikut:

• Mendepositkan wang tunai yang basah.
• Mendepositkan wang tunai yang tidak berkualiti (lunyai, diconteng, bertampal-tampal atau koyak).
• Mendepositkan wang palsu. Anda akan menghadapi masalah besar sekiranya wang palsu tersebut tersangkut!
• Mendepositkan jenis wang tunai yang tidak diterima oleh CDM seperti $1, $2, $20 dan $1,000. Ada kemungkinan CDM tersebut juga tidak menerima $5. Sila baca arahan atau notis di CDM sebelum menggunakannya.
• Memasukkan wang tunai dengan banyak sekaligus. Perhatikan notis di CDM tentang jumlah maksima wang tunai yang boleh didepositkan pada satu-satu masa.
• Memasukkan wang tunai yang diikat (dengan getah atau staples).
• Memasukkan kertas biasa dengan wang tunai.
• Memasukkan objek-objek lain selain wang tunai
• Menyusun wang tunai dengan cara yang salah. Sila lihat notis di CDM tersebut tentang cara-cara menyusun wang tunai di dalam slot deposit CDM.

Apa perlu dibuat jika masih berlakunya Currency Jammed?

Jika anda dapati CDM tersebut tiba-tiba tidak berfungsi (out of service) ketika memproses wang anda,  CDM tersebut mengalami "Currency Jammed". Perkara-perkara berikut perlu anda lakukan:

1. Catatkan jumlah wang tunai yang didepositkan (denominasi dan amaun).
2. Tarikh dan masa anda membuat transaksi.
3. Lokasi CDM tersebut. Ada sesetengah CDM yang telah diletakkan label oleh pihak bank. Rekodkan nombor ID CDM tersebut jika ada.
4. Pergi ke cawangan bank yang berhampiran dan isi borang tuntutan. Pastikan butir-butir maklumat di atas diisi dengan jelas.

OK, cukup setakat ini dahulu. Aku akan sambung pula topik ini dan Theoretical Cash Discrepancy di post akan datang.

Sekian.

Readmore...